Paperless office

Παναγιώτης Σταθόπουλος

Παναγιώτης Σταθόπουλος. Consultant, IT Specialist, Certified DPO & Experience Speaker. Σύμβουλος Επιχειρήσεων και Πληροφορικής. IT Specialist με 30ετή εμπειρία στους Η/Υ, το πεδίο δράσης του εστιάζει στη συμβουλευτική των επιχειρήσεων και ειδικότερα σε θέματα Digital Transformation, Data Analysis και Business Intelligence, Digital Marketing (πιστοποιημένος στα Google Ads) και σε θέματα ανάπτυξης υποδομών και πληροφοριακών συστημάτων. Με μεγάλη εμπειρία σε βάσεις δεδομένων, προγραμματισμό και συστημάτων ασφάλειας της πληροφορίας είναι από τους πρώτους πιστοποιημένους DPO. Διαθέτει μακρά εκπαιδευτική εμπειρία, με πάνω από 3.000 ελεύθερους επαγγελματίες και στελέχη επιχειρήσεων τα τελευταία 20 έτη.

Απευθύνεται σε όλα τα Στελέχη, από τη Γραμματέα Διεύθυνσης ως τον Διευθύνοντα Σύμβουλο και τον Ελεύθερο Επαγγελματία, που θέλουν να μειώσουν την «εσωτερική» γραφειοκρατία, να αυξήσουν την ταχύτητα διακίνησης των Πληροφοριών, να βελτιώσουν την Ποιότητα του Management και να αυξήσουν την Αποτελεσματικότητά τους.

Το Σεμινάριο αυτό, απευθύνεται επίσης σε Οργανισμούς που διαθέτουν διάσπαρτα γεωγραφικά σημεία επιχειρησιακής δράσης ή εφαρμόζουν διαφορετικές μορφές τηλεργασίας. Προτείνονται ολοκληρωμένες λύσεις για την ενοποίηση ψηφιακών υποδομών, δημιουργώντας ένα ενιαίο online γραφείο και εξασφαλίζοντας άμεση και απρόσκοπτη συνεργασία ανάμεσα σε όλα τα μέλη της Ομάδας, ανεξαρτήτως θέσης ή ρόλου.

Οι συμμετέχοντες, ολοκληρώνοντας το Σεμινάριο, είναι σε θέση να εφαρμόσουν Πρακτικές και Εργαλεία που αυξάνουν την παραγωγικότητα, μειώνουν τον χαμένο χρόνο και ενισχύουν τις δεξιότητες οργάνωσης, ανταποκρινόμενοι αποτελεσματικά στις προκλήσεις ενός σύγχρονου και εξαιρετικά ανταγωνιστικού εργασιακού περιβάλλοντος.

ΠΩΣ ΘΑ ΩΦΕΛΗΘΟΥΝ ΟΙ ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΕΣ

Οι συμμετέχοντες θα μπορούν να:

• Εξοικειωθούν με εφαρμογές που διευκολύνουν την εσωτερική επικοινωνία και να επιτυγχάνουν αποτελεσματικότερο συγχρονισμό μεταξύ ομάδων, ανεξάρτητα από την τοποθεσία τους.
• Γνωρίσουν σύγχρονους τρόπους διαχείρισης της πληροφορίας και των εκκρεμοτήτων, βελτιώνοντας τον τρόπο οργάνωσης και παρακολούθησης των καθημερινών εργασιών.
• Βελτιώσουν δομές και μεθόδους αρχειοθέτησης, ώστε να περιοριστεί σημαντικά ο χαμένος χρόνος στην αναζήτηση εγγράφων και πληροφοριών.
• Αξιοποιήσουν μεθοδολογίες όπως το “Time Matrix” του Stephen Covey και τη μέθοδο David Allen, πετυχαίνοντας θεαματική βελτίωση στον καθορισμό προτεραιοτήτων και στη διαχείριση του χρόνου.
• Οργανώσουν και παρακολουθήσουν συστηματικά την παραγωγικότητά τους, χρησιμοποιώντας εργαλεία σχεδιασμένα για την καταγραφή έργων, δεικτών και προθεσμιών.
• Κάνουν χρήση καινοτόμων Εργαλείων που έχει σχεδιάσει η Εταιρεία μας, τα οποία θα τους δοθούν δωρεάν, καθώς και άλλων δωρεάν ή χαμηλού κόστους εφαρμογών που αυξάνουν την αποδοτικότητα.
• Χρησιμοποιούν το Cloud και εφαρμογές για όλες τις λειτουργίες της Επιχείρησης, ενσωματώνοντας ψηφιακές λύσεις στη ροή εργασιών για άμεση πρόσβαση σε έγγραφα και δεδομένα από οποιοδήποτε σημείο και οποιαδήποτε συσκευή.
• Αναβαθμίσουν σημαντικά τον τρόπο εργασίας τους, αυξάνοντας την παραγωγικότητα μέσα από την αποτελεσματική χρήση Εργαλείων Τεχνητής Νοημοσύνης.

Στο Σεμινάριο αυτό παρουσιάζονται Πρακτικές, σύγχρονα Εργαλεία και Διαδικασίες για τη διαχείριση της αυξανόμενης ροής πληροφοριών και τις απαιτήσεις της καθημερινότητας, ώστε να επιτύχουμε βελτίωση στον τρόπο καθορισμού προτεραιοτήτων, στον προγραμματισμό προθεσμιών και στην οργάνωση των εκκρεμοτήτων, με παράλληλη αναβάθμιση της επικοινωνίας και της παραγωγικότητας.

Σύμφωνα, μάλιστα, με έρευνα της McKinsey, τα Στελέχη αφιερώνουν κατά μέσο όρο 1,8 ώρες την ημέρα για αναζήτηση και συλλογή Πληροφοριών. Αυτό δείχνει πόσο σημαντικό είναι να έχουμε αποτελεσματικούς τρόπους Διαχείρισης και σύγχρονα Εργαλεία, ώστε να μειωθεί δραστικά αυτός ο Χρόνος.

Σημαντικό ρόλο διαδραματίζουν επίσης οι τεχνολογικές λύσεις που αξιοποιούν αλγορίθμους Τεχνητής Νοημοσύνης, διευκολύνοντας την αναζήτηση και επεξεργασία δεδομένων και υποστηρίζοντας την εκπόνηση κειμένων και email, συνεισφέροντας στη σημαντική αύξηση της αποδοτικότητας και της ευελιξίας στο εργασιακό περιβάλλον.

Στο σεμινάριο αυτό, εκτός των άλλων, αναλύονται εφαρμογές για τη διαχείριση επιχειρησιακών λειτουργιών (όπως αρχεία, ημερολόγια, εκκρεμότητες και αναθέσεις, επικοινωνία κ.α.) και δίνεται έμφαση στη δημιουργία ενός "Paperless Office" που βελτιώνει αισθητά την ποιότητα και την παραγωγικότητα.

Για την παρακολούθηση και τη μέτρηση της απόδοσης, αξιοποιούνται Εργαλεία που αποτυπώνουν την πρόοδο εκκρεμοτήτων και Έργων, ενώ η εφαρμογή "Time Matrix" του Stephen Covey βοηθά στην ορθή κατανομή του χρόνου. Σε συνδυασμό με τις αρχές του Συστήματος 5S, επιτυγχάνεται η βέλτιστη οργάνωση του εργασιακού χώρου και η εξάλειψη περιττών Διαδικασιών, διατηρώντας υψηλά επίπεδα αξιοπιστίας και επαγγελματισμού.

Οι Σύμβουλοι της Εταιρείας μας θα καλύπτουν επι 12 μήνες την υποστήριξη των Συμμετεχόντων, παρέχοντας απαντήσεις – διευκρινίσεις σε πιθανές ερωτήσεις τους.

Ενότητες
Α ΕΝΟΤΗΤΑ: ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΚΑΙ ΜΕΘΟΔΟΛΟΛΟΓΙΕΣ

• Εισαγωγή
• Υπέρ και κατά του Χαρτιού, Υπέρ και κατά ενός Ηλεκτρονικού Γραφείου
• Η Μετάβαση στο Paperless Office (βασικά βήματα, κλειδιά επιτυχίας, αντιμετώπιση προκλήσεων)
• Διαδικασίες και Κανόνες (συμμόρφωση με GDPR, ασφάλεια δεδομένων κ.λπ.)
• Κοινή χρήση Πληροφοριών & διάχυση Γνώσης
• Μεθοδολογία Οργάνωσης 5S
• Εργαλεία Βελτίωσης διαχείρισης χρόνου (Time Matrix, David Allen κ.λπ.)

Β ΕΝΟΤΗΤΑ: ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΑΝΑΒΑΘΜΙΣΗΣ ΓΡΑΦΕΙΟΥ
1. Ψηφιοποίηση και Αρχειοθέτηση

• Scanners, OCR
• Ηλεκτρονική Υπογραφή
• Αρχειοθέτηση Εγγράφων
• Ηλεκτρονική Διαχείριση Εγγράφων
• E-Invoicing, αυτοματισμοί Λογιστηρίου

2. Οργάνωση Εργασιών & Πληροφορία

• Διαχείριση Εκκρεμοτήτων
• Διαχείριση Εργασιών & Έργων
• Διαχείριση Αλληλογραφίας – Emails
• Διαχείριση Πληροφοριών (CRM / ERP)
• Εφαρμογές HR

3. Επικοινωνία & Συνεργασία

• Office, Ημερολόγια και Επαφές
• Τηλεδιάσκεψη – Παρουσιάσεις εξ αποστάσεως
• Τηλεφωνία μέσω VOIP
• Ηλεκτρονική Επικοινωνία
• Online/Cloud Office
• Πρόσβαση από παντού (Remote Desktop, VPN)

4. Ασφάλεια & Συντήρηση

• Virus & Απειλές
• Κωδικοί & Ασφάλεια ευαίσθητων δεδομένων
• Backup (φυσικό και Cloud)

5. Χρήση Εργαλείων AI στο γραφείο

• Εφαρμογές Τεχνητής Νοημοσύνης για αυτοματοποίηση, αναζήτηση, ανάλυση
• Σενάρια και παραδείγματα χρήσης

Το σεμινάριο υλοποιείται ηλεκτρονικά μέσω ειδικής web - πλατφόρμας, που έχει την δυνατότητα πλήρους Διαδραστικότητας (Interaction).

Στο υλικό του σεμιναρίου περιλαμβάνονται:

Παρουσίαση του σεμιναρίου

• Για καθημερινή Εφαρμογή στο γραφείο δίνονται:
• Εργαλείο Προγραμματισμού και Παρακολούθησης Έργων
• Εργαλείο Βελτίωσης της Διαχείρισης Χρόνου
• Εργαλείο ABC Analysis
• Εργαλείο Time Matrix του Stephen Covey
• Εργαλείο Επίλυσης Προβλημάτων
• Εργαλείο Λήψης Αποφάσεων
• Εργαλείο Αποτελεσματικής Επικοινωνίας
• Βεβαίωση Παρακολούθησης
• Υποστήριξη επί 12 μήνες σε θέματα του σεμιναρίου