Εκπαίδευση Executive Secretary

Γεώργιος Βάβουλας
ΜΒΑ, Σύμβουλος Επιχειρήσεων έχει διατελέσει Project Manager σε εκατοντάδες Έργα Οργάνωσης και Σχεδιασμού Διαδικασιών Λειτουργίας Οργανισμών, Σχεδιασμού και Ελέγχου Συστημάτων Πληροφορικής, Ασφάλειας Πληροφοριακών Συστημάτων, υποστήριξης Εφαρμογής και Αξιολόγησης αποκλίσεων Προτύπων Διαχείρισης, όπως του ISO 9001, του ISO 27001 και πολλών άλλων. Διαθέτει επίσης, σημαντική εμπειρία, σε Επιχειρησιακά Συστήματα Ανάπτυξης Διαδικασιών, Οδηγιών και Κανονισμών, σε Συστήματα Οργάνωσης και Βελτίωσης, καθώς και σε Εσωτερικούς Ελέγχους Συμμόρφωσης. Πιστοποιημένος Επικεφαλής Επιθεωρητής Εσωτερικών Ελέγχων, Επιθεωρητής Συστημάτων Ποιότητας και Data Protection Officer (DPO). Επίσης, διαθέτει μεγάλη εκπαιδευτική εμπειρία στα παραπάνω αντικείμενα, καθώς και σε θέματα Οργάνωση Γραφείου, Βελτίωσης Καθημερινότητας και σε τεχνικές ανάπτυξης δεξιοτήτων Διοικητικών Στελεχών.
Παναγιώτης Σταθόπουλος
ΙΤ Manager, με 25ετή εμπειρία στον Σχεδιασμό και Εφαρμογή Συστημάτων Πληροφορικής με έμφαση στο IT Security και στη Προστασία των Δεδομένων. Παράλληλα αναλαμβάνει την υλοποίηση ενεργειών προώθησης με τη χρήση των νέων τεχνολογιών (Πιστοποιημένος για το Google Adwords) και την ανάπτυξη και εφαρμογή Βάσεων Δεδομένων και ηλεκτρονικών Εργαλείων στα έργα που αναλαμβάνει η Εταιρεία. Πιστοποιημένος Data Protection Officer (DPO).
Ιωάννης Κριτσωτάκις
Διδάκτωρ του Οικονομικού Πανεπιστημίου της Βιέννης με εξειδίκευση στο Marketing Εξαγωγών και την επικοινωνία. Πρώην ανώτατο στέλεχος του Ελληνικού Οργανισμού Εξαγωγών και Καθηγητής στην Εθνική Σχολή Δημόσιας Διοίκησης. Διαθέτει μακροχρόνια διδακτική εμπειρία στην εκπαίδευση στελεχών επιχειρήσεων και ένα πλούσιο συγγραφικό έργο (Εμπορικές Εκθέσεις - Ο Δρόμος για την Επιτυχία, Νικητές οι Πωλήσεις που Αγαπούν οι Πελάτες, Το Τηλέφωνο Φέρνει Κέρδη, Επειδή Ποτέ δεν θα Έχετε μια Δεύτερη Ευκαιρία, Διαπολιτισμική Επικοινωνία)

- Σε Γραμματείς της Γενικής Διεύθυνσης και των υπολοίπων Διευθύνσεων.
- Σε όλα τα υποστηρικτικά Στελέχη Επιχειρήσεων και Οργανισμών
- Με δεδομένο ότι η Αποδοτική Λειτουργία του Γραφείου δεν επηρεάζει μόνο την Γραμματεία, αλλά και όλους όσους υποστηρίζονται από το Γραφείο, το σεμινάριο αυτό είναι κατ΄ ουσίαν απαραίτητο σε όλα τα Στελέχη.

ΠΩΣ ΘΑ ΩΦΕΛΗΘΟΥΝ ΟΙ ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΕΣ

• Θα αντιληφθούν σε μεγάλο βαθμό τον σημαντικό ρόλο της Executive Secretary
• Θα εξασκηθούν στις Μεθόδους καλύτερης Διαχείρισης Χρόνου με Εργαλεία και Ασκήσεις
• Θα ασκηθούν πάνω σε μεθόδους προγραμματισμού Εργασιών
• Θα εξοικειωθούν με τις Πρακτικές Αποτελεσματικής Επικοινωνίας
• Θα ασκηθούν στη Δομημένη Επίλυση Προβλημάτων
• Θα γνωρίσουν τρόπους ευρύτερης αξιοποίησης των Εφαρμογών Γραφείου
• Θα εξοικειωθούν με την αποτελεσματική Πρακτική Διαχείρισης Συγκρούσεων
• Θα μπορούν να υποστηρίξουν πιο αποτελεσματικά τον Προϊστάμενό τους
• Θα μπορούν να σχεδιάσουν την Προσωπική τους ανάπτυξη

Η σύγχρονη Executive Secretary είναι ένα πολύτιμο Στέλεχος για κάθε Οργανισμό. Απαιτείται να έχει πολυδιάστατα χαρακτηριστικά και Δεξιότητες για να επιτελεί με επαγγελματισμό τον ρόλο της στην δημιουργία ενός Εργασιακού περιβάλλοντος υψηλής Ποιότητας, μέσα από:

• Σωστή ιεράρχηση Προτεραιοτήτων
• Αποτελεσματική Επικοινωνία
• Αναλυτικό και πλήρη Προγραμματισμό Εργασιών και παρακολούθηση εκκρεμοτήτων
• Διαμόρφωση του χώρου του Γραφείου με σωστά κριτήρια αισθητικής
• Επιτυχημένη Διαχείριση καθημερινών Κρίσεων - Συγκρούσεων
• Αποτελεσματική, αλλά με λεπτότητα Διαχείριση «ανεπιθύμητων εισβολέων» στο Γραφείο της Διεύθυνσης
• Άριστη γνώση των εφαρμογών και εργαλείων γραφείου
• Ολοκληρωμένη υποστήριξη του Προϊσταμένου
• Διαμόρφωση της αμφίδρομης Επικοινωνίας με τον Προϊστάμενο, που συμβάλλει στην υψηλή Παραγωγικότητα

Το Σεμινάριο αυτό, στην ουσία παίρνει μορφή Workshop. Μέσα από Διαδραστικές Ασκήσεις, Role Playing και παραδείγματα εμπεδώνονται τεχνικές και τρόποι Διαχείρισης για πλήθος καταστάσεων που αντιμετωπίζει καθημερινά η Executive Secretary, ενώ παρουσιάζεται και ένα πρωτοποριακό paperless Σύστημα Διαχείρισης της Καθημερινότητας, δηλαδή όλων των εισερχόμενων πληροφοριών, ενεργειών και εκκρεμοτήτων που απογειώνει την Παραγωγικότητα της Executive Secretary και των υπολοίπων Διευθύνσεων του Γραφείου.

Επιπλέον, θα βοηθήσει τις Γραμματείς στην προσωπική τους ανάπτυξη καθώς και την εικόνα τους.

ΕΝΟΤΗΤΕΣ ΣΕΜΙΝΑΡΙΟΥ

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

• Ο ρόλος της σύγχρονης Executive Secretary
• Απαιτούμενες Γνώσεις και Δεξιότητες

2. Η ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΟΤΗΤΑΣ

• Οι «ληστές» του χρόνου και τρόποι αντιμετώπισής τους
• Οι κακές συνήθειες και πως τις ξεπερνάμε
• Η απόκτηση νέων συνηθειών όπως η Ενεργητική Ακρόαση, η Αποφυγή Αναβλητικότητας, το Καθαρό Γραφείο, η Δομημένη Διαχείριση Meetings, η Αποτελεσματική επίλυση Προβλημάτων κ.λπ.
• Διαχείριση Εισερχόμενων – το σημείο απόφασης
• Καθορισμός Προτεραιοτήτων και Προθεσμιών διεκπεραίωσης
• Χρήση ειδικών Εργαλείων και Εφαρμογών, που μας ενημερώνουν τι οφείλουμε και τι μας οφείλουν
• Αναφορές και Δείκτες για την παρακολούθηση της Αποδοτικότητας του Γραφείου
• Διαδραστικές Ασκήσεις και role playing

3. Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΩΝ

• Η συμβολή στη βελτίωση του προγραμματισμού του Προϊσταμένου
• Διαχείριση διαφωνιών με τον Προϊστάμενο
• Ο τρόπος που η Executive Secretary δίνει επαίνους στον Προϊστάμενο
• Η Διαχείριση συσκέψεων και συνεδριάσεων
• Η Παρακολούθηση (follow up) αποφάσεων Διοίκησης
• Οργανωμένη Διαχείριση των προτεραιοτήτων της Διεύθυνσης ώστε να υλοποιούνται έγκαιρα τα επείγοντα, αλλά και τα Σημαντικά μη Επείγοντα
• Διαχείριση ψιθύρων και διαδόσεων που υπονομεύουν το Εργασιακό κλίμα

4. ΠΡΟΣΩΠΙΚΗ ΑΝΑΠΤΥΞΗ

• Το χτίσιμο της Προσωπικής Εικόνας
• Η Διαχείριση των εντυπώσεων
• Αυτοαξιολόγηση & Προσωπική Ανάπτυξη
• Αυξάνοντας την Επιρροή και κερδίζοντας την Εμπιστοσύνη των άλλων

5. ΓΡΑΦΕΙΟ & ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ

• Paperless Office και μέθοδοι βελτίωσης Λειτουργίας Γραφείου
• Κοινή χρήση πληροφοριών και διάχυση Γνώσης
• Διαθεσιμότητα Γραφείου από οπουδήποτε – Online Office
• Εργαλεία Διαχείρισης Εργασιών
• Scanners και αναγνώριση κειμένου (OCR)
• Χρήση κωδικών (passwords) και Ηλεκτρονική υπογραφή
• Χρήση Μηχανών Αναζήτησης
• Αποθήκευση και μεταφορά Αρχείων στο Cloud
• Τηλεδιασκέψεις
• Σύγχρονα συστήματα Backup
• Ασφάλεια και Διαχείριση ευαίσθητων Δεδομένων στο χώρο του Γραφείου
• Συμβουλές βελτιστοποίησης χρήσης Word, Excel, Power Point
• Πρακτικές Ασκήσεις

6. ΤΑ ΜΥΣΤΙΚΑ ΤΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

• Αρχές της Επικοινωνίας
• Λεκτική Επικοινωνία
• Εξωλεκτική Επικοινωνία (Η γλώσσα του σώματος)
• Παραλεκτική Επικοινωνία
• Ομοιότητες και διαφορές μεταξύ τηλεφωνικής και της άμεσης (πρόσωπο με πρόσωπο) Επικοινωνίας
• Η βελτίωση της ενδοεταιρικής Επικοινωνίας
• Κρίσιμα σημεία τηλεφωνικής Επικοινωνίας
• Λάθη προς αποφυγή – απαγορευμένες φράσεις
• «Δύσκολες» περιπτώσεις και χειρισμός (Αντιρρήσεις, Διαμαρτυρίες και Παράπονα)
• Διαδραστικές Ασκήσεις και role playing

 

Περιγραφή Υλικού

• Όλη η παρουσίαση του σεμιναρίου σε ηλεκτρονική μορφή
• Εγχειρίδιο «Εκπαίδευση Executive Secretary»
• Εφαρμογές σε Excel για Event Management, Λειτουργία Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλου, Προγραμματισμό Εργασιών και Διαχείριση Έργων
• Δωρεάν συμβουλευτικές υπηρεσίες για έναν ολόκληρο χρόνο πάνω σε θέματα του σεμιναρίου, μέσω της ιστοσελίδας μας