Εκπαίδευση Executive Secretary

Γεώργιος Βάβουλας

ΜΒΑ, Σύμβουλος Επιχειρήσεων, ο οποίος έχει διατελέσει Project Manager σε εκατοντάδες Έργα Οργάνωσης και Σχεδιασμού Διαδικασιών Λειτουργίας Οργανισμών, Σχεδιασμού και Ελέγχου Συστημάτων Πληροφορικής, Ασφάλειας Πληροφοριακών Συστημάτων, υποστήριξης Εφαρμογής και Αξιολόγησης αποκλίσεων Προτύπων Διαχείρισης, όπως του ISO 9001, του ISO 22000, του ISO 27001 και πολλών άλλων. Είναι πιστοποιημένος Επιθεωρητής Συστημάτων Ποιότητας και Data Protection Officer (DPO). Επίσης, διαθέτει μεγάλη εκπαιδευτική εμπειρία στα παραπάνω αντικείμενα, καθώς και σε θέματα Οργάνωση Γραφείου, Βελτίωσης Καθημερινότητας και σε τεχνικές ανάπτυξης δεξιοτήτων Διοικητικών Στελεχών.

Παναγιώτης Σταθόπουλος
 Consultant, IT Specialist, Certified DPO & Experience Speaker. Σύμβουλος Επιχειρήσεων και Πληροφορικής. IT Specialist με 30ετή εμπειρία στους Η/Υ, το πεδίο δράσης του εστιάζει στη συμβουλευτική των επιχειρήσεων και ειδικότερα σε θέματα Digital Transformation, Data Analysis και Business Intelligence, Digital Marketing (πιστοποιημένος στα Google Ads) και σε θέματα ανάπτυξης υποδομών και πληροφοριακών συστημάτων. Με μεγάλη εμπειρία σε βάσεις δεδομένων, προγραμματισμό και συστημάτων ασφάλειας της πληροφορίας είναι από τους πρώτους πιστοποιημένους DPO. Διαθέτει μακρά εκπαιδευτική εμπειρία, με πάνω από 3.000 ελεύθερους επαγγελματίες και στελέχη επιχειρήσεων τα τελευταία 20 έτη.

Απόστολος Αξαρλής
Απόστολος Αξαρλής, Εισηγητής Σεμιναρίων και Σύμβουλος Επιχειρήσεων σε Θέματα Management και Πωλήσεων. Πτυχιούχος της Ανώτατης Σχολής Οικονομικών και Εμπορικών Επιστημών (ΑΣΟΕΕ). Έχει εργαστεί σε μεγάλες Επιχειρήσεις ως Οικονομικός & Διοικητικός Διευθυντής, Διευθυντής Χονδρικών και Λιανικών Πωλήσεων και Διευθυντής Αγορών. Διαθέτει 25ετη διδακτική εμπειρία, κατά την οποία, εκπαιδεύτηκαν περισσότερα από 18.000 στελέχη επιχειρήσεων.

• Σε Γραμματείς της Γενικής Διεύθυνσης και των υπολοίπων Διευθύνσεων.
• Σε όλα τα υποστηρικτικά Στελέχη Επιχειρήσεων και Οργανισμών
• Με δεδομένο ότι η Αποδοτική Λειτουργία του Γραφείου δεν επηρεάζει μόνο την Γραμματεία, αλλά και όλους όσους υποστηρίζονται από το Γραφείο, το σεμινάριο αυτό είναι κατ΄ ουσίαν απαραίτητο σε όλα τα Στελέχη.

Μετά την ολοκλήρωση του σεμιναρίου οι συμμετέχοντες θα είναι σε θέση να:

• Αντιληφθούν σε μεγάλο βαθμό τον σημαντικό ρόλο της Executive Secretary.
• Εξασκηθούν στις Μεθόδους καλύτερης Διαχείρισης Χρόνου με Εργαλεία και Ασκήσεις.
• Ασκηθούν πάνω σε μεθόδους προγραμματισμού Εργασιών και ιεράρχησης Δραστηριοτήτων.
• Γνωρίσουν τα σημαντικότερα Εργαλεία Τεχνητής Νοημοσύνης ώστε μπορούν να επιλέγουν κάθε φορά το κατάλληλο για την Εργασία τους.
• Εξοικειωθούν με τις Πρακτικές Αποτελεσματικής Επικοινωνίας.
• Ασκηθούν στη Δομημένη Επίλυση Προβλημάτων.
• Γνωρίσουν τρόπους ευρύτερης αξιοποίησης των Εφαρμογών γραφείου.
• Εξοικειωθούν με την αποτελεσματική Πρακτική Διαχείρισης Συγκρούσεων.
• Μπορούν να υποστηρίξουν πιο αποτελεσματικά τον Προϊστάμενό τους.
• Μπορούν να σχεδιάσουν την Προσωπική τους Ανάπτυξη.

ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ EXECUTIVE SECRETARY

Η σύγχρονη Executive Secretary είναι ένα πολύτιμο Στέλεχος για κάθε Οργανισμό. Απαιτείται να έχει πολυδιάστατα χαρακτηριστικά και Δεξιότητες για να επιτελεί με επαγγελματισμό τον ρόλο της στην δημιουργία ενός Εργασιακού περιβάλλοντος υψηλής Ποιότητας, μέσα από:

• Αποτελεσματική Επικοινωνία
• Σωστή ιεράρχηση Προτεραιοτήτων
• Αναλυτικό και πλήρη Προγραμματισμό Εργασιών και παρακολούθηση εκκρεμοτήτων
• Χρήση Εργαλείων Τεχνητής Νοημοσύνης (ΤΝ) προς εξοικονόμηση χρόνου και ποιοτική αναβάθμιση Εργασίας
• Επιτυχημένη Διαχείριση καθημερινών Κρίσεων - Συγκρούσεων
• Αποτελεσματική, αλλά με λεπτότητα Διαχείριση «ανεπιθύμητων εισβολέων» στο Γραφείο της Διεύθυνσης
• Άριστη γνώση των εφαρμογών και Εργαλείων γραφείου
• Ολοκληρωμένη υποστήριξη του Προϊσταμένου
• Διαμόρφωση της αμφίδρομης Επικοινωνίας με τον Προϊστάμενο, που συμβάλλει στην υψηλή Παραγωγικότητα

Το Σεμινάριο αυτό, στην ουσία παίρνει μορφή Workshop. Μέσα από Διαδραστικές Ασκήσεις, Role Playing και παραδείγματα εμπεδώνονται τεχνικές και τρόποι Διαχείρισης για πλήθος καταστάσεων που αντιμετωπίζει καθημερινά η Executive Secretary, ενώ παρουσιάζεται και ο τρόπος μετάβασης σε ένα Paperless Σύστημα Διαχείρισης όλων των πληροφοριών, ενεργειών και εκκρεμοτήτων του Γραφείου που απογειώνει την Παραγωγικότητα της Executive Secretary και των υπολοίπων Διευθύνσεων του Γραφείου. Επίσης παρουσιάζονται τα κορυφαία Εργαλεία Τεχνητής Νοημοσύνης που αυξάνουν σημαντικά την Ποιότητα των Εργασιών αναβαθμίζοντας την εικόνα της εταιρείας.

Επιπλέον, θα βοηθήσει τις Γραμματείς στην Προσωπική τους Ανάπτυξη καθώς και στην εικόνα τους.

Οι Σύμβουλοι της Εταιρείας μας θα καλύπτουν επι 12 μήνες την υποστήριξη των Συμμετεχόντων, παρέχοντας απαντήσεις – διευκρινίσεις σε πιθανές ερωτήσεις τους.

ΕΝΟΤΗΤΕΣ

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

• Ο ρόλος της σύγχρονης Executive Secretary
• Απαιτούμενες Γνώσεις και Δεξιότητες

2. Η ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΟΤΗΤΑΣ

• Οι «ληστές» του χρόνου και τρόποι αντιμετώπισής τους
• Οι κακές συνήθειες και πως τις ξεπερνάμε
• Πώς πρέπει να γίνεται η επεξεργασία κάθε εισερχόμενης Πληροφορίας: Αρχειοθέτηση, Ανάθεση – Υλοποίηση – Επανεξέταση στο μέλλον Σύστημα David Allen GTD: Getting Things Done)
• Καθορισμός Προτεραιοτήτων και Προθεσμιών διεκπεραίωσης
• Η απόκτηση νέων συνηθειών όπως η Ενεργητική Ακρόαση, η Αποφυγή Αναβλητικότητας, το Καθαρό Γραφείο, η Δομημένη Διαχείριση Meetings, η Αποτελεσματική επίλυση Προβλημάτων κ.λπ.
• Η αναζήτηση του γενεσιουργού Αιτίου. Η Μέθοδος των 5 “Γιατί”
• Εργαλεία Λήψης Αποφάσεων
• Διαχείριση συγκρούσεων στο χώρο του γραφείου
• Διαδραστικές Ασκήσεις και role playing

3. Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΩΝ

• Η συμβολή στη βελτίωση του προγραμματισμού του Προϊσταμένου
• Διαχείριση διαφωνιών με τον Προϊστάμενο
• Ο τρόπος που η Executive Secretary ενδυναμώνει τον Προϊστάμενο
• Η Διαχείριση συσκέψεων και συνεδριάσεων
• Η Παρακολούθηση (follow up) αποφάσεων Διοίκησης
• Οργανωμένη Διαχείριση των προτεραιοτήτων της Διεύθυνσης ώστε να υλοποιούνται έγκαιρα τα επείγοντα, αλλά και τα Σημαντικά μη Επείγοντα
• Διαχείριση ψιθύρων και διαδόσεων που υπονομεύουν το Εργασιακό κλίμα

4. ΤΟ PROJECT ΤΗΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΗΣ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ

• Πως χτίζεται ένα Πρόγραμμα Προσωπικής Βελτίωσης σε επίπεδο Εβδομάδας, Μήνα, Εξαμήνου, Έτους

5. ΓΡΑΦΕΙΟ & ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ

• Μετάβαση στο Paperless Office
• Διαδικασίες και Κανόνες
• Κοινή χρήση πληροφοριών και διάχυση Γνώσης
• Scanners και αναγνώριση κειμένου (OCR)
• Διαχείριση Εγγράφων – Emails και Αρχειοθέτηση
• Εργαλεία Διαχείρισης Εκκρεμοτήτων
• Εργαλεία προγραμματισμού εργασιών
• Εργαλεία και Αυτοματοποίηση λειτουργιών
• Επικοινωνία – Συνεργασία
• Το Γραφείο σας οπουδήποτε – Online/Cloud Office
• Mobile Office, Smartphones, Tablets
• Ασφάλεια και Διαχείριση ευαίσθητων Δεδομένων στο χώρο του Γραφείου
• Χρήση εργαλείων ΑΙ στο γραφείο

6. ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΤΕΧΝΗΤΗΣ ΝΟΗΜΟΣΥΝΗΣ

• Δημιουργία – Βελτίωση κειμένων & emails
• Ανάκτηση πληροφοριών σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα από ένα κείμενο
• Μετατροπή Βίντεο και Ηχητικών εγγραφών σε γραπτό λόγο
• Δημιουργία παρουσιάσεων
• Έρευνα επί διαφόρων Θεμάτων
• Project Management
• Δημιουργία flowcharts από κείμενο
• Διαχείριση ταξιδίων / συναντήσεων
• Παραγωγή εικόνων, ήχου και βίντεο, από γραπτό κείμενο

7. ΤΑ ΜΥΣΤΙΚΑ ΤΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

• Αρχές της Επικοινωνίας
• Λεκτική Επικοινωνία
• Εξωλεκτική Επικοινωνία (Η γλώσσα του σώματος)
• Παραλεκτική Επικοινωνία
• Ομοιότητες και διαφορές μεταξύ τηλεφωνικής και της άμεσης (πρόσωπο με πρόσωπο) Επικοινωνίας
• Η βελτίωση της ενδοεταιρικής Επικοινωνίας
• Κρίσιμα σημεία τηλεφωνικής Επικοινωνίας
• Λάθη προς αποφυγή – απαγορευμένες φράσεις
• «Δύσκολες» περιπτώσεις και χειρισμός (Αντιρρήσεις, Διαμαρτυρίες και Παράπονα)
• Διαδραστικές Ασκήσεις και role playing

Το σεμινάριο υλοποιείται ηλεκτρονικά μέσω ειδικής web - πλατφόρμας, που έχει την δυνατότητα πλήρους Διαδραστικότητας (Interaction).

Στο υλικό του σεμιναρίου περιλαμβάνονται:

• Παρουσίαση του σεμιναρίου
• Εφαρμογές σε Excel για Event Management, Λειτουργία Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλου, Προγραμματισμό Εργασιών και Διαχείριση Έργων
• Δωρεάν υποστήριξη για έναν ολόκληρο χρόνο πάνω σε θέματα του σεμιναρίου