Στο σεμινάριο αυτό παρέχεται μια σε βάθος ακτινογράφηση όλων των Οικονομικών Λειτουργιών περιλαμβάνοντας και το Λογιστήριο που σε πολλές Επιχειρήσεις είναι το μαύρο κουτί, ανεξέλεγκτο, προκειμένου να εντοπισθούν τα προβλήματα και να αναδειχθούν οι περιοχές βελτίωσης. Οτιδήποτε δεν ελέγχεται, εγκυμονεί σοβαρούς κινδύνους για τον Οργανισμό.
Μία οργανωμένη, με νέες μεθοδολογίες και εργαλεία, προσέγγιση αναβάθμισης της ποιότητας της λειτουργίας των Οικονομικών Υπηρεσιών μπορεί να συμβάλλει εντυπωσιακά στην ανάπτυξη, στην ανταγωνιστικότητα και στην Κερδοφορία της Επιχείρησης.
Περιεχόμενο Σεμιναρίου
1. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΙΣΠΡΑΞΕΩΝ
Πώς ελέγχεται η αξιοπιστία των πελατών;
Ποιος συντονίζει τις δικαστικές ενέργειες κατά επισφαλών και επιδίκων πελατών;
Υπάρχει report ωρίμανσης υπολοίπων πελατών;
Ποιος είναι ο Μέσος Χρόνος Είσπραξης Απαιτήσεων;
Ποιο είναι το Ποσοστό Απαιτήσεων πέραν των 2 μηνών
Ποιο είναι το Ποσοστό Επισφαλών Απαιτήσεων;
2. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΓΟΡΩΝ
Υπάρχουν γραπτές διαδικασίες και πολιτικές αγορών;
Με ποιόν τρόπο γίνεται η αξιολόγηση των προσφορών και η επιλογή προμηθευτή;
Ελέγχονται οι αιτήσεις για αγορά προϊόντων/υπηρεσιών; (Πολιτική Διαχείρισης εξόδων)
Υπάρχει ενημερωμένος κατάλογος εγκεκριμένων προμηθευτών;
Έχουν καταγραφεί οι απαραίτητες εξουσιοδοτήσεις και υπογραφές για τη διεκπεραίωση αγορών;
Δίνεται η απαραίτητη προσοχή σε ζητήματα όπως το κόστος παράδοσης, οι εκπτώσεις επί των ναύλων και τα ασφάλιστρα κατά την αξιολόγηση των ανταγωνιστικών προσφορών;
Έχουν καθοριστεί ποσοτικά επίπεδα παραγγελιών σε σχέση με τον έλεγχο αποθεμάτων για τη μείωση του κόστους αποθεματοποίησης;
Στην αίτηση γίνεται αναφορά για το αν αφορά δαπάνη εντός ή εκτός budget;
Υπάρχουν αγορές σε ξένο νόμισμα; Πώς εκτιμώνται οι επιπτώσεις από την εκτίμηση της ισοτιμίας;
Πώς γίνεται ο έλεγχος των πληρωμών προμηθευτών;
Ελέγχονται από το λογιστήριο τα τιμολόγια έναντι των παραγγελιών και των αποδείξεων παραλαβής;
Διαχωρίζονται τα ελαττωματικά από τα υγιή αποθέματα;
Υπάρχουν λάθη/ελλείψεις κατά το κλείσιμο λογαριασμών; Το λογιστήριο συμφωνεί το υπόλοιπο πριν την πληρωμή;
3. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΠΕΝΔΥΣΕΩΝ
Υπάρχουν επενδυτικά σχέδια τα οποία σχετίζονται με τους στρατηγικούς στόχους ανάπτυξης;
Με ποιον τρόπο γίνεται η αξιολόγηση και η επιλογή επενδύσεων;
Γίνεται ανάλυση επενδυτικού ρίσκου & ανάλυση απόδοσης;
Παρακολουθούνται συστηματικά τα κοινοτικά προγράμματα ανάπτυξης;
4. ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ
Υπάρχει εσωτερικός κανονισμός λειτουργίας των οικονομικών υπηρεσιών (και της εταιρείας);
Ροή βασικών εργασιών Λογιστηρίου (Flow chart)
Είναι η λειτουργία του τμήματος Λογιστηρίου πλήρως διαχωρισμένη από τις λειτουργίες Πωλήσεων, Παραγωγής, Αγορών, Εισπράξεων πελατών;
Υπάρχει εναλλαγή των καθηκόντων μεταξύ υπαλλήλων στους ευαίσθητους τομείς;
Ελέγχονται λογιστικά όλες οι λειτουργίες;
Είναι φερέγγυοι οι υπάλληλοι που κατέχουν εμπιστευτικές θέσεις;
5. ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ
Πώς γίνεται ο συντονισμός στην κατάρτιση, έγκριση και εκτέλεση του προϋπολογισμού δαπανών και επενδύσεων;
Γίνεται σύνδεση των στρατηγικών στόχων ανάπτυξης με την κατάρτιση προϋπολογισμού;
Προβλέπονται οι απαραίτητοι Πόροι για την επίτευξή των στόχων;
Συντάσσονται οι προϋπολογισμοί κατόπιν μελέτης των δυνατοτήτων για βελτιώσεις κόστους; Ο προϋπολογισμός είναι έτοιμος πριν την αρχή του νέου οικονομικού έτους;
Γίνεται μηνιαία ανασκόπηση της πορείας του προϋπολογισμού;
Λαμβάνονται προληπτικές/διορθωτικές ενέργειες όταν υπάρχουν αποκλίσεις από τους στόχους;
Ενημερώνονται έγκαιρα όλοι οι εμπλεκόμενοι για την πορεία του προϋπολογισμού;
Ποιος καταρτίζει και τηρεί προϋπολογιστικό ταμειακό πρόγραμμα εβδομάδος (συντονισμός εισπράξεων – πληρωμών και δανείων);
Υπάρχει αποτελεσματικό σύστημα μέτρησης της απόδοσης του κάθε τμήματος σε σχέση με τον προϋπολογισμό;
6. ΣΥΣΤΗΜΑ MANAGEMENT REPORTING (Οικονομικά)
Συντάσσονται μηνιαίες οικονομικές καταστάσεις, με P&L Report και βάσει ποιών λογιστικών αρχών
Παρακολουθούνται δείκτες απόδοσης, όπως:
Περιθώρια κέρδους προϊόντος
Δείκτης ρευστότητας
Γύρισμα αποθεμάτων
EBITDA
Ποσοστό (%) μείωσης κόστους πωλήσεων
Ποσοστό (%) μείωσης εξόδων διάθεσης επί συνόλου
Παρακολουθούνται τα έξοδα ανά κατηγορία πελάτη;
Υπάρχει δείκτης εξόδων/τζίρου ανά πωλητή;
7. ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΠΩΛΗΣΕΩΝ
Ακολουθείται η τιμολογιακή πολιτική για την έκδοση των τιμολογίων;
Ποιο τμήμα τιμολογεί & εκδίδει τιμολόγια;
Ποιος είναι ο μέσος χρόνος έκδοσης τιμολογίων;
Γίνονται έλεγχοι στο σύστημα εισπράξεων & πληρωμών;
Πώς διασφαλίζεται ότι η αναγραφόμενη έκπτωση στο τιμολόγιο είναι εγκεκριμένη;
Στις αναφορές υπάρχει ξεχωριστή πληροφόρηση για τις παρεχόμενες εκπτώσεις;
Πώς αξιολογείται η φερεγγυότητα των πελατών;
Πώς αξιολογείται η επιφάνεια των προμηθευτών;
Ποιος είναι υπεύθυνος και πώς λαμβάνονται οι αποφάσεις για πιστώσεις προς πελάτες;
Πώς διασφαλίζεται η πιστοληπτική ικανότητα των πελατών;
Συνεργάζεται το τμήμα πιστώσεων με τις πωλήσεις για τον καθορισμό πιστωτικών ορίων και όρων πωλήσεων;
Υπάρχει μέθοδος για τον έλεγχο υπερβάσεων των πιστωτικών ορίων;
Χρησιμοποιούνται χρηματοοικονομικοί Δείκτες για τον έλεγχο της πιστοληπτικής ικανότητας των πελατών :
Γίνεται έγκαιρη καταχώρηση των εισπράξεων;
Με ποιον τρόπο γίνεται η παρακολούθηση των ληξιπρόθεσμων οφειλών;
Ενημερώνονται έγκαιρα όλοι οι εμπλεκόμενοι (κυρίως πωλητές) για καθυστερήσεις πληρωμών;
8. ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ
Εγκρίνονται οι καταστάσεις μισθοδοσίας από εξουσιοδοτημένο στέλεχος;
Υπάρχουν γραπτές εξουσιοδοτήσεις για αλλαγές στους μισθούς, επαυξήσεις και αποζημιώσεις εργαζομένων λόγω απόλυσής τους;
Απαιτείται ημερήσια τήρηση παρουσιολογίου;
Γίνεται έγκριση και παρακολούθηση των υπερωριών ανά έργο-project;
Κοινοποιούνται οι υπερωρίες στον επιθεωρητή εργασίας;
9. ΣΥΣΤΗΜΑ ΚΟΣΤΟΛΟΓΗΣΗΣ
Με ποιον τρόπο γίνεται η κοστολόγηση;
Υπάρχει σύστημα λογιστικής κοστολόγησης για τον προσδιορισμό του κόστους παραγωγής ανά προϊόν/υπηρεσία;
Έχουν προσδιοριστεί οι κύριες δραστηριότητες της εταιρείας;
Υπάρχει συσχετισμός των εξόδων με τις δραστηριότητες της Επιχείρησης;
Υπάρχει συσχετισμός δραστηριοτήτων με τα προϊόντα;
10. ΤΡΑΠΕΖΙΚΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ
Ποιος διαπραγματεύεται τα βραχύ - και μακροπρόθεσμα δάνεια και άλλες τραπεζικές εργασίες;
Παρουσιάζονται προβλήματα στις τραπεζικές συναλλαγές;
Γίνονται έγκαιρα οι διαπραγματεύσεις με τις Τράπεζες
11. ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΑΜΕΙΑΚΗΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ
Με ποιον τρόπο γίνεται ο έλεγχος ταμειακής κατάστασης;
Υπάρχει καθημερινή συμφωνία λογιστικού με πραγματικού ταμείου;
Συμφωνούνται σε καθημερινή βάση τα υπόλοιπα των τραπεζών με τα λογιστικά υπόλοιπα;
Ποιος ελέγχει τις παραπάνω συμφωνίες;
Είναι άμεση η ανεύρεση παραστατικών;
Ανοίγεται το ταχυδρομείο από άτομα που δεν είναι ταμίας ή ο λογιστής των εισπράξεων λογαριασμών ;
Έχει το πρόσωπο που προετοιμάζει τραπεζικές καταθέσεις σχέση με τους λογαριασμούς πελατών ;
Συγκρίνονται τα επικυρωμένα δελτία καταθέσεως έναντι των εισερχόμενων εμβασμάτων και του βιβλίου του ταμείου
Υπάρχει διαδικασία για τον χειρισμό μη ικανοποιητικών εμβασμάτων – για παράδειγμα αυτών που έχουν εκδοθεί με υπερβολικά ποσά εκπτώσεων;
Έχει η εταιρεία εκδώσει οδηγίες ως προς την εξαργύρωση επιταγών;
12. ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ
Ποια είναι η διαδικασία ελέγχου για το κλείσιμο μήνα;
Υπάρχουν προβλήματα λόγο μη σωστής τήρησης των φορολογικών υποχρεώσεων;
Πώς γίνεται η συνεργασία με τον εσωτερικό και εξωτερικό ελεγκτή για θέματα ελέγχου;
Συμπληρώνονται οι έλεγχοι με στοιχεία ανατροφοδότησης;
Είναι δηλαδή κατανοητό ότι οι έλεγχοι πραγματοποιούνται βάσει των αποκλίσεων της ελεγχόμενης δραστηριότητας;
Υπάρχουν άτομα, στα οποία έχει εκχωρηθεί η ευθύνη για επίσημη περιοδική ανασκόπηση των ελέγχων;
Ειδικότερα ελέγχονται τα ακόλουθα:
Κατανομή καθυστερούμενων εισπρακτέων λογαριασμών
Επίπεδα αποθεμάτων
Απαξίωση αποθεμάτων
Κατανομή καθυστερούμενων πληρωτέων λογαριασμών
Έγκαιρες καταβολές φόρων
Μισθοδοσία & προσλήψεις νέων υπάλληλων
13. ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΧΡΟΝΙΑΣ ΛΟΙΠΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ
Ποια είναι η διαδικασία ελέγχου για το κλείσιμο χρονιάς & την κατάρτιση ισολογισμού;
14. ΛΟΙΠΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ
Υπάρχουν προβλήματα κατά την ετήσια απογραφή προϊόντων, επίπλων, συσκευών;
Έχουν εντοπισθεί οι φορολογικοί και άλλοι χρηματοοικονομικοί κίνδυνοι και πώς αντιμετωπίζονται;