Καθημερινά, όλοι μας βρισκόμαστε αντιμέτωποι με δεκάδες διακοπές κατά την εργασία μας: συνεργάτες, πελάτες, προμηθευτές, φίλοι και γνωστοί, «εισβάλλουν στη ζωή μας» στη χειρότερη δυνατή στιγμή.
Θα μπορούσαμε να τους δυσαρεστήσουμε, με το να τους απαγορέψουμε να μας διακόψουν, αλλά στο τέλος, θα μέναμε μόνοι…
Τι μπορούμε να κάνουμε; Η επιτυχημένη διαχείριση των διακοπών, αφορά τις εξής ενέργειες:
Α) Διαχείριση όσων σας διακόπτουν, εισβάλλοντας στο γραφείο σας:
1. Προσπαθήστε να εξηγήσετε σε όποιον σας διακόπτει, ότι αυτή την στιγμή είστε πολύ απασχολημένοι, καθορίζοντας όμως –αμέσως- το χρόνο που θα μπορούσε να λάβει χώρα η συνάντηση σας αργότερα. Κάνετε το, ως εξής: πείτε του ότι μπορείτε τώρα να του αφιερώσετε 1 μόνο λεπτό διακόπτοντας τη δουλειά σας, ή μισή ώρα αμέσως μόλις την τελειώσετε, δηλαδή την συγκεκριμένη ώρα «Χ». Ότι και αν «εκείνος» επιλέξει, εσείς θα είστε το «αφεντικό» του εαυτού σας.
2. Προσπαθήστε το γραφείο σας να μην είναι ορατό από την πόρτα του δωματίου, έτσι ώστε να μην μπορούν να σας βλέπουν όσοι περνούν απ΄ έξω. Αν απλώς θελήσουν να περάσουν ευχάριστα την ώρα τους με λίγη κουβεντούλα, θα προτιμήσουν τον πρώτο που θα δουν. Ας μην είστε εσείς, αυτός…
3. Σηκωθείτε μόλις μπει κάποιος στο γραφείο σας και μείνετε όρθιος. Με αυτόν τον τρόπο, δείχνετε πρώτα από όλα ευγενής, δίδοντας σημασία στην παρουσία του επισκέπτη. Ουσιαστικά όμως, με το να μείνετε όρθιος, του περνάτε «υπογείως» το μήνυμα ότι επείγεστε / έχετε πολλά να κάνετε και «μπαίνει απευθείας στο θέμα». Τέλος, μικραίνετε τις πιθανότητες να καθίσει…
4. Σε συνέχεια του προηγούμενου tip, ξεπροβοδίστε όποιον έρχεται στο γραφείο σας, και πηγαίνετε εσείς στο δικό του. Στο δικό του γραφείο, έχει καλύτερη συναίσθηση του χρόνου. Εκεί, έχει συνηθίσει να δουλεύει και όχι να πιάνει κουβεντούλα, για άσχετα με το αντικείμενο συζήτησης θέματα. Επίσης, σκεφτείτε ότι με αυτή σας την επιλογή, μπορείτε να φύγετε όποτε –εσείς- θελήσετε...
5. αφήστε πράγματα επάνω στις καρέκλες των επισκεπτών. Έτσι, μειώνετε την παραμονή τους, αφού δεν βρίσκουν που να κάτσουν.
6. Καθορίστε ώρες επισκέψεων. Δεν θα τις μάθουν όλοι αμέσως, αλλά σιγά-σιγά θα περάσετε το μήνυμα. Δεν θα τις σεβαστούν επίσης όλοι, αλλά τουλάχιστον θα εξοικονομήσετε χρόνο από εκείνους που θα το κάνουν. Προσοχή όμως, να είστε πάντα διαθέσιμος, στις ώρες που έχετε υποδείξει.
7. Τέλος, αφήστε πάντα μερικά μικρά κενά στο πρόγραμμα σας, για να διαχειριστείτε όσους δεν «υπακούουν» στους προηγούμενους κανόνες…
Β) Διαχείριση όσων σας διακόπτουν, τηλεφωνώντας σας:
1. Προσπαθήστε να κάνετε εύκολες εργασίες κατά την διάρκεια των τηλεφωνημάτων (τακτοποίηση αρχείου, σιγύρισμα, κλπ …). Με αυτό τον τρόπο, γλιτώνετε κάποια λεπτά της ώρας, που έτσι και αλλιώς θα σπαταλούσατε μετά.
2. Κρατήστε σημειώσεις, κατά τη διάρκεια του τηλεφωνήματος. Μην ξεχνάτε, ότι μόλις σας διέκοψαν και το μυαλό σας «βρισκόταν αλλού». Αν δεν κρατήσετε σημειώσεις από την αρχή, κινδυνεύετε να ξεχάσετε σημαντικά θέματα και ο συνομιλητής σας θα νομίσει ότι δεν τον προσέχατε / εκτιμάτε.
3. Σχεδιάστε ένα πλάνο διαχωρισμού των τηλεφωνημάτων (ενημερώστε τους συνεργάτες σας σχετικά με το ποια τηλεφωνήματα πρέπει να περνούν από εσάς, καθώς και ποια από εκείνους). Μην ξεχάσετε βεβαίως, να ενημερώσετε και την receptionist της εταιρίας σας.
4. Προσπαθήστε να καθιερώσετε χρόνο κατά τον οποίο θα δέχεστε τηλεφωνήματα (εφόσον βεβαίως αυτό είναι δυνατόν και στο βαθμό που μπορείτε), καθώς και χρόνο κατά τον οποίο θα πραγματοποιείτε τα δικά σας τηλεφωνήματα. Όπως αναφέρθηκε και προηγουμένως, δεν θα το μάθουν όλοι αμέσως και δεν θα το σεβαστούν επίσης όλοι, αλλά τουλάχιστον θα εξοικονομήσετε χρόνο από εκείνους που θα το κάνουν
5. Στα δικά σας τηλεφωνήματα, πάντα να έχετε σχεδιάσει τι θα πείτε γραπτώς, ώστε να αποφεύγετε τα συμπληρωματικά τηλεφωνήματα για κάτι το οποίο ίσως θα ξεχαστεί (φανταστείτε και την επιπρόσθετη ζημιά που θα προκαλούσε κάτι τέτοιο στην επαγγελματική σας εικόνα).
ΚΩΣΤΑΣ ΣΤΑΜΚΟΣ – ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ BUSINESS SEMINARS