Οι οικονομικοί διευθυντές των επιχειρήσεων και άλλα ανώτερα στελέχη γνωρίζουν ήδη τη σημασία της διαχείρισης αποθεμάτων. Όμως ακόμη και οι πιο προσεκτικοί διευθυντές συχνά δυσκολεύονται να το κάνουν σωστά.
Πολύ συχνά διαπιστώνεται ότι οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων βασίζονται σε εξωτερικά σημεία αναφοράς που σπάνια παρέχουν τις αναμενόμενες πληροφορίες. Και κάνουν επιχειρησιακές υποθέσεις που τους στέλνουν σε λάθος μονοπάτια. Δύο από τις πιο κλασσικές παρερμηνείες είναι:
Α) Η βελτίωση της ακρίβειας των προβλέψεων πωλήσεων είναι ο καλύτερος τρόπος για να μειωθεί το απόθεμα και,
Β) Η ενίσχυση της εξυπηρέτησης των πελατών απαιτεί τη διατήρηση περισσότερων αποθεμάτων στο ράφι (αποθέματα ζήτησης).
Το γεγονός είναι ότι και οι δύο αυτές υποθέσεις μπορούν να οδηγήσουν σε κατακερματισμό αποθέματος ή ελλείψεις στην αποθήκη με δυσάρεστα αποτελέσματα.
Όπως γνωρίζουν τα περισσότερα στελέχη, η επίτευξη των κατάλληλων επιπέδων αποθέματος είναι ζωτικής σημασίας, καθώς δεν ελέγχει μόνο το κόστος αλλά και χρησιμεύει ως βαρόμετρο της συνολικής υγείας μιας επιχείρησης. Σύμφωνα με έρευνες οι επιχειρήσεις είναι σε θέση να βελτιώσουν τα επίπεδα αποθεμάτων κατά 20 έως 50 τοις εκατό χρησιμοποιώντας περίπλοκα αναλυτικά εργαλεία, με αποτέλεσμα την εξοικονόμηση πόρων για χρόνια.
Για να μπορέσουν λοιπόν τα στελέχη να αξιολογήσουν το βαθμό αποτελεσματικότητας στη διαχείριση των αποθεμάτων τους πρέπει να απαντήσουν στις ακόλουθες 10 ερωτήσεις οι οποίες μπορούν να αφουγκραστούν τον παλμό υγείας των αποθεμάτων μιας επιχείρησης και να αξιολογούν την αποτελεσματικότητα των διαδικασιών μείωσης αποθεμάτων, καθώς και την πολυπλοκότητα και το εύρος αυτών των προσπαθειών.
1) Είστε σε θέση να αναλύσετε - διαχωρίσετε το λειτουργικό σας απόθεμα στις τρεις μεγάλες κατηγορίες, απόθεμα ασφαλείας, απόθεμα αναπλήρωσης και υπερβολικό ή λιμνάζον απόθεμα;
Αυτή η κατανομή διευκολύνει την λήψη σωστών αποφάσεων σχετικά με τα κατάλληλα επίπεδα για καθέναν από αυτούς τους τρεις τομείς. Βοηθάει στον προσδιορισμό του ελάχιστου αποθέματος ασφαλείας που απαιτείται ώστε να προβλεφθούν προβλήματα της αλυσίδας εφοδιασμού και διανομής, έτσι ώστε οι πελάτες να πάρουν αυτό που ζήτησαν. Είναι χρήσιμο για τον εντοπισμό του όγκου αποθέματος που απαιτείται για την ανανέωση των παραδόσεων κάθε δύο εβδομάδες. Τέλος, βοηθάει τις εταιρείες να βρουν τρόπους για να αποφύγουν το κόστος που συνεπάγεται το λιμνάζον απόθεμα (προσφορές, πρωτόκολλο καταστροφής κλπ.).
2) Χρησιμοποιεί η εταιρεία σας την πιο αποτελεσματική μέθοδο για να υπολογίσει τα επίπεδα αποθεμάτων ασφαλείας;
Χρησιμοποιείτε στατιστικούς τύπους που ενσωματώνουν την ακρίβεια των προβλέψεων πωλήσεων, τους απαιτούμενους χρόνους παραγωγής, την τήρηση του χρονοδιαγράμματος παραγωγής και τους χρόνους παράδοσης;Ή χρησιμοποιείτε έναν απλό κανόνα, όπως "όλα τα προϊόντα που κατασκευάζονται στο εργοστάσιο ABC χρειάζονται 15 ημέρες απόθεμα ασφαλείας".Το πρόβλημα με την εμπειρική προσέγγιση είναι ότι βασίζεται σε προϊόντα με το πιο αβέβαιο ιστορικό παράδοσης. Οι αποδοτικές λειτουργίες διαχείρισης αποθεμάτων χρησιμοποιούν έναν τυποποιημένο στατιστικό τύπο που εξετάζει ιστορικά δεδομένα για μεμονωμένα προϊόντα (ABCανάλυση, κύκλοι καταμέτρησης κλπ.).
3) Υπολογίζετε εκ νέου τα επίπεδα αποθεμάτων ασφαλείας σε τακτική βάση για να βεβαιωθείτε ότι είναι ενημερωμένα;
Ο υπολογισμός πρέπει να γίνεται κάθε τρεις έως έξι μήνες για να εξασφαλισθεί ότι οι αποφάσεις που θα παρθούν από τα στελέχη βασίζονται στις πιο ακριβείς πληροφορίες.
4) Ποιος αποφασίζει για τη βασική πολιτική σχετικά με τα αποθέματα, όπως η επίτευξη της σωστής ισορροπίας μεταξύ της εξυπηρέτησης πελατών και των αποδοτικών αποθεμάτων;
Πολλές αποφάσεις σχετικά με τα επίπεδα αποθεμάτων είναι στρατηγικά σημαντικές. Τα στελέχη πρέπει να έχουν μείζονα λόγο στα θεμελιώδη ζητήματα που επηρεάζουν τη διαχείριση των αποθεμάτων, από τον καθορισμό του σωστού εύρους και της οργάνωσης των προσφορών προϊόντων έως και την οργάνωση της διανομής.
5) Ποιος καθορίζει τη βέλτιστη συχνότητα παραγωγής ή παραγγελίας προϊόντων;
• Μια διατμηματική ομάδα (Παραγωγή, Λογιστήριο, Μάρκετινγκ), ή
• Ο Διευθυντής παραγωγής μόνος του;
Αρκετοί παράγοντες επηρεάζουν την αποτελεσματική διαχείριση των αποθεμάτων. Για παράδειγμα, οι καμπάνιες μάρκετινγκ μπορούν να διαδραματίσουν ρόλο παράλληλα με τον προγραμματισμό της παραγωγής ή τον προγραμματισμό των αγορών από τους προμηθευτές. Έτσι, μια ομάδα που αποτελείται από στελέχη διαφόρων τμημάτων (παραγωγής, λογιστήριο, μάρκετινγκ), θα πρέπει να συντονιστεί και να ρυθμίσει τα προγράμματα παραγωγής και παραγγελιών. Η Διοίκηση Παραγωγής καθορίζει τις αποφάσεις της, συνήθως με βάση την ελαχιστοποίηση του κόστους παραγωγής. Ζυγίζοντας όλους τους παράγοντες και χρησιμοποιώντας μια διαδικασία σχεδιασμού παραγωγής, κοστολόγησης και πωλήσεων, οι διατμηματικές ομάδες συχνά μειώνουν το απόθεμα αναπλήρωσης της εταιρείας κατά 50% και εξασφαλίζουν ότι τα σωστά προϊόντα είναι διαθέσιμα για μεγάλες προσφορές.
6) Πώς καθορίζεται η συχνότητα παραγγελίας και παραγωγής αποθέματος;
Στην ιδανική περίπτωση, υπάρχουν δύο παράγοντες: Οι εταιρείες πρέπει να εξετάσουν υπολογισμούς που ελαχιστοποιούν το συνολικό κόστος, όπως το κόστος αποθέματος και μετάβασης. Θα πρέπει επίσης να βασίζουν τη συχνότητα παραγγελίας ή παραγωγής στις διαπραγματεύσεις μεταξύ των διαφόρων εμπλεκομένων μερών και να λαμβάνουν υπόψη τις αβεβαιότητες όπως π.χ. οι κακές καιρικές συνθήκες.
7) Η βέλτιστη συχνότητα παραγγελίας ή παραγωγής υπολογίζεται σε τακτική βάση ως μέρος μιας διαδικασίας συνεχούς βελτίωσης;
Μόλις μειώσετε τα αποθέματα, θα χρειαστεί να βάλετε νέες διαδικασίες στη θέση τους για να τα μειώσετε ακόμα περισσότερο με την πάροδο του χρόνου. Για παράδειγμα, αντί να προσπαθήσουμε να βελτιώσουμε την ακρίβεια των πωλήσεων από 70% σε μόλις 75%, η δημιουργία μιας ομάδας που επικεντρώνεται στη μείωση του χρόνουπαράδοσης από τους προμηθευτές π.χ. της Ασίας μπορεί να έχει μεγαλύτερο αντίκτυπο.
8) Υπάρχουν στοχοθετημένες ενέργειες για την μείωση του λιμνάζοντος αποθέματος;
Συνήθως το πλεoνασματικό και λιμνάζον απόθεμα προέρχεται από την αναποτελεσματική πρόβλεψη πωλήσεων, το σχεδιασμό ή τη χρήση στατιστικού μοντέλου που δεν αποδίδει σωστά την πολυπλοκότητα των προϊόντων και τους κύκλους ζωής. Τα στελέχη της αποθήκης πρέπει να δημιουργήσουν διαδικασίες για να καθορίσουν τους λόγους για τους οποίους δημιουργούνται αυτά τα αποθέματα και στη συνέχεια να αναπτύξουν ένα σχέδιο δράσης για την πώλησή τους. Αυτό μπορεί να γίνει με διάφορα εργαλεία, όπως οι προσφορές κλπ.
9) Εκτελείτε αναλύσεις ριζικών αιτίων για τα υπερβολικά και απαρχαιωμένα αποθέματα και γνωρίζετε πώς συνδέονται με σχέδια δράσης που περιορίζουν τη δημιουργία περισσότερων υπερβολών;
Οι εταιρείες με αποτελεσματική διαχείριση αποθεμάτων δημιουργούν δύο ομάδες εργασίας με συνδεδεμένα σχέδια δράσης. Η πρώτη ομάδα εργασίας εντοπίζει τα βασικά αίτια και καθορίζει τρόπους μείωσης της δημιουργίας νέων υπερβολικών αποθεμάτων. Η δεύτερη εστιάζει στους τρόπους για την αποτελεσματικότερη πώληση του ήδη υπάρχοντος αποθέματος. Παρέχει στην ομάδα πωλήσεων μια λίστα με τα κορυφαία πλεονάζοντα ή ξεπερασμένα προϊόντα για να τα προωθήσουν με στόχο την μεγαλύτερη δυνατή μείωσή τους.
10) Εφαρμόζετε τις παραπάνω πρακτικές σε όλα τα μέρη του αποθέματός σας (έτοιμα προϊόντα, πρώτες ύλες κλπ.);
Ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη των επιχειρήσεων εξετάζει μόνο ένα μικρό υποσύνολο όλων των αποθεμάτων - τα έτοιμα προϊόντα που βρίσκονται σε μεγάλες αποθήκες - παρόλο που οι πρώτες ύλες, τα ανταλλακτικά ακόμη και τα εμπορεύματα στα καταστήματα λιανικής μπορούν να αποτελέσουν 50 τοις εκατό του συνόλου. Ως αποτέλεσμα, χάνουν πιθανή εξοικονόμηση πόρων. Μια πλήρης καταγραφή όλων των κατηγοριών αποθεμάτων θα βοηθήσει στην καλύτερη ιεράρχηση των τρόπων μείωσης των αποθεμάτων.
Αφού απαντήσετε σε όλες τις 10 ερωτήσεις καταφατικά ή όχι, η διάγνωση της κατάστασης των αποθεμάτων θέτει την εταιρεία σας σε σημαντικές ευκαιρίες για τη βελτίωση τουελέγχου του κόστους και της αποτελεσματικότητας του ενεργητικού και δημιουργεί δυνατότητες για τη λήψη σημαντικών αποφάσεων που αφορούν τις πωλήσεις.
Συμπερασματικά: Καμία επιχείρηση δεν πτώχευσε ή σταμάτησε τη δραστηριότητά της λόγω μόνο χαμηλής κερδοφορίας ή ζημίας. Πολλές επιχειρήσεις έχουν βγει όμως εκτός αγοράς λόγω «ασφυξίας» από χαμηλή ή ανύπαρκτη ρευστότητα, παρόλο που στον ισολογισμό τους μπορεί να παρουσίαζαν κερδοφορία. Η σωστή διαχείριση αποθεμάτων λοιπόν έχει θεμελιώδη σημασία στη λειτουργία της επιχείρησης καθώς μπορεί να βελτιώσει πολύ σημαντικά την οικονομική της υγεία, μέσω της βελτίωσης της ρευστότητάς της καθώς και της αποδοτικότητάς της.