Modern Executive Assistant

Γεώργιος Βάβουλας
ΜΒΑ, Σύμβουλος Επιχειρήσεων, ο οποίος έχει διατελέσει Project Manager σε εκατοντάδες Έργα Οργάνωσης και Σχεδιασμού Διαδικασιών Λειτουργίας Οργανισμών, Σχεδιασμού και Ελέγχου Συστημάτων Πληροφορικής, Ασφάλειας Πληροφοριακών Συστημάτων, υποστήριξης Εφαρμογής και Αξιολόγησης αποκλίσεων Προτύπων Διαχείρισης, όπως του ISO 9001, του ISO 22000, του ISO 27001 και πολλών άλλων. Είναι πιστοποιημένος Επιθεωρητής Συστημάτων Ποιότητας και Data Protection Officer (DPO). Επίσης, διαθέτει μεγάλη εκπαιδευτική εμπειρία στα παραπάνω αντικείμενα, καθώς και σε θέματα Οργάνωση Γραφείου, Βελτίωσης Καθημερινότητας και σε τεχνικές ανάπτυξης δεξιοτήτων Διοικητικών Στελεχών.

Παναγιώτης Σταθόπουλος
Consultant, IT Specialist, Certified DPO & Experience Speaker. Σύμβουλος Επιχειρήσεων και Πληροφορικής. IT Specialist με 30ετή εμπειρία στους Η/Υ, το πεδίο δράσης του εστιάζει στη συμβουλευτική των επιχειρήσεων και ειδικότερα σε θέματα Digital Transformation, Data Analysis και Business Intelligence, Digital Marketing (πιστοποιημένος στα Google Ads) και σε θέματα ανάπτυξης υποδομών και πληροφοριακών συστημάτων. Με μεγάλη εμπειρία σε βάσεις δεδομένων, προγραμματισμό και συστημάτων ασφάλειας της πληροφορίας είναι από τους πρώτους πιστοποιημένους DPO. Διαθέτει μακρά εκπαιδευτική εμπειρία, με πάνω από 3.000 ελεύθερους επαγγελματίες και στελέχη επιχειρήσεων τα τελευταία 20 έτη.

Απόστολος Αξαρλής
Απόστολος Αξαρλής, Εισηγητής Σεμιναρίων και Σύμβουλος Επιχειρήσεων σε Θέματα Management και Πωλήσεων. Πτυχιούχος της Ανώτατης Σχολής Οικονομικών και Εμπορικών Επιστημών (ΑΣΟΕΕ). Έχει εργαστεί σε μεγάλες Επιχειρήσεις ως Οικονομικός & Διοικητικός Διευθυντής, Διευθυντής Χονδρικών και Λιανικών Πωλήσεων και Διευθυντής Αγορών. Διαθέτει 25ετη διδακτική εμπειρία, κατά την οποία, εκπαιδεύτηκαν περισσότερα από 18.000 στελέχη επιχειρήσεων.

• Σε Executive Assistants, Executive Secretaries, Γραμματείς Γενικής Διεύθυνσης και Γραμματείς Διευθύνσεων.
• Σε Personal Assistants, Office Managers και Στελέχη Διοικητικής / Γραμματειακής Υποστήριξης Επιχειρήσεων και Οργανισμών.
• Σε Στελέχη που υποστηρίζουν τη Διοίκηση ή ομάδες και έχουν ευθύνη για τον συντονισμό συναντήσεων, πληροφοριών, επικοινωνίας, εκκρεμοτήτων και καθημερινών επιχειρησιακών ενεργειών.

Πως θα ωφεληθούν οι συμμετέχοντες:
Μετά την ολοκλήρωση του σεμιναρίου οι συμμετέχοντες θα είναι σε θέση να:

• Κατανοούν την εξέλιξη του ρόλου του Modern Executive Assistant και τη συμβολή του στην αποτελεσματικότητα της Διοίκησης και του Οργανισμού.
• Κατανοούν καλύτερα τις επιχειρησιακές προτεραιότητες και το οργανωσιακό πλαίσιο, ώστε να συνδέουν την καθημερινή υποστήριξη με τους στόχους της Διοίκησης.
• Εφαρμόζουν πρακτικές αποτελεσματικότερης Διαχείρισης Χρόνου, Προτεραιοτήτων και Focus Time, μέσα από Εργαλεία και Ασκήσεις.
• Οργανώνουν αποτελεσματικότερα ημερολόγιο, εργασίες, meetings και follow-up εκκρεμοτήτων, ενεργειών και αποφάσεων.
• Αξιοποιούν κατάλληλα Εργαλεία Τεχνητής Νοημοσύνης και αυτοματισμού ανάλογα με την εργασία, με κριτική αξιολόγηση των αποτελεσμάτων και υπεύθυνη χρήση.
• Επικοινωνούν με σαφήνεια, επαγγελματισμό και προσαρμογή στο κοινό, τόσο δια ζώσης όσο και μέσω ψηφιακών καναλιών.
• Εφαρμόζουν δομημένες τεχνικές Επίλυσης Προβλημάτων και υποστήριξης της Λήψης Αποφάσεων.
• Αξιοποιούν σύγχρονες Εφαρμογές γραφείου, Εργαλεία Συνεργασίας, Cloud Office κ.λπ.
• Διαχειρίζονται αποτελεσματικά δύσκολες συνομιλίες, συγκρούσεις, παράπονα και διαφορετικούς stakeholders.
• Υποστηρίζουν πιο αποτελεσματικά τον Προϊστάμενο / Executive, εφαρμόζοντας αρχές Managing Up και Executive Partnership.
• Ενισχύουν την επαγγελματική τους παρουσία, επιρροή και αξιοπιστία και σχεδιάζουν την Προσωπική τους Ανάπτυξη.

Ο σύγχρονος Executive Assistant δεν περιορίζεται πλέον στη γραμματειακή υποστήριξη. Αποτελεί βασικό σημείο σύνδεσης μεταξύ Διοίκησης, Στελεχών, πληροφοριών και καθημερινών προτεραιοτήτων. Για να ανταποκρίνεται με επαγγελματισμό σε αυτόν τον πολυδιάστατο ρόλο, χρειάζεται να συνδυάζει οργανωτικές, επικοινωνιακές και ψηφιακές δεξιότητες με σωστή κρίση, διακριτικότητα, προσαρμοστικότητα και κατανόηση των αναγκών της Διοίκησης, μέσα από:

• Αποτελεσματική επαγγελματική Επικοινωνία και Ενεργητική Ακρόαση
• Σωστή ιεράρχηση Προτεραιοτήτων και προστασία του χρόνου της Διοίκησης
• Δομημένο Προγραμματισμό εργασιών, ημερολογίου και συναντήσεων, με συστηματική παρακολούθηση εκκρεμοτήτων και ενεργειών
• Αξιοποίηση Εργαλείων Τεχνητής Νοημοσύνης και αυτοματισμών για εξοικονόμηση χρόνου και ποιοτική αναβάθμιση της Εργασίας
• Ψύχραιμη και αποτελεσματική Διαχείριση καθημερινών Κρίσεων, Αλλαγών και Συγκρούσεων
• Επαγγελματική και διακριτική Διαχείριση πρόσβασης, αιτημάτων και προτεραιοτήτων προς τη Διοίκηση (gatekeeping)
• Αποτελεσματική αξιοποίηση Εφαρμογών γραφείου και Εργαλείων Συνεργασίας
• Ολοκληρωμένη και προληπτική υποστήριξη του Προϊσταμένου (Executive: proactive executive support)
• Αμφίδρομη Επικοινωνία και σχέση εμπιστοσύνης με τη Διοίκηση, που συμβάλλουν στην υψηλή Παραγωγικότητα
• Συντονισμό Meetings, Events και μικρών Projects που υποστηρίζει το Executive Office
• Εχεμύθεια, Ασφάλεια Πληροφοριών και υπεύθυνη χρήση της Τεχνητής Νοημοσύνης

Το Σεμινάριο έχει πρακτικό χαρακτήρα (Workshop). Μέσα από Διαδραστικές Ασκήσεις, Role Playing, case studies και παραδείγματα καθημερινής εργασίας, οι συμμετέχοντες εξασκούνται σε τεχνικές οργάνωσης, επικοινωνίας, λήψης αποφάσεων και διαχείρισης δύσκολων καταστάσεων. Παράλληλα παρουσιάζεται η μετάβαση από το παραδοσιακό Paperless Office σε ένα ολοκληρωμένο Digital Office, με Εργαλεία συνεργασίας και σύγχρονες πρακτικές διαχείρισης εγγράφων, πληροφοριών και εκκρεμοτήτων. Ιδιαίτερη έμφαση δίνεται στην πρακτική αξιοποίηση Εργαλείων Τεχνητής Νοημοσύνης για κείμενα, emails, έρευνα, παρουσιάσεις, συναντήσεις, περιλήψεις (summaries) και follow-up ενεργειών, με έλεγχο αξιοπιστίας και ανθρώπινη εποπτεία. Επιπλέον, το Σεμινάριο ενισχύει την Προσωπική Ανάπτυξη, την επαγγελματική παρουσία (Executive Presence), την αυτοπεποίθηση, την επιρροή και την αξιοπιστία των Στελεχών Διοικητικής Υποστήριξης.

ΕΝΟΤΗΤΕΣ

1. Ο ΡΟΛΟΣ ΤΟΥ EXECUTIVE ASSISTANT

• Η εξέλιξη του ρόλου: από τη Γραμματειακή Υποστήριξη στο Executive / Business Support
• Απαιτούμενες Γνώσεις, Δεξιότητες & Mindset – επιχειρησιακή αντίληψη, κρίση, διακριτικότητα, προσαρμοστικότητα και πρωτοβουλίες

2. Η ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΟΤΗΤΑΣ

• Οι «ληστές» του χρόνου, οι περισπασμοί και τρόποι αντιμετώπισής τους
• Αναβλητικότητα, κακές συνήθειες και δημιουργία αποτελεσματικών routines
• Η απόκτηση αποτελεσματικών συνηθειών: Ενεργητική Ακρόαση, αποφυγή Αναβλητικότητας, Clean Desk & Digital Hygiene, δομημένη Διαχείριση Meetings και αποτελεσματική Επίλυση Προβλημάτων
• Διαχείριση Εισερχόμενων, Inbox & Information Management – Το σημείο Απόφασης
• Καθορισμός Προτεραιοτήτων, Προθεσμιών και Focus Time
• Αναφορές και Δείκτες (KPIs) για την παρακολούθηση της Αποδοτικότητας του Γραφείου
• Αναζήτηση γενεσιουργού Αιτίου – η Μέθοδος των 5 Whys
• Εργαλεία Λήψης Αποφάσεων και Δομημένης Επίλυσης Προβλημάτων
• Διαδραστικές Ασκήσεις, case studies και role playing

3. ΥΠΟΣΤΗΡΙΖΟΝΤΑΣ ΤΟΝ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟ

• Προληπτική υποστήριξη και συμβολή στον προγραμματισμό και την προστασία του χρόνου του Προϊσταμένου / Executive
• Ευθυγράμμιση προσδοκιών και τρόπου Συνεργασίας – Διαχείριση διαφωνιών με επαγγελματισμό
• Meeting Management 360°: Προετοιμασία, agenda, υλικό, πρακτικά, action items και follow-up
• Παρακολούθηση (follow-up) αποφάσεων Διοίκησης, ενεργειών και δεσμεύσεων
• Διαχείριση πρόσβασης και αιτημάτων προς τη Διοίκηση (gatekeeping), εμπιστευτικών πληροφοριών και ευαίσθητων θεμάτων
• Βασικές αρχές συντονισμού μικρών Projects και Events που υποστηρίζει το Executive Office

4. ΠΡΟΣΩΠΙΚΗ ΑΝΑΠΤΥΞΗ

• Επαγγελματική Εικόνα, αξιοπιστία και προσωπικό Brand
• Executive Presence: Διαχείριση εντυπώσεων, αυτοπεποίθηση και επαγγελματικός αντίκτυπος
• Αυτοαξιολόγηση, continuous learning & Προσωπική Ανάπτυξη
• Ανάπτυξη Επιρροής, Συναισθηματικής Νοημοσύνης και σχέσεων Εμπιστοσύνης

5. ΓΡΑΦΕΙΟ & ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ

• Από το Paperless Office στο Digital Office
• Διαδικασίες, Κανόνες και τυποποίηση της ψηφιακής εργασίας
• Κοινή χρήση Πληροφοριών και διάχυση Γνώσης
• Ψηφιοποίηση Εγγράφων, OCR
• Εργαλεία Διαχείρισης Εκκρεμοτήτων – Προγραμματισμού Εργασιών
• Εργαλεία και Αυτοματοποίηση λειτουργιών
• Επικοινωνία – Συνεργασία – Το Γραφείο σας οπουδήποτε – Online/Cloud Office
• Διαχείριση Εγγράφων – Emails και Αρχειοθέτηση
• Ασφάλεια και Διαχείριση ευαίσθητων Δεδομένων στο χώρο του Γραφείου
• Τεχνητή Νοημοσύνη στην καθημερινή εργασία του Executive Assistant: Δημιουργία και βελτίωση κειμένων / emails, Έρευνα, περιλήψεις (summaries), παρουσιάσεις, προετοιμασία και σύνοψη συναντήσεων, εξαγωγή action items
• Βασικές αρχές αποτελεσματικών prompts και επιλογής κατάλληλου AI Εργαλείου ανά εργασία

6. ΤΑ ΜΥΣΤΙΚΑ ΤΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

• Αρχές Αποτελεσματικής Επαγγελματικής Επικοινωνίας
• Λεκτική Επικοινωνία: Σαφήνεια, τόνος και προσαρμογή στο κοινό
• Μη Λεκτική Επικοινωνία: Γλώσσα του σώματος και επαγγελματική παρουσία
• Παραλεκτική Επικοινωνία: Τόνος φωνής, ρυθμός και έμφαση
• Τηλεφωνική, δια ζώσης και ψηφιακή Επικοινωνία: Ομοιότητες, διαφορές και κατάλληλη επιλογή καναλιού
• Βελτίωση της ενδοεταιρικής Επικοινωνίας και της Συνεργασίας μεταξύ Διοίκησης και Ομάδων
• Κρίσιμα σημεία τηλεφωνικής Επικοινωνίας
• Λάθη προς αποφυγή και φράσεις που αποδυναμώνουν το μήνυμα
• «Δύσκολες» περιπτώσεις και χειρισμός (Αντιρρήσεις, Διαμαρτυρίες και Παράπονα)
• Διαδραστικές Ασκήσεις, case studies και role playing

Οι Σύμβουλοι της Εταιρείας μας θα καλύπτουν επι 12 μήνες την υποστήριξη των Συμμετεχόντων, παρέχοντας απαντήσεις – διευκρινίσεις σε πιθανές ερωτήσεις τους.

Το σεμινάριο υλοποιείται ηλεκτρονικά μέσω ειδικής web - πλατφόρμας, που έχει την δυνατότητα πλήρους Διαδραστικότητας (Interaction).

Στο υλικό του σεμιναρίου περιλαμβάνονται:

• Παρουσίαση του σεμιναρίου
• Πρακτικες Εφαρμογές σε Excel για Event Management, Λειτουργία Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλου, Προγραμματισμό Εργασιών, Action Tracking και Διαχείριση μικρών projects
• Χωρίς επιπλέον κόστος, 12μηνη υποστήριξη πάνω σε θέματα σχετικά με το σεμινάριο