Πολλοί από εμάς, πιστεύουν ότι οι συνάδελφοι ή οι υφιστάμενοι τους, δεν θα μπορούσαν να ασκήσουν τα δικά τους καθήκοντα, το ίδιο καλά όπως εκείνοι. Κάποιοι μάλιστα, προχωρούν ακόμα περισσότερο, καθώς θεωρούν τον εαυτό τους αναντικατάστατο!
Και όμως, η ουσία του έργου ενός manager, είναι το να αναπτύσσει ανθρώπους. Ένας από τους καλύτερους τρόπους επίτευξης αυτού, είναι η σωστή ανάθεση των αρμοδιοτήτων.
Ακολουθήστε προσεκτικά τα δέκα βήματα που παρατίθενται:
1. Εξηγείστε την ανάγκη εκχώρησης: αναφορικά με το καθήκον που αναθέτετε στον συνεργάτη σας, βρείτε ένα τμήμα του, που να το εκτελεί καλύτερα από εσάς (λόγω σπουδών, εμπειρίας ή και τεχνογνωσίας) και παρακινήστε τον να εκτελέσει το σύνολο, δείχνοντας σε σας και τους συναδέλφους σας, τι πραγματικά μπορεί να κάνει αν του δοθεί η ευκαιρία. Το σημείο-κλειδί αυτού του βήματος, είναι το να του δώσετε να καταλάβει ότι μπορεί να το εκτελέσει καλύτερα από εσάς
2. Εξηγείστε τον βαθμό εκχώρησης: στην αρχή, δεν είναι σωστό να αναλάβει ολόκληρο το καθήκον σας, καθώς λόγω απειρίας, αυξάνονται οι πιθανότητες αποτυχίας, με συνέπεια ο αρχικός ενθουσιασμός να μετατραπεί σε αίσθημα ανικανότητας, πράγμα που μπορεί να αποβεί καταστροφικό. Σταδιακά όμως, μπορείτε να φτάσετε μέχρι και την πλήρη εκχώρηση. Και αυτός πρέπει να είναι και ο τελικός σας στόχος
3. Δώστε χρονικά όρια περάτωσης: φροντίστε να είναι μεν αρκετά μικρότερα από τα δικά σας (ώστε όπου χρειαστούν διορθώσεις να προλάβετε να επέμβετε), αλλά παράλληλα σιγουρευτείτε ότι ο χρόνος που έχει στη διάθεση του επαρκεί. Αν τα όρια που σκέφτεστε να δώσετε είναι πολύ μικρά, μην αναθέσετε το συγκεκριμένο καθήκον
4. Βεβαιωθείτε ότι κατάλαβε καλά: μην πιστεύετε ότι στο ξεκίνημα της ανάθεσης «μιλάτε την ίδια γλώσσα». Δεν διαθέτει τη γνώση και την εμπειρία σας, άρα εκλαμβάνει διαφορετικά την υπάρχουσα κατάσταση. Ζητήστε του να ανακεφαλαιώσει τα λεγόμενα σας, όσες φορές χρειαστεί, μέχρι να κατανοήσει πλήρως τις απαιτούμενες από εκείνον ενέργειες
5. Εξηγείστε του τη βοήθεια που θα έχει: εξηγείστε σε εκείνον, από ποιους (μαζί με εσάς) έχει να περιμένει βοήθεια (και τι είδους) και στους λοιπούς εμπλεκόμενους, τις «υποχρεώσεις» τους απέναντι του. Σιγουρευτείτε ότι όλοι οι προαναφερθέντες θα τον εξυπηρετήσουν αποτελεσματικά και δεν θα του δημιουργήσουν προβλήματα/καθυστερήσεις
6. Από εκείνο το σημείο και μετά, μην εμπλέκεστε: επιτρέψτε του «να κολυμπήσει στα βαθιά». Είναι δεδομένο ότι στο ξεκίνημα της ανάθεσης θα κάνει λάθη. Κάποια από αυτά ίσως να είναι και αρκετά σοβαρά. Παρατηρήστε τον, επιβλέψτε τον, αλλά αφήστε του χρόνο να εξοικειωθεί με τα νέα του καθήκοντα. Να είστε έτοιμος να προλάβετε επικίνδυνες καταστάσεις, αλλά παράλληλα να τον «αφήνετε να αναπνέει»
7. Βεβαιωθείτε ότι εκχωρήσατε και την απαραίτητη εξουσία: ενημερώστε εγγράφως τους ομόβαθμους, υφισταμένους και προϊσταμένους του/σας, ότι πλέον (για το συγκεκριμένο καθήκον) θα ενεργεί εκείνος στη θέση σας και μόνο μαζί του θα έχουν επαφή. Να θυμάστε ότι «μόνο τα γραπτά μένουν»
8. Αναλύστε το αποτέλεσμα: σε τακτά χρονικά διαστήματα και όχι στο τέλος (θα ήταν πλέον αργά), σταματήστε τη διαδικασία. Εάν χρειαστεί αναθεωρείστε, επανεκπαιδεύστε τον και συνεχίστε
9. Επιβραβεύστε τον: επιβραβεύστε πάντα (και προφορικά και εγγράφως) και πάντα δημοσίως (κοινοποιήστε την επιστολή σας). Προσέξτε να μην αφήσετε με κανένα τρόπο να εννοηθεί ότι εσείς διεκπεραιώσατε το συγκεκριμένο καθήκον, αλλά ότι το κατάφερε μόνος του. Αν μπείτε στον πειρασμό και «πάρετε τη δόξα», θα δημιουργήσετε έναν επικίνδυνο αντίπαλο, τη στιγμή που θα μπορούσατε στο πρόσωπο του να βλέπατε τον καλύτερο υποστηρικτή σας
10. Να θυμάστε πάντα ότι όλα τα παραπάνω βήματα, αφορούν μόνο όποιον και θέλει και μπορεί να αναλάβει τα καθήκοντα σας
ΚΩΣΤΑΣ ΣΤΑΜΚΟΣ – ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ BUSINESS SEMINARS
Τα παραπάνω αναλύονται στο Mini MBA Diploma της Business Seminars.