Στο σεμινάριο αυτό παρουσιάζονται πρακτικές, εργαλεία και διαδικασίες για τη διαχείριση της συνεχούς ροής των πληροφοριών και των ποικίλων απαιτήσεων της καθημερινότητας, ώστε να επιτύχουμε βελτίωση του τρόπου καθορισμού προτεραιοτήτων, προθεσμιών και μηχανισμών ελέγχου και την γενικότερη οργάνωση των εκκρεμοτήτων με ταυτόχρονη αναβάθμιση της επικοινωνίας.
Σύμφωνα, μάλιστα, με έρευνα της McKinsey, τα στελέχη αφιερώνουν κατά μέσο όρο 1,8 ώρες την ημέρα για αναζήτηση και συλλογή πληροφοριών. Αυτό δείχνει πόσο σημαντικό είναι να έχουμε αποτελεσματικούς τρόπους διαχείρισης και σύγχρονα εργαλεία, ώστε να μειωθεί δραστικά αυτός ο χρόνος.
Παρουσιάζονται επίσης εφαρμογές με τις οποίες διαχειριζόμαστε τις επιχειρηματικές λειτουργίες (Έγγραφα, Αρχεία, Επαφές, Ημερολόγια, Εκκρεμότητες, Αναθέσεις, Ευκαιρίες, Επικοινωνία κλπ), που οδηγούν σε ένα "Paperless Office", βελτιώνοντας σε μεγάλο βαθμό την ποιότητα και την παραγωγικότητα της λειτουργίας του στελέχους.
Για την μέτρηση της παραγωγικότητας χρησιμοποιούνται εργαλεία, με τα οποία αποτυπώνεται η αποδοτικότητα της λειτουργίας του γραφείου, με χρήση δεικτών για την εξέλιξη των εκκρεμοτήτων και των Projects, καθώς και την αξιοποίηση του χρόνου με βάση το Time Matrix του Stephen Covey και το σύστημα 5S για την ευταξία του γραφείου.
Το σεμινάριο αυτό, θα αποτελέσει ακόμη σημαντικότερο βοήθημα στις περιπτώσεις που ο οργανισμός έχει διάσπαρτα γεωγραφικά σημεία, όπου αναπτύσσονται επιχειρησιακές δράσεις ή έχει καθιερώσει για τους συνεργάτες του διαφόρων επιπέδων σύστημα τηλεργασίας, προτείνοντας την διαμόρφωση των κατάλληλων υποδομών για ένα ενιαίο δίκτυο ενός online γραφείου.
Οι σύμβουλοι της εταιρείας μας θα καλύπτουν επι δώδεκα μήνες την υποστήριξη των συμμετεχόντων, παρέχοντας απαντήσεις – διευκρινίσεις σε πιθανές ερωτήσεις τους.
ΕΝΟΤΗΤΕΣ
Α. ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΑ
-
Μετάβαση στο Paperless Office
-
Ο χρόνος που χάνεται στην αναζήτηση πληροφοριών
Β. ΚΑΝΟΝΕΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ
-
Κανόνες και διαδικασίες ενός Paperless Office
-
Μεθοδολογίες και πρακτικές διαχείρισης χρόνου
-
Δομή συστήματος αρχειοθέτησης
-
Σύστημα David Allen
-
Σύστημα Stephen Covey
-
Διαχείριση κινδύνων
-
Θέματα ασφαλείας σύμφωνα με τις απαιτήσεις του ISO 27001
Γ. ΥΠΟΔΟΜΕΣ ΚΑΙ CLOUD
-
Scanners, εκτυπωτές και δίκτυα
-
Υποδομές στο Cloud (Server, Backup κ.α.)
-
Εφαρμογές στο Cloud (CRM / ERP κ.α.)
-
Τηλεφωνία και επικοινωνία μέσω VOIP
-
Πρόσβαση από παντού (Remote Desktop, VPN)
-
Τηλεδιάσκεψη και παρουσιάσεις εξ αποστάσεως (Conference – Meetings)
-
iPad, Tablets, Smartphones και εφαρμογές
Δ. ΕΡΓΑΛΕΙΑ
-
Δουλέψτε με το MS Office / G-Suite
-
Η διαχείριση των ημερολογίων και των επαφών
-
Εφαρμογές διαχείρισης εκκρεμοτήτων, εργασιών και έργων
-
Εφαρμογές διαχείρισης εγγράφων και πληροφοριών
-
Μετατροπή γραπτών κειμένων σε ηλεκτρονικά (OCR)
-
Διαμοιρασμός αρχείων – κοινόχρηστες πληροφορίες
-
Εργαλεία 5S
-
Εργαλεία βελτίωσης διαχείρισης χρόνου με βάση το Time Matrix του Covey και εργαλεία Χρόνου/Προγραμματισμού