Όταν σκεφτόμαστε τον όρο παραγωγικότητα, όλοι ερχόμαστε αντιμέτωποι με την ίδια πρόκληση: η μέρα έχει μόνο 24 ώρες. Κάποιοι άνθρωποι, ωστόσο, δείχνουν να διαθέτουν τις διπλάσιες. Διεκπεραιώνουν τις υποθέσεις τους με μια αφύσικη ικανότητα. Ακόμη και όταν καταπιάνονται με πολλαπλές εργασίες, φτάνουν το στόχο τους χωρίς αποτυχία.
Όλοι αποζητάμε να ζήσουμε τη ζωή. Και κάτι παραπάνω. Αναντίρρητα δεν υπάρχει καλύτερος τρόπος να το καταφέρουμε αυτό πέρα από το να μπορέσουμε να κάνουμε όσα περισσότερα γίνεται στον πολύτιμο χρόνο που μας έχει δοθεί. Είναι απίστευτο το συναίσθημα να φεύγεις από το γραφείο μετά από μια πραγματικά παραγωγική μέρα. Με τη σωστή προσέγγιση αυτό μπορεί να γίνει καθημερινότητα. Δεν χρειάζεται να δουλεύετε πιο πολύ ή να πιέζετε περισσότερο τον εαυτό σας, απλά χρειάζεται να δουλεύετε πιο έξυπνα.
Οι πολύ παραγωγικοί άνθρωποι το γνωρίζουν καλά αυτό. Κινούνται μέσα στη μέρα τους στηριζόμενοι σε παραγωγικές λύσεις εν είδει τρικ, πράγμα που τους κάνει πιο αποδοτικούς. Χρησιμοποιούν και το τελευταίο λεπτό της ώρας χωρίς να καταβάλουν περαιτέρω προσπάθεια. Αυτές οι παραγωγικές λύσεις είναι τόσο εύκολες στην εφαρμογή, που μπορείτε να τις ενστερνιστείτε από σήμερα κιόλας.
Οι πολύ παραγωγικοί άνθρωποι:
1. Δεν καταπιάνονται δεύτερη φορά με τα ίδια πράγματα
Το θεωρούν χάσιμο χρόνου. Μην αφήνετε αναπάντητα email ή κλήσεις για να ασχοληθείτε μαζί τους αργότερα. Από τη στιγμή που κάτι θα τραβήξει την προσοχή σας, πρέπει να ενεργήσετε άμεσα ή να το μεταφέρετε προς εκτέλεση σε άλλον ή να το διαγράψετε.
2. Ετοιμάζονται για την επόμενη μέρα πριν αποχωρήσουν από το γραφείο
Τελειώνουν την κάθε μέρα τους κάνοντας προετοιμασία για την επόμενη. Ακολουθώντας αυτή την πρακτική θα καταφέρετε δύο πράγματα: να παγιώσετε όσα επιτύχατε σήμερα και να διασφαλίσετε ένα ισάξια παραγωγικό "αύριο".
3. They eat frogs
Μη νομίζετε πως οι παραγωγικοί άνθρωποι καταναλώνουν βατράχους στα γεύματά τους. Με αυτό εννοούν πως αρχίζουν την ημέρα τους κάνοντας το πιο δύσκολο/απαιτητικό/βαρετό/επίφοβο από τα καθήκοντα που έχουν στη λίστα τους. Μετά από αυτό καταπιάνονται με τα υπόλοιπα, αυτά που τους εμπνέουν και τους συναρπάζουν.
Έξτρα tip: “If you have to eat two frogs, eat the ugliest one first.
4. Μάχονται την τυραννία του κατεπείγοντος
Η τυραννία αυτή αφορά όλα τα μικρά πράγματα που εμφανίζονται out of the blue και πρέπει να γίνουν σωστά και άμεσα έτσι ώστε να ασχοληθούν με αυτά που πραγματικά αξίζουν. Πολλές φορές αυτό συνιστά τεράστιο πρόβλημα καθώς οι επείγουσες ενέργειες έχουν πολύ μικρό αντίκτυπο.
Αν υποκύψετε σε αυτή την κατάσταση μπορεί να περάσουν μέρες ή και εβδομάδες χωρίς να ασχοληθείτε με τα αληθινά σημαντικά καθήκοντα. Οι παραγωγικοί άνθρωποι είναι ειδικοί στο να αντιλαμβάνονται πότε η προσπάθεια άμβλυνσης αυτών των μικρών πραγμάτων - προβλημάτων μπορεί να αποτελέσει τροχοπέδη για την καλή τους επίδοση και είτε τα αγνοούν είτε τα μεταβιβάζουν σε άλλους.
5. Ακολουθούν κατά γράμμα το πρόγραμμα ανάμεσα από τα meeting
Στα meeting μπορεί να υπάρξει το μεγαλύτερο χάσιμο χρόνου. Οι πολύ παραγωγικοί άνθρωποι γνωρίζουν ότι ένα meeting μπορεί να διαρκέσει πάρα πολύ αν το επιτρέψουν και γι' αυτό φροντίζουν εκ των προτέρων να ενημερώνουν όλους όσοι παρευρίσκονται πως θα κινηθούν με βάση το πρόγραμμα. Έτσι, θέτουν ένα όριο και διασφαλίζουν πως και οι υπόλοιποι θα είναι περισσότερο συγκεντρωμένοι και αποδοτικοί.
6. Λένε "όχι"
Η λέξη "όχι" είναι μια πολύ δυνατή λέξη, που οι παραγωγικοί άνθρωποι δεν φοβούνται να χρησιμοποιήσουν. Όταν χρειάζεται να πουν "όχι" σε νέες δεσμεύσεις, το κάνουν χωρίς περιστροφές και τιμούν τις υπάρχουσες διασφαλίζοντας έτσι την επιτυχή υλοποίησή τους.
Έρευνες του Πανεπιστημίου της Καλιφόρνια στο Σαν Φρανσίσκο δείχνουν πως όσο πιο δύσκολο μας είναι να πούμε "όχι", τόσο πιο πιθανό είναι να έρθουμε αντιμέτωποι με στρες, Σύνδρομο Burnout , ακόμη και κατάθλιψη.
Μάθετε να λέτε "όχι". Θα αναπτερώσει τη διάθεσή σας όσο και την παραγωγικότητά σας.
7. Διαβάζουν την αλληλογραφία τους (email κ.λπ.) μόνο σε καθορισμένο χρόνο
Δεν επιτρέπουν στα mail τους να τους αποσπούν συνεχώς. Παράλληλα, βάζουν τα μηνύματα σε προτεραιότητα ανάλογα με τον εκάστοτε αποστολέα. Ενεργοποιούν ειδοποιήσεις για πολύ σημαντικούς πελάτες και αποστολείς και κρατούν τα υπόλοιπα για αργότερα. Μερικοί ενεργοποιούν τις αυτόματες απαντήσεις που ενημερώνουν τους αποστολείς για το πότε θα τσεκάρουν ξανά την αλληλογραφία τους.
8. Δεν είναι θιασώτες του multi-tasking
Οι πραγματικά παραγωγικοί άνθρωποι γνωρίζουν πως το multi-tasking σκοτώνει την παραγωγικότητα και μειώνει την απόδοση και την επίδοση, αφού σύμφωνα με έρευνες, ο εγκέφαλος μπορεί να εστιάσει σε ένα αντικείμενο κάθε φορά.
9. Όταν το επιθυμούν κανείς δεν μπορεί να τους βρει
Δώστε σε ένα έμπιστο άτομο έναν αριθμό για να καλούν οι υπόλοιποι σε περίπτωση ανάγκης και αφήστε το άτομο αυτό να φιλτράρει τα τηλεφωνήματα. Κανένα δεν περνάει χωρίς τη δική του συναίνεση. Αυτή η στρατηγική είναι ιδανική για να φέρετε εις πέρας εργασίες που τις έχετε βάλει σε προτεραιότητα.
10. Μεταβιβάζουν εργασίες
Αποδέχονται το γεγονός πως δεν είναι οι μόνοι ευφυείς και ταλαντούχοι άνθρωποι μέσα στην εταιρεία. Εμπιστεύονται τους άλλους στην εκτέλεση των καθηκόντων τους, οπότε ασχολούνται με τα δικά τους.
11. Βάζουν την τεχνολογία να δουλέψει για εκείνους
Χρησιμοποιούν εφαρμογές στα smart phones τους για να ενημερώνονται για σημαντικά email, για το αν η μετοχή της εταιρείας τους χτύπησε μια συγκεκριμένη τιμή κ.ά.
Πηγή: The Muse