Αξιοποιώντας την Τεχνητή Νοημοσύνη, η Γραμματεία Διοίκησης και τα άλλα Διοικητικά Στελέχη, μπορούν να βελτιστοποιήσουν τις οργανωτικές τους δεξιότητες, την απόδοσή τους και να γίνουν στυλοβάτες στην ανάπτυξη των Οργανισμών τους. Η φιλοσοφία μας είναι ότι επαναλαμβανόμενες κουραστικές εργασίες χωρίς ιδιαίτερο ενδιαφέρον, καταπονούν και φθείρουν τα Στελέχη γιατί δεν έχουν πρόκληση και δημιουργικότητα. Είναι η "λάντζα" που πρέπει να γίνει για να ολοκληρώσουμε σημαντικές δράσεις, για τις οποίες όμως απομένει ελάχιστος χρόνος και τα πράγματα γίνονται βιαστικά και ενίοτε με όχι την καλύτερη ποιότητα. Με την χρήση της Τεχνητής Νοημοσύνης όλες αυτές οι μονότονες κουραστικές ενέργειες υλοποιούνται ταχύτατα και με άριστη ποιότητα. Οπότε τα Στελέχη θα έχουν την δυνατότητα να έχουν πολύ περισσότερο χρόνο για δημιουργική ενασχόληση, με βάση ποιοτικά και αξιόπιστα δεδομένα. Όνειρο του κάθε Στελέχους είναι να ασχολείται με δημιουργικά θέματα και όχι με τετριμμένες επαναλήψεις.
Με άλλα λόγια η προσέγγιση μας είναι πώς θα αναπτύξουμε τους ανθρώπους μέσω της Τεχνητής Νοημοσύνης και όχι πως Θα εκτοπίσουμε τους ανθρώπους.
Οι συμμετέχοντες κατά την διάρκεια του σεμιναρίου για κάθε εφαρμογή που θα παρουσιάζεται θα τους δίνεται link ώστε να υλοποιούν στον δικό τους υπολογιστή, παράλληλα με τον εισηγητή, τις πρακτικές ασκήσεις εφαρμογής.
Ενότητες
Το Σεμινάριο είναι κατ’ ουσίαν ένα Workshop Εφαρμογών. Θα γίνει επίδειξη Εργαλείων και θα υλοποιηθούν Ασκήσεις βελτίωσης Λειτουργιών στους παρακάτω τομείς:
1. Διαχείριση των emails: Η συνήθης ημέρα ενός Manager (Στελέχους Επιχειρήσεων) περιλαμβάνει ετοιμασία και αποστολή αρκετών email. Άρα βοηθήματα διόρθωσης και Ορθογραφίας θα ήταν εξαιρετικά χρήσιμα. Με τα Εργαλεία της Τεχνητής Νοημοσύνης, μετατρέπονται τα email σε To Do List και τίθενται προθεσμίες υλοποίησης και καθορισμού προτεραιοτήτων. Η διαφορά με τα κλασσικά Εργαλεία Διαχείρισης είναι ότι αξιολογούν το περιεχόμενο των email, ώστε να τεθούν σε μορφή To Do List μόνον εκείνα που είναι σημαντικά, εκκαθαρίζοντας ταυτόχρονα την πληθώρα των μη σημαντικών.
2. Διαχείριση Έργων και των Διεργασιών: Χρήση εργαλείων, project WBS, Scheduling, KPIs και Reporting καθώς και Quality Control Διεργασιών και μέτρησης Παραγωγικότητας. Όλοι οι μεσαίου επιπέδου Managers εμπλέκονται σε θέματα Forecasting, Budgeting ή Ταμειακών Ροών σε επίπεδο Έργων ή και ολόκληρης της Εταιρείας. Εργαλεία που θα βοηθούσαν στην μέτρηση Παραγωγικότητας της καθημερινότητας θα ήταν Πολύτιμα!
3. Προγραμματισμός Συναντήσεων: Όταν πρόκειται να γίνει συνάντηση με αρκετούς συμμετέχοντες, η διαδικασία είναι χρονοβόρα, καθώς απαιτούνται πολλές επιμέρους επικοινωνίες. Με την Τεχνητή Νοημοσύνη ο απαιτούμενος χρόνος ελαχιστοποιείται γιατί με τη χρήση αυτών των Εργαλείων παράγονται αυτόματα τα Πρακτικά της συνάντησης, με τις Αποφάσεις, τις Αναθέσεις αλλά και τα deadlines που ετέθησαν, υπό μορφή πίνακα ώστε να είναι εύχρηστα.
4. Βελτίωση Κειμένων: Όταν γράφουμε ένα κείμενο π.χ. σε ξένη γλώσσα, υπάρχουν περιπτώσεις που μη γνωρίζοντας π.χ. τέλεια Αγγλικά ο τρόπος έκφρασης μας είναι μεν κατανοητός, αλλά δεν είναι ικανός να αποτυπώσει ιδιωματισμούς που συνηθίζονται στην επαγγελματική αλληλογραφία. Θέτοντας το κείμενο στα Εργαλεία της Τεχνητής Νοημοσύνης το μετατρέπει αυτόματα σε ένα καλογραμμένο κείμενο. Στο τέλος ο συγγραφέας του κειμένου κάνει τις αλλαγές του επιθυμητού προσωπικού ύφους και έτσι ο παραλήπτης του κειμένου αποκομίζει την εικόνα Επικοινωνίας υψηλής Ποιότητας.
5. Διαχείριση Περιλήψεων: Λόγω περιορισμένου χρόνου του CEO των Οργανισμών πολλές φορές ζητείται η δημιουργία περιλήψεων με τα κρίσιμα σημεία ενός εγγράφου. Η Τεχνητή Νοημοσύνη με τα Εργαλεία της δημιουργεί αυτόματα της περιλήψεις Εγγράφων.
6. Διαχείριση Χρόνου και Ιεράρχηση Προτεραιοτήτων: Εργαλεία όπως η ρομποτική αυτοματοποίηση Διαδικασιών (RPA= Robotic Process Automation) μπορούν να χειριστούν την εισαγωγή δεδομένων, όπως και την ανάλυση τους, βελτιώνοντας σημαντικά την παραγωγικότητα. Η χρήση Εργαλείων που υποστηρίζονται από AI μπορεί να βελτιώσει δραματικά τις δεξιότητες στη διαχείριση του χρόνου, την ιεράρχηση προτεραιοτήτων και την ελαχιστοποίηση των λαθών.
7. Αυτοματοποίηση και εξορθολογισμός της ροής εργασίας: Η Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί επίσης να αυτοματοποιήσει επαναλαμβανόμενες εργασίες και να βοηθήσει την εστίαση στα κρίσιμα βήματα της Διεργασίας. Ένα παράδειγμα είναι η Διαδικασία Προσφορών, όπου μπορούμε να την αυτοματοποιήσουμε ώστε στο τέλος να ζητήσουμε από το Στέλεχος που ασχολείται με τις Προσφορές να κάνει τον έλεγχο και τον εμπλουτισμό σημείων ειδικού βάρους για την συγκεκριμένη Προσφορά με αυτόματη ανάρτηση όλων των απαιτούμενων δικαιολογητικών και με δικλείδες ελέγχου στα κρίσιμα σημεία.
8. Διαχείριση βεβαιώσεων και Δικαιολογητικών: Αυτοματοποίηση της χειροκίνητης Διαδικασίας αποστολής εγγράφων με αποτέλεσμα την ταχύτατη διεκπεραίωση αιτημάτων όπως αυτά που κατά καιρούς ζητούνται από Τράπεζες και Δημόσιους Οργανισμούς (Οικονομικές Καταστάσεις, Βεβαιώσεις, Πιστοποιήσεις, Αποτελέσματα Ελέγχων από Φορείς, Φορολογικές Καταστάσεις, Ισολογισμοί).
9. Μετατροπή Βίντεο και Ηχητικών εγγραφών σε γραπτό λόγο και το αντίστροφο: Πολλές φορές ζητείται τα πρακτικά των Συνεδριάσεων να απομαγνητοφωνούνται να διανέμονται και να υπογράφονται από τους μετέχοντες. Η Διαδικασία αυτή σε κάποιες περιπτώσεις είναι χρονοβόρα, ενώ με την χρήση Τεχνητής Νοημοσύνης ελαχιστοποιείται και μπορεί να γίνει και σε πραγματικό χρόνο. Μετατροπή γραπτού κειμένου σε εικόνες, ήχο και βίντεο: Elevenlabs, Heygen, Ideogram, Nano Banana, Veo3, Descript, Suno, Hailuoai.
10. Ειδικές Διοικητικές Λειτουργίες:
-
Διαχείριση Εξοδολογίων: Μια απλή αλλά άνευ ενδιαφέροντος Διαδικασία μπορεί να γίνει εύκολα διαχειρίσιμη μέσω Εργαλείων Τεχνητής Νοημοσύνης εξοικονομώντας πολύτιμο χρόνο, μειώνοντας και το χρόνο εξόφλησης τους.
-
Διαχείριση Ταξιδίων: Οι δραστηριότητες Διαχείρισης Εισιτηρίων και Κρατήσεων αυτοματοποιούνται, μειώνοντας τα λάθη.
-
Βελτίωση Εκμάθησης Ξένων γλωσσών: Τα Εργαλεία Τεχνητής Νοημοσύνης βοηθούν στην εκμάθηση και τη βελτίωση των ξένων γλωσσών.
11. Έρευνα επί διαφόρων Θεμάτων: Η Τεχνητή Νοημοσύνη επιτρέπει γρήγορες και στοχευμένες έρευνες, παρέχοντας αυτόματες περιλήψεις και αναλύσεις όπως π.χ. σε μια έρευνα Αγοράς. Σε περίπτωση μαθηματικών κυρίως δεδομένων υλοποιούνται συσχετίσεις των δεδομένων μεταξύ τους και γενικότερα αναλύσεις του Επιχειρησιακού Περιβάλλοντος που θα μας επιτρέψει να σχεδιάσουμε ταχύτερα και ποιοτικότερα τις απαραίτητες δράσεις για την ανταγωνιστικότητα του Οργανισμού μας.
12. Εκπαίδευση Προσωπικού