Αν μπορούσαμε να θέσουμε μια σειρά προτεραιότητας στις ενέργειες που θα οδηγούσαν στην επιτυχία, τότε σίγουρα το πρώτο μας μεγάλο κεφάλαιο, θα αποτελούνταν από τις ενέργειες του προγραμματισμού.
Τι είναι όμως ο προγραμματισμός; Για τους περισσότερους από εμάς, ο προγραμματισμός μπερδεύεται με την οργάνωση και το time management.
Στην ουσία, ο προγραμματισμός συνίσταται από 2 μόνο βήματα:
• την αναγνώριση: της υπάρχουσας κατάστασης, του που θέλουμε να φτάσουμε, καθώς και του ενδιαμέσου κενού
• την καταγραφή των απαραίτητων ενεργειών κάλυψης αυτού του κενού
Πως προγραμματίζουμε όμως στην πράξη; Παρακαλούμε ακολουθείστε όλα τα στάδια που παρατίθενται και μάλιστα με τη σειρά που αναφέρονται. Μην μπείτε στον πειρασμό να παραμερίσετε μερικά, για να «τελειώσετε γρηγορότερα». Σε ότι αφορά τον προγραμματισμό, καλύτερα «σωστά» παρά «γρήγορα»:
1. ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ Η ΔΟΥΛΕΙΑ ΜΟΥ; Με την πρώτη ματιά, φαίνεται «αστεία» ερώτηση. Δεν είναι όμως. Πολλοί συνάδελφοι λένε ότι δουλεύουν π.χ. στο λογιστήριο, αλλά μόνο κάποιοι λένε ότι είναι κοστολόγοι, ταμίες, αναλυτές, κτλ. Αν δεν έχετε ήδη στα χέρια σας το “job description” της θέσης σας, ζητήστε το αμέσως. Αν δεν υπάρχει καταγεγραμμένο, φτιάξτε το και ζητήστε από τον προϊστάμενο σας να το εγκρίνει. Πριν όμως προχωρήσετε στα επόμενα βήματα, βεβαιωθείτε ότι εσείς, εκείνος, οι συνάδελφοι και οι υφιστάμενοι σας, αντιλαμβάνεστε με τον ίδιο τρόπο τη δουλειά σας.
2. ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΚΥΡΙΑ ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ ΤΗΣ; Το καλύτερο εργαλείο για να απαντήσει στο συγκεκριμένο ερώτημα, είναι φυσικά το “job description” της θέσης σας. Αν όμως φτιάχτηκε πριν από καιρό, συνήθως δεν ανταποκρίνεται στη σημερινή κατάσταση. Πρώτα από όλα, αναθεωρήστε το. Στη συνέχεια, μάθετε τη βαρύτητα του καθενός από τα καθήκοντα σας. Στην πράξη δεν έχουν όλα ίση βαρύτητα, αλλά ελάχιστα από αυτά είναι μείζονος σημασίας. Επικεντρώστε τις προσπάθειες σας σε εκείνα και «αγνοήστε» όλα τα υπόλοιπα…
3. ΓΙΑ ΠΟΙΟΥΣ ΠΟΡΟΥΣ ΕΙΜΑΙ ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ; Για ποιους ανθρώπινους, υλικούς, χρηματοοικονομικούς και τέλος πληροφοριακούς πόρους της επιχείρησης είστε υπόλογοι; Ποια είναι η συνεισφορά του καθενός; Χωρίς ποιους θα έχετε πρόβλημα;
4. ΤΙ ΠΕΡΙΜΕΝΩ ΕΓΩ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ ΜΟΥ; Η εργασία σας δεν είναι αυτοσκοπός, αλλά απλώς το μέσο για να κάνετε πράξη τα απώτερα σας όνειρα. Ποια είναι αυτά; Είστε διατεθειμένοι να πληρώστε το τίμημα;
5. ΤΙ ΠΕΡΙΜΕΝΩ ΑΠΟ ΤΟΥΣ ΑΛΛΟΥΣ ΚΑΙ ΤΙ ΕΚΕΙΝΟΙ ΑΠΟ ΕΜΕΝΑ; Καταγράψτε ξεχωριστά, το τι περιμένετε: από τον προϊστάμενο, τους υφισταμένους σας, τους συναδέλφους, τους πελάτες, τους προμηθευτές σας και τη διοίκηση της εταιρίας. Αμέσως μετά, «μπείτε στα παπούτσια τους» και κάντε το ίδιο αναφορικά με τον εαυτό σας.
6. ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ Η ΣΥΝΕΙΣΦΟΡΑ ΤΟΥ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΜΟΥ ΣΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ; Το τμήμα σας, επιτελεί μία από τις κύριες ή τις βοηθητικές λειτουργίες στην εταιρεία σας; Είναι κερδοφόρο; Για ποιους λόγους πρέπει να συνεχίσει να υπάρχει (και κατά συνέπεια να υπάρχει δουλειά για σας και τους συναδέλφους σας) και να μην χρησιμοποιήσει η επιχείρηση σας τη μέθοδο του outsourcing, δηλαδή να αναθέσει σε εξωτερικό φορέα τη δουλειά σας; Πρέπει οπωσδήποτε να βρείτε λόγους – αφορά την «επιβίωση» σας.
7. ΣΗΜΕΡΑ, ΠΟΥ ΞΟΔΕΥΩ ΧΡΟΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΣΠΑΘΕΙΑ; Οι τομείς στους οποίους αναλώνετε σήμερα το χρόνο σας και τους πόρους της εταιρίας σας, σχετίζονται με τα κύρια καθήκοντα σας, όπως τα είδατε στο 2ο βήμα; Αν όχι, γιατί;
8. ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ Η ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΣΤΗΝ ΕΤΑΙΡΙΑ ΣΗΜΕΡΑ ΚΑΙ ΠΟΙΕΣ ΟΙ ΤΑΣΕΙΣ ΤΗΣ ΑΓΟΡΑΣ; Διενεργείστε μια S.W.O.T. Analysis για την εταιρεία σας. Αν υπάρχει και μία έτοιμη από άλλους συναδέλφους, συγκρίνετε τις για πιθανές διαφορές. Για να βρείτε τα δυνατά σας σημεία (strengths) αναρωτηθείτε: τι κάνουμε ικανοποιητικά / καλύτερα από άλλους, που είμαστε ασυναγώνιστοι / μοναδικοί; ποιες ικανότητες έχουμε; ποιες είναι νέες / μοναδικές; ποια είναι τα θετικά μας αποτελέσματα; Για τα αδύνατα σας σημεία (weaknesses) σκεφτείτε: τι δεν κάνουμε καλά / χειρότερα από άλλους; τι κάνουν εκείνοι που δεν μπορούμε εμείς; τι κάνουμε λανθασμένα; τι μας λείπει; που αποτυγχάνουμε; γιατί δεν μας προτιμούν οι πελάτες; ποια τα εμπόδια εισόδου για μας; Για να βρείτε ευκαιρίες (opportunities) στο περιβάλλον αναρωτηθείτε: ποιες τάσεις της αγοράς είναι υπέρ μας; ποιες νέες αλλαγές στην αγορά είναι συμφέρουσες για μας; ποιες ανάγκες μπορούμε να καλύψουμε; ποιους νέους πελάτες μπορούμε να βρούμε; το οικονομικό / πολιτικό / τεχνολογικό περιβάλλον είναι υπέρ μας; τι ευκαιρίες μας δίνει το κοινωνικό περιβάλλον; ποιες οι δυνατότητες συνεργασιών μας; Για τις απειλές (threats) στο περιβάλλον σας σκεφτείτε: ποιες τάσεις της αγοράς είναι σε βάρος μας; ποιες νέες αλλαγές στην αγορά είναι εναντίον μας; ποιες υπάρχουσες ανάγκες δεν μπορούμε να καλύψουμε; ποιους νέους πελάτες δεν μπορούμε να προσεγγίσουμε; το οικονομικό / πολιτικό / τεχνολογικό / κοινωνικό περιβάλλον είναι εναντίον μας; ποιες κινήσεις των ανταγωνιστών είναι επικίνδυνες;
9. ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΖΩ ΤΙΣ KEY RESULT AREAS ΤΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ; Ποιες από τις παρακάτω είναι αυτές που αφορούν τη δική σας δουλειά: έλεγχος, συγκράτηση και μείωση του κόστους, διαχείριση και αξιοποίηση των υπαρχόντων πόρων, ικανοποίηση αναγκών των πελατών, αύξηση της απόδοσης και της παραγωγικότητας, εύρος / βάθος γκάμας προϊόντων, παρεχομένη ποιότητα / προστιθέμενη άξια, αύξηση του όγκου των πωλήσεων, διατήρηση του μεριδίου αγοράς, τήρηση διαδικασιών, προγραμμάτων και προθεσμιών, κερδοφορία, ρευστότητα, καινοτόμες ιδέες. Κάποιες μπορεί να είναι συγκρουόμενες, όπως π.χ. το να θέλω να μειώσω το κόστος του customer service και παράλληλα να αυξήσω την ικανοποίηση του πελάτη. Προσδιορίστε τις σημαντικές.
10. ΤΙΣ ΓΝΩΡΙΖΟΥΝ ΟΙ ΣΥΝΑΔΕΛΦΟΙ, ΟΙ ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΟΙ ΚΑΙ Ο ΠΡΟΙΣΤΑΜΕΝΟΣ ΜΟΥ; Αν δεν γνωρίζουν όλοι οι εμπλεκόμενοι τους τομείς στους οποίους καλούνται να αποδώσουν, τότε μόνο κατά τύχη οι προσπάθειες τους θα συμπέσουν…
11. ΣΥΜΦΩΝΟΥΝ ΜΕ ΑΥΤΕΣ; Τις συζητήσατε ή απλώς τις ανακοινώσατε; Πήρατε τη δέσμευση τους; Γραπτώς;
12. ΒΑΖΩ ΜΙΚΡΟ ΚΑΙ ΜΑΚΡΟΠΡΟΘΕΣΜΟΥΣ ΣΤΟΧΟΥΣ; Έχετε στόχους δεκαετίας; Αν όχι, τότε να θυμάστε ένα ρητό που λέει ότι: «πάντα ήθελα να γίνω κάποιος. Τώρα καταλαβαίνω ότι θα έπρεπε να ήμουν λίγο πιο συγκεκριμένος…». Καταγράψτε τους στόχους σας. Αμέσως μετά «σπάστε» τους, σε στόχους πενταετίας και έτους. Ειδικά μάλιστα για τον ετήσιο συνεχίστε, τεμαχίζοντας τον σε εξαμηνιαίους, μηνιαίους, εβδομαδιαίους και –αν μπορείτε- και ημερήσιους.
13. ΕΙΝΑΙ S.M.A.R.T; Είναι (specific) συγκεκριμένοι, (measurable) μετρήσιμοι, (agreed) συμφωνημένοι, (realistic) ρεαλιστικοί και τέλος (timed) πραγματοποιήσιμοι σε λογικό χρονικό διάστημα; Π.χ. το «οι πωλήσεις δεν πάνε καλά και πρέπει να πουλήσουμε περισσότερο» δεν είναι στόχος, αλλά απλώς διαπίστωση. Το: «πρέπει να πουλήσω 10 τεμάχια, από το προϊόν Χ, κάθε μήνα, για τα δύο επόμενα έτη, καθώς από αυτό εξαρτάται η επιβίωση της εταιρίας μου, πράγμα που βρίσκει σύμφωνους και τους προϊσταμένους και τους υφισταμένους μου, και από την έρευνα αγοράς προκύπτει ότι είναι εφικτό και το χρονικό διάστημα υλοποίησης είναι λογικό» είναι στόχος, καθώς πληρεί όλα τα κριτήρια της λέξης S.M.A.R.T.
14. ΤΟΥΣ ΘΕΤΩ ΓΡΑΠΤΩΣ; Αν όχι, τότε είναι απλώς όνειρα. Όμορφα μεν, όνειρα δε…
15. ΣΥΜΜΕΤΕΧΕΙ ΟΛΗ Η ΟΜΑΔΑ ΜΟΥ ΣΤΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΣΤΟΧΟΘΕΣΙΑΣ; Είναι ιδιαίτερα κρίσιμο να συμμετάσχουν όλοι οι άνθρωποι σας στη διαδικασία θέσπισης των στόχων, καθώς μόνο αν νοιώσουν ως «και δικό τους παιδί» αυτό που πάτε να δημιουργήσετε, θα δεσμευτούν να το υλοποιήσουν…
16. ΤΙ ΚΙΝΗΤΡΑ ΤΟΥΣ ΔΙΝΩ ΓΙ ΑΥΤΟ; Δίνετε κίνητρα; Μόνο υλικά; Δώστε και μη υλικά κίνητρα, συχνά παρακινούν ακόμα περισσότερο. Ανατρέξτε στο άρθρο με τις «μη υλικές ανταμοιβές»…
17. ΜΕ ΠΟΙΟ ΤΡΟΠΟ ΘΑ ΜΕΤΡΩ ΤΗΝ ΕΠΙΤΕΥΞΗ ΤΩΝ ΣΤΟΧΩΝ ΠΟΥ ΒΑΖΩ; Έχετε καταγεγραμμένα τα πρότυπα απόδοσης; (standards). Μόνο με αυτό τον τρόπο θα γνωρίζετε (εσείς, οι υφιστάμενοι και ο προϊστάμενος σας) αν πραγματικά πετύχατε.
18. ΠΩΣ ΘΑ ΤΗΝ ΚΡΙΝΕΙ Ο ΠΡΟΙΣΤΑΜΕΝΟΣ ΜΟΥ; Θα χρησιμοποιήσει τα ίδια κριτήρια με τα δικά σας; Αν όχι, καλό θα είναι να συζητήσετε ξανά τις περιοχές – κλειδιά της εργασίας σας, πριν να συνεχίσετε.
19. ΠΟΙΑ ΘΑ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΕΝΔΙΑΜΕΣΑ ΣΗΜΕΙΑ ΕΛΕΓΧΟΥ; Πρέπει να οριστούν χρονικά και να γνωστοποιηθούν σε όλους τους εμπλεκόμενους.
20. ΠΟΙΟΙ ΘΑ ΕΙΝΑΙ ΟΙ ΥΠΕΥΘΥΝΟΙ ΓΙΑ ΚΑΘΕ PROJECT; Πιθανότατα γνωρίζουν το αντικείμενο τους καλύτερα από εσάς. Λάβετε υπόψη τη γνώμη τους και αν χρειαστεί αναθεωρήστε τους στόχους σας. Σε κάθε όμως περίπτωση (ιδίως μάλιστα αν «τυπικά» δεν ανήκουν στην ομάδα σας) λάβετε τη δέσμευση τους (εγγράφως) προτού προχωρήσετε.
21. ΠΟΙΕΣ ΕΙΝΑΙ ΟΙ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΕΣ ΠΟΥ ΒΑΖΩ; Ανταποκρίνονται στις key result areas της δουλειάς σας; Αν όχι, αναθεωρήστε.
22. ΟΙ ΣΤΟΧΟΙ ΜΟΥ ΕΙΝΑΙ ΠΡΟΚΛΗΤΙΚΟΙ; ΔΙΝΟΥΝ ΠΡΟΟΠΤΙΚΗ; Οι στόχοι που θέτετε, πρέπει να κάνουν εσάς και τους ανθρώπους σας, να «βλέπετε μπροστά», «μακρύτερα» από εκεί που βρίσκεστε σήμερα. Προσοχή όμως, δείτε το επόμενο βήμα:
23. ΜΗΠΩΣ ΥΠΕΡΒΑΛΛΩ ΣΕ ΟΣΑ ΖΗΤΑΩ; H εταιρεία (και κατά συνέπεια ο προϊστάμενος σας) πάντα θα ζητά κάτι παραπάνω από ότι πετύχατε την προηγούμενη φορά. Αυτό το «κάτι παραπάνω» είναι θεμιτό, καθώς έτσι εξελισσόμαστε όλοι. Προσέξτε όμως, μην «υπερβάλλετε εαυτόν» κατά τη διαδικασία στοχοθεσίας. Αναρωτηθείτε αν θα έχετε στη διάθεση σας περισσότερους ανθρώπινους, υλικούς, χρηματοοικονομικούς και τέλος πληροφοριακούς πόρους, από ότι διαθέτατε μέχρι σήμερα. Αν όχι, σκεφτείτε μήπως είστε υπερβολικοί σε όσα θέλετε να καταφέρετε με τους ίδιους πάντα πόρους.
24. ΥΠΑΡΧΕΙ ΕΝΑ BACK UP PLAN; Πάντα, υπάρχει μια άλλη λύση. Πάντα…
ΚΩΣΤΑΣ ΣΤΑΜΚΟΣ – ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ BUSINESS SEMINARS
Τα παραπάνω αναλύονται στο Mini MBA Diploma της Business Seminars.