Πολλοί από εμάς αφιερώνουν αρκετό χρόνο και κόπο κατά τη συγγραφή του cv και του cover letter τους θεωρώντας το μέγιστης σπουδαιότητας, ενώ κάποιοι άλλοι πιστεύουν ότι δεν μπορεί ένα φύλλο χαρτί να υποκαταστήσει την προσωπική επαφή.
Η αλήθεια είναι ότι ένα σωστά γραμμένο βιογραφικό, έχει πολλές πιθανότητες να πετύχει τον αρχικό σκοπό του – να δώσουμε μια πρώτη συνέντευξη, αλλά και στη συνέχεια να βοηθήσει στην τελική επιλογή. Στη σειρά των άρθρων «το αποτελεσματικό βιογραφικό σημείωμα», θα παραθέσουμε μια σειρά συμβουλών με αυτό τον σκοπό ως γνώμονα.
Σχεδιάζοντας το δικό σας cv, δώστε όλη σας την προσοχή στις ακόλουθες συμβουλές:
• Η ΣΥΝΟΔΕΥΤΙΚΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ: Δεν πρέπει να στέλνουμε ποτέ ένα βιογραφικό σημείωμα χωρίς την συνοδευτική του επιστολή. Δίνει την εντύπωση ότι δεν μπορούμε να συντάξουμε μια επιστολή, και επομένως θα έχουμε πρόβλημα γραπτής επικοινωνίας σε περίπτωση πρόσληψης μας. Το ιδανικό πάχος των γραφόμενων μας δεν πρέπει να ξεπερνά τα 3/4 της σελίδας. Οι παράγραφοι του cover letter είναι κατά σειρά οι ακόλουθοι: α. Η συνοπτική παρουσίαση του εαυτού σας, καθώς και του τι έχετε σπουδάσει – να ταιριάζουν στη θέση που επιθυμείτε, β. Η αναφορά στην εργασιακή σας εμπειρία με κύρια καθήκοντα και αποτελέσματα - λόγοι για τους οποίους πιστεύετε ότι ταιριάζετε σε αυτή τη θέση και γ. Ο επίλογος με τον χαιρετισμό και την αίτηση για συνέντευξη
• Η ΣΕΙΡΑ ΜΕ ΤΗΝ ΟΠΟΙΑ ΓΡΑΦΟΥΜΕ ΣΤΟ CV ΜΑΣ: Η πρώτη παράγραφος του cv μας, πρέπει να περιέχει τα προσωπικά μας στοιχεία: ηλικία, οικογενειακή κατάσταση, διεύθυνση, τηλέφωνα, fax, mail. Στο ερώτημα όμως του «τι γράφουμε στη συνέχεια, τις σπουδές ή την προϋπηρεσία;» η απάντηση έχει ως εξής: μόνο αν δεν έχετε εργασιακή εμπειρία, ξεκινάτε από τις σπουδές σας. Σε οποιαδήποτε άλλη περίπτωση, αρχίζετε και αναφέρετε την εμπειρία σας (άρα αν έχετε το cv σας έτοιμο από τα παλαιότερα χρόνια και απλώς τώρα προσθέσατε προϋπηρεσία, αλλάξτε την σειρά, γράφοντας εκείνη πρώτη). Στις επόμενες παραγράφους αναφέρεστε - με τη σειρά - στις γνώσεις ξένων γλωσσών, στον χειρισμό προγραμμάτων Η/Υ, σε τυχόν σεμινάρια που έχετε συμμετάσχει, παραθέτετε ικανότητες και χαρακτηριστικά προσωπικότητας και κλείνετε αναφερόμενοι σε hobbies και συστάσεις. Ας τα πάρουμε όμως ένα – ένα...
• ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ: Αναφερθείτε σε θέματα όπως: η δυνατότητα ταξιδίων, ή η στρατιωτική σας θητεία ως εφέδρου αξιωματικού - μπορούν να κάνουν τη διαφορά. Αναφέρετε ως mail επικοινωνίας, πάντοτε και μόνο το προσωπικό σας e-mail. Ακόμα και αν δεν έχετε δικό σας υπολογιστή στο σπίτι, να ελέγχετε κάθε εβδομάδα τα mails σας σε ένα internet cafe (μην επικοινωνείτε για κανένα προσωπικό σας θέμα μέσω του εταιρικού σας mail, το οποίο συχνά διαβάζεται από τους ανθρώπους της μηχανογράφησης. Αν μέχρι σήμερα έχετε επικοινωνήσει για ερωτικά ή προσωπικά σας θέματα μέσω του εταιρικού mail, να γνωρίζετε πλέον ότι αυτά τα θέματα δεν έμειναν και τόσο προσωπικά...)
• ΟΙΚΟΓΕΝΕΙΑΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ: Η οικογενειακή σας κατάσταση παίζει ρόλο. Το να είστε ανύπανδρος, θεωρείται θετικό σε entry ή junior level εργασίες, καθώς δεν θα επιβαρυνθεί σύντομα ο «βασικός μισθός» σας με επιδόματα γάμου ή τέκνων ή με άδειες κύησης και λοχείας. Αντιθέτως, η ύπαρξη οικογένειας, μαρτυρά σταθερότητα και προτιμάται σε κορυφαίες ιεραρχικά θέσεις!
• Η ΠΡΟΥΠΗΡΕΣΙΑ ΣΑΣ: Ξεκινάτε πάντοτε από την πιο πρόσφατη εργασία σας (το τι κάνατε τις προηγούμενες δεκαετίες, δεν ενδιαφέρει τόσο πολύ αυτόν που το διαβάζει, όσο το που βρίσκεστε σήμερα). Αναγράφετε την κάθε δουλειά σας (full ή part time, έμμισθη ή όχι, στην οικογενειακή επιχείρηση ή σε οποιαδήποτε άλλη), ασχέτως του πόσο «ταπεινή», «μικρή» ή «λίγη» θα μπορούσε να φανεί. Αναλογισθείτε ότι δεν γνωρίζετε αν ο συνεντευκτής σας πέρασε από αντίστοιχους κλάδους, θέσεις ή εταιρίες, ή πόσο σημαντικό είναι αυτό που γράφετε για τη δουλειά που εκείνος θέλει να κάνετε....
• Η ΠΡΟΥΠΗΡΕΣΙΑ ΣΑΣ ΑΝΑΛΥΤΙΚΑ: Δεν αρκεί απλώς να αναφέρετε την επωνυμία της προηγούμενης σας εταιρίας (πιθανόν να μην είναι γνωστή σε κανέναν άλλον εκτός από εσάς). Γράψτε δίπλα της, το αντικείμενο εργασιών της. Προσπαθήστε να μην φαίνονται μεγάλα κενά μεταξύ των διαφόρων εργασιών σας (αντί να γράψετε π.χ. Ιανουάριος 2001-Μάρτιος 2002 και μετά Δεκέμβριος 2002-Νοέμβριος 2004, γράψτε 2001-2002 στην εταιρία Α και 2002-2004 στην εταιρία Β). Στη συνέχεια, αναφερθείτε αναλυτικά στα καθήκοντα σας (αναφέρετε και το πιο μικρό, μπορεί να έχει καθοριστική σημασία για τον συνεντευκτή σας και τη δουλειά για την οποία είστε υποψήφιος). Τέλος, με bullet points αναφέρετε τα επιτεύγματα σας (ΠΡΟΣΟΧΗ: τα καθήκοντα σας λένε μόνο τι κάνατε, τα επιτεύγματα σας πόσο καλά το κάνατε! Είναι αναγκαία η ύπαρξη επιτευγμάτων και πρέπει να γράψετε για κάθε σας εργασία όσο πιο πολλά μπορείτε. Διαβάστε ξανά αυτή τη σημείωση).
• Η ΕΚΤΑΣΗ ΤΟΥ ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟΥ: «Παν μέτρον άριστον». Ο ιδανικός αριθμός σελίδων είναι δύο, ή το πολύ τρείς, συν το cover letter. Μην γράψετε έκθεση ιδεών, κανείς δεν ενδιαφέρεται για το ποιά και πόσα μαθήματα παρακολουθήσατε στη σχολή, ή ποιές ήταν οι εργασίες σας σε κάθε μάθημα. Κουράζει, ενοχλεί και λειτουργεί ως αντικίνητρο. Μην φτάσετε όμως και στο άλλο άκρο και ετοιμάσετε ένα μονοσέλιδο cv, στο οποίο δεν μπορείτε να διευκρινίσετε σημεία-κλειδιά...
• ΑΥΤΟΜΑΤΟΣ ΔΙΟΡΘΩΤΗΣ: Χρησιμοποιήστε συνεχώς τον αυτόματο διορθωτή του κειμενογράφου σας. Προσέξτε όμως να μην αλλάξει λέξεις (π.χ. τεχνικές) τις οποίες και δεν καταλαβαίνει, σε οτιδήποτε θα φέρει γέλια στον αναγνώστη....
• Η ΧΡΗΣΗ ΤΩΝ ΧΡΩΜΑΤΩΝ: Γνωρίζετε ότι κάποια από τα διάφορα χρώματα, τα οποία κατά την εκτύπωση στον εκτυπωτή του σπιτιού μας φαίνονταν πανέμορφα και συνέβαλαν στη δημιουργία ενός καλαίσθητου cv, απλώς δεν διαβάζονται από τα scanners των πολυεθνικών; Αναλογισθείτε ότι καθημερινά στις «μεγάλες» εταιρίες καταφθάνουν εκατοντάδες βιογραφικά. Αν κάποια στελέχη τα διάβαζαν όλα, δεν θα έκαναν καμία άλλη δουλειά. Έτσι λοιπόν, περνούν τα cv από ένα scanner, το οποίο διαβάζει λέξεις-κλειδιά και αναλόγως ειδοποιεί το στέλεχος, λέγοντας του ότι αξίζει να δώσει σημασία σε ένα cv. Κρίμα δεν είναι αυτές οι λέξεις να μην φανούν; Προτιμήστε λοιπόν το μαύρο χρώμα κατά την αποστολή και αν θέλετε ας έχετε και μια έγχρωμη version μαζί σας στη συνέντευξη (αν και δεν θα χρειαστεί...)
• Η ΓΛΩΣΣΑ: Πολλοί από εμάς, αναρωτιούνται αν θα πρέπει να στείλουν το cv τους στα Ελληνικά ή τα Αγγλικά. Πολλοί το στέλνουν και στις δύο γλώσσες – μην το κάνετε, αυτός που λαμβάνει το cv σας, έχει και άλλα πράγματα να κάνει μέσα στην ημέρα, από το να διαβάζει τα ίδια κείμενα δύο φορές. Αν η αγγελία στην οποία απαντάτε είναι γραμμένη στα Ελληνικά, το cv ας σταλεί στα Ελληνικά και αντίστοιχα αν είναι γραμμένη στα Αγγλικά. Όταν όμως δεν απαντάτε σε αγγελία, αλλά ξεκινάτε εσείς την επαφή, μπορείτε να επιλέξετε όποια γλώσσα θέλετε. Ειδικά όμως για τις πολυεθνικές, η επίσημη γλώσσα είναι τα Αγγλικά. (προσοχή: αν δεν γνωρίζετε καλά Αγγλικά, αναθέστε τη μετάφραση του cv σας σε κάποιον ειδικό)
• ΕΝΑ «ΤΡΙΤΟ ΜΑΤΙ»: Ζητήστε πάντοτε από (περισσότερους από έναν) δικούς σας ανθρώπους να ελέγξουν το βιογραφικό σας. Θα εκπλαγείτε από το πόσα ορθογραφικά και συντακτικά λάθη θα βρουν, τα οποία εσείς γράφοντας το και αφοσιωμένοι σε ζητήματα ουσίας, απλώς δεν τα είδατε! Αμέσως μετά πείτε τους να εστιάσουν στις ελλείψεις και τις ασάφειες των γραφόμενων σας. (καλύτερα να τα επισημάνουν οι φίλοι, παρά οι παραλήπτες του cv σας). Ζητήστε τους να σκεφθούν ότι δεν σας γνωρίζουν και υπό αυτό το πρίσμα να βρουν τι λείπει από τα γραφόμενα σας...
• ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΟ CV: Μην το στείλετε ποτέ, είναι απαράδεκτο!
• ΤΑΙΡΙΑΣΜΑ ΣΤΥΛ: Προσέξτε το μέγεθος και το στυλ της γραμματοσειράς που θα χρησιμοποιήσετε. Το cv και το cover letter σας, πρέπει απαραίτητα να έχουν μία, την ίδια και στο ίδιο μέγεθος. Το χαρτί στο οποίο θα τα τυπώσετε (σε περίπτωση ταχυδρομικής αποστολής) πρέπει να είναι το ίδιο και κατά προτίμηση καλής ποιότητας (αμελητέα επιβάρυνση στο κόστος – πολύ θετικότερη εντύπωση)
• Η ΓΡΑΦΗ ΣΑΣ: Μην στέλνετε το cv σας γραμμένο μόνο με κεφαλαία, ή γραμμένο με ατονικό σύστημα! Προδίδει ότι δεν ξέρετε να χειριστείτε καλά την Ελληνική γλώσσα και δημιουργεί αρνητικούς συνειρμούς αναφορικά με το τι θα γίνει αν χρειαστεί να γράψετε μία εταιρική επιστολή σε περίπτωση που προσληφθείτε...
• Η ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ: Στην αρχή του cover letter και στο τέλος του cv σας, να βάζετε πάντοτε την τρέχουσα ημερομηνία. Μεταδίδει το μήνυμα ότι τα στοιχεία που συμπεριλαμβάνετε είναι πρόσφατα ανανεωμένα
• ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ: Να κρατάτε πάντα ενημερωμένο το cv και το cover letter σας. Οπωσδήποτε μια φορά το μήνα να προσθέτετε ένα νέο καθήκον που αναλάβατε, ή κάποιο καινούργιο αποτέλεσμα. Έτσι, θα αισθάνεστε πάντα δυνατότεροι γιατί θα βλέπετε ότι εξελίσσεσθε, αλλά και θα συμπεριλαμβάνετε πράγματα που αλλιώς κινδύνευαν να ξεχαστούν με τον καιρό...
• ΜΗΝ ΓΡΑΦΕΤΕ ΣΕ ΠΡΩΤΟ ΕΝΙΚΟ ΠΡΟΣΩΠΟ: Αντί π.χ. να γράψετε «ανέλαβα την εκδήλωση Χ» προτιμήστε το «οργάνωση της εκδήλωσης Χ»...
• HOBBIES: Το τι κάνετε στον ελεύθερο σας χρόνο, παίζει ρόλο. Προτιμήστε δραστηριότητες που συνεχίζονται μέχρι και σήμερα, δραστηριότητες δημιουργικές ή ομαδικές. Αναφέρετε τυχόν επιτεύγματα σε αυτές. Θα εκπλαγείτε από το με πόσους και ποιούς συνεντευκτές θα έχετε παραπλήσια ή και ίδια hobbies και θα σπάσετε ευκολότερα τον πάγο...
• ΔΙΑΦΟΡΟΠΟΙΗΣΗ: Πάντοτε να αλλάζετε τα γραφόμενα σας, ιδίως στο cover letter και να τα προσαρμόζετε στην αγγελία που απαντάτε. Ποτέ μην χρησιμοποιείτε το ίδιο για όλες τις περιπτώσεις...
• ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ: Αναφορικά με το «αν πρέπει ή όχι να βάλει κανείς τη φωτογραφία του στο cv του», σκεφθείτε ότι είναι κρίμα να κριθείτε υποκειμενικά (καθώς δεν ξέρετε αν «αρέσει» ή όχι το πρόσωπο σας στον παραλήπτη) και αυτό να επηρεάσει την απόφαση του αναφορικά με το αν θα σας καλέσει ή όχι σε συνέντευξη. Η μόνη εξαίρεση στα παραπάνω, αφορά την περίπτωση μιας «εντυπωσιακής» εξωτερικής εμφάνισης από την πλευρά σας. Η ομορφιά (όπως λέει και η Ρία Πρίνου) είναι δύναμη – χρησιμοποιείστε την. Θα κριθείτε μεν από το τι θα πείτε στη συνέντευξη, αλλά τουλάχιστον θα κλείσετε ευκολότερα το ραντεβού...
• ΠΡΟΤΥΠΑ ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΑ: Δεν χρειάζεται να ανακαλύπτουμε τον τροχό από την αρχή. Αντλήστε τρόπο καταγραφής και στυλ (templates) από έτοιμα – πρότυπα cv όπως: το Ευρωπαϊκό ή τα templates του ms word. Προσοχή όμως: αν δεν έχετε τι να γράψετε σε κάποια από το πεδία τους, απλώς παραλείψτε τα, μην τα αφήνετε κενά και δημιουργήσουν αρνητική εντύπωση
• ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΤΕ ΤΟΝ ΕΑΥΤΟ ΣΑΣ: Αν ακολουθήσετε τις παραπάνω συμβουλές, αυξάνετε τις πιθανότητες να έρθει το πρώτο ραντεβού. Παράλληλα, προετοιμάστε τις απαντήσεις σας στις ακόλουθες «δύσκολες ερωτήσεις» κατά τη συνέντευξη: περιγράφοντας τον εαυτό σας, τι άνθρωπος θα λεγάτε ότι είστε; ποια θεωρείτε ότι είναι τα κυριότερα προτερήματα και ελαττώματα σας; μιλήστε μας γενικά για τα επιτεύγματα σας. ειδικά στην προηγούμενη εργασία σας, τι σπουδαίο πετύχατε; ποιες ήταν οι μεγάλες αποτυχίες σας και πως τις αντιμετωπίσατε; ποιοι έφταιξαν γι αυτές; ποιοι είναι οι σημερινοί και ποιοι οι απώτεροι σας στόχοι; πως σκέφτεστε να τους πετύχετε; με ποιους τύπους ανθρώπων δυσκολευτήκατε να συνεργαστείτε; αν είχατε να επιλέξετε να εργαστείτε στο τμήμα «marketing» ή στο τμήμα «πωλήσεων», ποιο θα επιλέγατε και γιατί; ποια είναι η γνώμη σας για την τελευταία εταιρία στην οποία εργαστήκατε; για τον προηγούμενο προϊστάμενο σας; μιλήστε μας για μια περίπτωση που ενεργήσατε χωρίς την προηγούμενη σύμφωνη γνώμη του προϊστάμενου σας. περιγράψτε μας ένα ασυνήθιστο γεγονός. πως το αντιμετωπίσατε; ποιος είναι κατά τη γνώμη σας ο καλύτερος τρόπος για να γίνει η εργασία «χ»; πως θα κρίνατε τον εαυτό σας κοιτάζοντας πίσω μετά από χρόνια; τι ξέρετε για εμάς; γιατί να σας προτιμήσουμε; (ανατρέξτε στο άρθρο μας «επιλέξτε τους κατάλληλους συνεργάτες»)
Τα παραπάνω αναλύονται στα σεμινάρια της Business Seminars