22/06/2011

Εργάζεστε από το σπίτι; Οργανωθείτε!

Καριέρα

Μόλις ξεκίνησα να αυτοαπασχολούμαι και σκοπεύω να εργάζομαι από το σπίτι. Το πρόβλημα είναι ότι δυσκολεύομαι να συγκεντρωθώ και να οργανωθώ. Έχετε κάποια συμβουλή να μου δώσετε;—S.K., Binghamton, Νέα Υόρκη.

Όταν είστε το αφεντικό του εαυτού σας, έχετε την αποκλειστική ευθύνη για την έγκαιρη εκτέλεση των έργων, την επικοινωνία με τους πελάτες και τη συλλογή των πληρωμών. Δεν υπάρχει κάποιος υπεύθυνος για να ελέγχει αν τηρείτε τις προθεσμίες, ούτε άλλοι συνάδελφοι που να διασφαλίζουν ότι έχετε την κατάσταση υπό έλεγχο.

Εάν είστε από τη φύση σας οργανωτικοί άνθρωποι αυτό θα σας βοηθήσει, αλλιώς μπορείτε πάντα να μάθετε να οργανώνεστε. «Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν έχουν κλίση στο γκολφ, λόγου χάρη, αλλά μπορούν να μάθουν πώς παίζεται», λέει η Lisa Kanarek, ιδρύτρια της WorkingNaked.com με έδρα το Ντάλας.

Εάν δεν καταβάλετε κάποια προσπάθεια, θα δυσκολευτείτε πολύ να γίνετε ένας επιτυχημένος αυτοαπασχολούμενος. Ο Mark Miller, ιδρυτής της εταιρείας High Impact Marketing στο Λος Άντζελες, λέει ότι αυτό το έμαθε με τον δύσκολο τρόπο. «Ποτέ δεν ήμουν ιδιαίτερα οργανωτικός ή τακτικός σε ό,τι αφορά τα πράγματά μου. Δυστυχώς τα χαρακτηριστικά αυτά δεν είναι ό,τι καλύτερο για τον κόσμο των επιχειρήσεων».

Ξοδεύοντας ατελείωτες ώρες κάθε εβδομάδα κάνοντας ανασκαφές μέσα σε «50 αρχαιολογικά στρώματα» εγγράφων πάνω στο γραφείο του και έχοντας χάσει μερικές κρίσιμες προθεσμίες, ο Miller συνειδητοποίησε ότι χρειαζόταν βοήθεια: «Αγόρασα μερικά βιβλία και παρακολούθησα μαθήματα για το πώς να αποφεύγω την αταξία». Έμαθε να χρησιμοποιεί έντυπη ατζέντα, σε συνδυασμό με τις εφαρμογές υπενθύμισης εργασιών και συναντήσεων του Outlook. Επίσης καθιέρωσε ένα σύστημα αρχειοθέτησης, μετατρέποντας τα οριζόντια στρώματα των εγγράφων του σε κάθετα αρχεία με ετικέτες. Με τις αλλαγές αυτές έγινε πιο επιτυχημένος στη δουλειά του.

Δεν χρειάζεται να ξοδέψετε μια περιουσία ή να αφιερώσετε πολύ χρόνο σε ένα περίπλοκο σύστημα, σύμφωνα με την Kanarek: «Δεν πειράζει αν δεν είστε απόλυτα οργανωμένοι. Μην τα βάζετε με τον εαυτό σας. Απλώς βρείτε ένα σύστημα που ταιριάζει στον τρόπο εργασίας σας». Η ίδια δίνει μερικές βασικές συμβουλές: ορίστε ένα συγκεκριμένο χώρο εργασίας μέσα στο σπίτι, ακολουθήστε ένα τακτικό ωράριο και εφαρμόστε ένα σύστημα αρχειοθέτησης.

Ο χώρος εργασίας βοηθά στη συγκέντρωση

Με τη σύγχρονη τεχνολογία είναι εύκολο να παίρνετε μαζί το τηλέφωνο και τον υπολογιστή σας και να εργάζεστε στην κουζίνα, στο σαλόνι, ή ακόμα και στην καφετέρια της γειτονιάς. Όμως αν δεν έχετε ένα χώρο εργασίας, εξοπλισμένο με γραφείο και ένα άνετο κάθισμα, δεν θα πάρετε ποτέ στα σοβαρά την εργασία στο σπίτι, λέει η Kanarek. «Αν έχετε μια βάση στο σπίτι σας, ένα χώρο όπου βρίσκεται ο εκτυπωτής και τα αρχεία σας, αυτό σας βοηθά να συγκεντρωθείτε».

Το ίδιο ισχύει και για την υιοθέτηση ενός τακτικού ωραρίου, ανεξαρτήτως εάν προτιμάτε να δουλεύετε το πρωί, το απόγευμα ή τα μεσάνυχτα. «Να σηκώνεστε περίπου την ίδια ώρα κάθε μέρα και να ακολουθείτε ένα πρόγραμμα. Φυσικά το ωράριό σας μπορεί να είναι ευέλικτο, όμως αν περιμένετε μέχρι τις έντεκα ή δώδεκα το πρωί για να καθίσετε στο γραφείο σας, μετά είναι δύσκολο να πάρετε μπρος», λέει η Kanarek.

Συχνά οι αυτοαπασχολούμενοι έχουν τόσα πολλά να κάνουν που η απόδοση προτεραιοτήτων δεν είναι εύκολη υπόθεση. Ο Andrew Hindes, πρόεδρος της In-House Writer, επιχείρησης δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας με βάση το Λος Άντζελες, ενημερώνει τη λίστα με τις υποχρεώσεις του κάθε εβδομάδα, διακρίνοντάς τις σε τέσσερις κατηγορίες: επείγοντα και σημαντικά, σημαντικά αλλά όχι επείγοντα, επείγοντα αλλά όχι σημαντικά, και ούτε επείγοντα ούτε σημαντικά.

«Έχω παρατηρήσει ότι η τρίτη κατηγορία, οι υποχρεώσεις που είναι επείγουσες αλλά όχι σημαντικές, κλέβουν πολύ χρόνο από άλλες ενέργειες που ενώ είναι πολύ βασικές για την επιχείρησή μου δεν έχουν προθεσμία, όπως είναι ας πούμε το μάρκετινγκ και η επαφή με τους πελάτες», λέει ο Hindes. «Όπως διαπίστωσα, καταφέρνω να ολοκληρώσω πολύ περισσότερα πράγματα εάν συμπληρώνω τη λίστα μου και εκτελώ δραστηριότητες και από τις τέσσερις κατηγορίες κάθε εβδομάδα».

Εξωτερική ανάθεση

Ο Hindes φροντίζει να αναθέτει σε τρίτους τα καθήκοντα που δεν του αρέσουν, κάτι που θεωρεί ότι είναι κρίσιμης σημασίας για την επιτυχή αυτοαπασχόληση. «Έχω ένα λογιστή που έρχεται δυο φορές το μήνα και πληρώνει τους λογαριασμούς, καταθέτει τις επιταγές και παρακολουθεί τα έξοδά μου με το QuickBooks. Εξοικονομώ άπειρο χρόνο και γλιτώνω τους πονοκεφάλους. Τα 200 δολάρια το μήνα που δίνω πιάνουν τόπο όσο τίποτα άλλο».

Τεχνικές όπως η αυτοματοποίηση των εργασιών και ο εξορθολογισμός της χρήσης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν επίσης να φανούν χρήσιμες. Ο Karl Goldfield, ο οποίος εργάστηκε ως ανεξάρτητος σύμβουλος πωλήσεων για τέσσερα χρόνια, αύξησε την αποδοτικότητά του περιορίζοντας την έκταση των e-mails του το πολύ στις τρεις προτάσεις και αφιερώνοντας δύο συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα την ημέρα για τη διεκπεραίωση της ηλεκτρονικής του αλληλογραφίας, εκτός αν επρόκειτο για κάτι επείγον.

«Σύμφωνα με μελέτες, οι άνθρωποι ξοδεύουν το 25% της ημέρας τους σταματώντας τη δουλειά τους για να ελέγξουν και να απαντήσουν στα e-mails τους. Εγώ είχα μια γραμματέα εξ αποστάσεως (πρόκειται για νέο σύστημα γραμματειακής υποστήριξης, γνωστό ως virtual assistance) που το μόνο που έκανε ήταν να διατρέχει την ηλεκτρονική μου αλληλογραφία και να διαχειρίζεται τον κατάλογο των εργασιών μου. Την πλήρωνα για εργασία 30-40 ωρών την εβδομάδα. Ήταν εφιάλτης».

Ο Goldfield ξεκίνησε να χρησιμοποιεί το Teambox, ένα λογισμικό διαδικτυακής συνεργασίας που εκσυγχρονίζει και οργανώνει την ηλεκτρονική αλληλογραφία. Το προϊόν τού άρεσε τόσο πολύ, που πριν από ένα χρόνο περίπου έγινε αντιπρόεδρος πωλήσεων και μάρκετινγκ στην εταιρεία που το παράγει. Το εν λόγω δωρεάν εργαλείο και άλλα παρεμφερή προϊόντα επιτρέπουν στους χρήστες να διατρέχουν τα e-mails τους και να τα μετατρέπουν σε εργασίες, ή να τα χρεώνουν σε άλλους. Όπως λέει ο Goldfield, «Το Teambox με βοήθησε να οργανώσω τον τρόπο που δουλεύω. Το να έχεις ένα κεντρικό κόμβο επικοινωνιών σε βοηθά να ξέρεις τι συμβαίνει και να βρίσκεις αυτό που θέλεις, όποτε το θέλεις».

Η Karen E. Klein είναι δημοσιογράφος με έδρα το Λος Άντζελες και καλύπτει θέματα επιχειρηματικότητας και μικρών επιχειρήσεων.

Πηγή: Capital.gr