Οι περισσότεροι από εμάς, έχουμε παρευρεθεί σε ανούσια meetings. Δαπανήσαμε ώρες από τον εργάσιμο χρόνο μας, ώρες για τις οποίες πληρωθήκαμε κιόλας, τη στιγμή που δεν είχαμε ούτε τίποτα να πούμε, ούτε κάτι να ακούσουμε ή να πάρουμε από αυτή τη συνάντηση.
Χωρίς αμφιβολία, το φταίξιμο είναι του διοργανωτή της συνάντησης. Εύκολα το αποδώσαμε. Τι γίνεται όμως όταν αυτό το ρόλο, καλούμαστε να τον αναλάβουμε εμείς; Τι θα κάνουμε τότε;
Ακολουθείστε τα επόμενα 10 βήματα:
• ΚΑΝΤΕ ΤΙΣ ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΙΣ, ΜΟΝΟ ΟΤΑΝ ΕΙΝΑΙ ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΟ: είναι σίγουρα σωστό και χρήσιμο για όλους, το να υπάρχει μία συγκεκριμένη ώρα της εβδομάδας, κατά την οποία να διεξάγεται η προγραμματισμένη συνάντηση της ομάδας. Βοηθά στην αποτελεσματική προετοιμασία των παρευρισκομένων. Όταν όμως δεν υπάρχει ουσιαστικό θέμα συζήτησης, αναβάλετε την, ενημερώνοντας εγγράφως, όσο πιο νωρίς γίνεται, όσους αφορά. Αλλιώς, όλοι θα πληρωθείτε για να ξοδέψετε χωρίς λόγο το χρόνο σας και ο υπεύθυνος θα είστε εσείς, με το αντίστοιχο αντίκτυπο στην επαγγελματική σας εικόνα
• ΕΧΕΤΕ ΠΑΝΤΑ AGENDA – ΔΩΣΤΕ ΤΗΝ ΑΠΟ ΠΡΙΝ: με αυτόν τον τρόπο, όλοι θα γνωρίζουν εκ των προτέρων το θέμα συζήτησης, θα οργανώσουν τη σκέψη τους και θα συγκεντρώσουν στοιχεία για να υποστηρίξουν την άποψη τους. Όποιος δεν το κάνει, θα στιγματιστεί στα μάτια των υπολοίπων, οπότε την επόμενη φορά θα φροντίσει να είναι «πανέτοιμος». Αποστέλλετε πάντα εγγράφως την agenda, όσο νωρίτερα χρειαστεί, και φροντίστε να σιγουρευτείτε ότι όλοι την έχουν παραλάβει
• ΠΡΟΣΕΞΤΕ ΠΟΙΟΥΣ ΘΑ ΚΑΛΕΣΕΤΕ: μην καλείτε τους πάντες (θυμηθείτε ότι τους πληρώνετε άσκοπα), απλώς και μόνο επειδή έχετε την τυπική εξουσία για να το κάνετε. Με τίποτα δεν θέλετε να έχετε συμμετέχοντες που να βαριούνται, να δυσανασχετούν και να αναρωτιούνται το γιατί δεν ξέρετε ότι το θέμα δεν τους αφορά (άρα δεν γνωρίζετε τη δουλειά σας/τους)
• ΔΙΑΛΕΞΤΕ ΤΟ ΧΩΡΟ: προτιμήστε το γραφείο σας, αν απλώς θέλετε να ανακοινώσετε κάποια στοιχεία χωρίς να γίνει διάλογος. Διαλέξτε ένα oval τραπέζι σε ιδιαίτερο χώρο συγκεντρώσεων και καθίστε στην κεφαλή αν θέλετε να έχετε τον έλεγχο της ροής της συζήτησης (οι θετικά προσκείμενοι σε εσάς φροντίστε να κάτσουν πλάι σας συγκεντρωμένοι, ενώ οι αρνητικά προσκείμενοι να διασκορπιστούν για να αποδυναμωθούν). Επιλέξτε ένα στρογγυλό τραπέζι (έτσι όλοι θα είναι «ίσοι») για ένα brainstorming
• ΞΕΚΙΝΗΣΤΕ ΣΤΗΝ ΩΡΑ ΣΑΣ: μην αργοπορήσετε να αρχίσετε, ούτε για ένα λεπτό. Ξεκινήστε ακόμα και μόνος σας. Μην τιμωρήσετε όσους ήρθαν στην ώρα τους και επιβραβεύσετε όσους καθυστέρησαν, περιμένοντας, καθώς την επόμενη φορά, κανείς δεν θα σεβαστεί κανέναν. Αντιθέτως, στιγματίστε όποιον έρθει καθυστερημένος και αρνηθείτε να τον ενημερώσετε για όσα ήδη αποφασίστηκαν. Ας στενοχωρηθεί. Την επόμενη φορά, θα έρθει ένα τέταρτο νωρίτερα από εσάς
• ΠΕΙΤΕ ΤΟΥΣ ΤΙ ΘΑ ΤΟΥΣ ΠΕΙΤΕ, ΠΕΙΤΕ ΤΟ, ΠΕΙΤΕ ΤΟΥΣ ΤΙ ΤΟΥΣ ΕΙΠΑΤΕ: ξεκινήστε παρουσιάζοντας τους άξονες της θεματολογίας, συνεχίστε αφιερώνοντας συγκεκριμένη ώρα (γνωστή από πριν) σε κάθε έναν και στο τέλος ανακεφαλαιώστε. Είναι απλά η καλύτερη μέθοδος
• ΕΠΙΜΕΙΝΕΤΕ ΣΤΗΝ AGENDA: μην επιτρέψετε σε κανέναν να σας βγάλει από το προγραμματισμένο θέμα συζήτησης, αλλιώς δεν θα μπορείτε πια να συντονίσετε την ομάδα, καθώς δεν τηρείτε τους κανόνες. Ο συγκεκριμένος συνάδελφος ήξερε νωρίτερα την agenda, αλλά δεν σας ενημέρωσε για τη σπουδαιότητα του θέματος, ώστε όλοι να ετοιμαστείτε κατάλληλα. Αν το θέμα είναι σοβαρό, κανονίστε επί τόπου την επόμενη συνάντηση (αν το συζητήσετε τώρα, ο μόνος προετοιμασμένος θα είναι εκείνος και θα περάσει τη δική του άποψη, ενώ από την επόμενη φορά ο καθένας θα «λέει ότι θέλει»)
• ΑΠΟΣΠΑΣΤΕ ΣΥΜΦΩΝΙΕΣ: για κάθε ένα άξονα της agenda, αποσπάστε συμφωνίες. Πάρτε μία απόφαση, ακόμα και αν αυτή αφορά το να μαζευτούν στοιχεία για μια επόμενη ενέργεια/συνάντηση. Αν δεν το κάνετε, έχετε όλοι χάσει το χρόνο σας χωρίς αποτέλεσμα
• ΤΕΛΕΙΩΣΤΕ ΣΤΗΝ ΩΡΑ ΣΑΣ: κάποιοι έχουν προγραμματίσει τις επόμενες δραστηριότητες τους (ραντεβού, συναντήσεις) με το τέλος του meeting. Μην τους τιμωρείτε καθυστερώντας τους, επειδή εσείς δεν μπορείτε να ελένξετε το χρόνο σας
• ΣΤΕΙΛΤΕ ΓΡΗΓΟΡΑ ΠΡΑΚΤΙΚΑ: με αυτό τον τρόπο, θα είναι καταγεγραμμένο και ελένξιμο το τι αποφασίστηκε, καθώς και το ποιος πρέπει να ενεργήσει, πότε, και για πιο ζήτημα
ΚΩΣΤΑΣ ΣΤΑΜΚΟΣ – ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ BUSINESS SEMINARS
Τα παραπάνω αναλύονται στο Diploma in Human Resources Management της Business Seminars.