Στις θεματικές ενότητες που ξεκινούν και θα συνεχιστούν με την αρθρογραφία μου στο φιλόξενο χώρο του Semifind, θα μιλήσουμε για επαγγέλματα που, παρά την κρίση, έχουν αναγκαία παρουσία στην αγορά εργασίας σήμερα και οι προβλέψεις δείχνουν ότι θα έχουν και στο άμεσο μέλλον.
Άλλωστε, όλοι επιζητούμε το μονοπάτι που θα μας οδηγήσει στην επαγγελματική σταθερότητα παράλληλα με την αξιοποίηση των προσόντων μας.
Στις σύγχρονες επιχειρήσεις, το τμήμα γραμματειακής υποστήριξης, αποτελεί ένα από τα σημαντικότερα τμήματα που συμβάλει ουσιαστικά στην διοίκηση και λειτουργία της επιχείρησης.
Τα στελέχη που το απαρτίζουν, θα πρέπει να έχουν τις κατάλληλες γνώσεις και δεξιότητες έτσι ώστε να μπορούν να ανταπεξέλθουν σε αυτόν το δύσκολο ρόλο.
Η ορθά δομημένη οργάνωση ενός γραφείου ή μιας επιχείρησης είναι διαδικασία πολύπλοκη, που απαιτεί ευρύ φάσμα σταθερών και λεπτών ενεργειών.
Η θέση της Γραμματέως Διοίκησης είναι η θέση κλειδί για κάθε επιχείρηση καθώς επιτελεί καθοριστικό ρόλο τόσο στην οργάνωση όσο και στην εικόνα της επιχείρησης.
Η Γραμματέας Διοίκησης (Executive Secretary) πρέπει να έχει γενικότερη γνώση όλων των τομέων της επιχείρησης και του εξοπλισμού της ως εκ τούτου πρέπει να γνωρίζει τις εργασίες, τις δυνατότητες και τις εφαρμογές του office automation.
Μα ποια είναι τελικά η Γραμματέας Διοίκησης;
Είναι η εξειδικευμένη επαγγελματίας, ικανή να διεκπεραιώνει την εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία, να συντάσσει εμπορικές επιστολές - έγγραφα - εκθέσεις - αναφορές, να ταξινομεί και να αρχειοθετεί τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα, ν' ασκεί διοικητικά καθήκοντα σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές του προϊστάμενού της, να θέτει προτεραιότητες σε θέματα, να συμμετέχει στην επίλυση κρίσιμων για την εταιρία θεμάτων, ν' αναλαμβάνει αποτελεσματικές πρωτοβουλίες σε καταστάσεις κρίσεων, να φροντίζει για τις Δημόσιες Σχέσεις του γραφείου, να διαχειρίζεται αποθέματα υλικών, να προετοιμάζει - συντονίζει - παρακολουθεί - υλοποιεί προγράμματα δραστηριοτήτων του προϊσταμένου της.
Μια επιτυχημένη γραμματέας Διοίκησης θα πρέπει να έχει:
• Αυτοπεποίθηση
• Σύνεση
• Σοβαρότητα
• Υπευθυνότητα
• Επαγγελματισμό
• Δυναμισμό,
• Επινοητικότητα
• Ευχέρεια λόγου
• Άνεση στις κοινωνικές επαφές.
• Να είναι ευγενική και ευέλικτη ακόμα και στα δύσκολα.
• Να ενημερώνεται και να διαβάζει για να εμπλουτίζει τις γνώσεις της και να αυτοβελτιώνεται
• Να οργανώνει άριστα την εργασία της
• Να μπορεί να προσαρμόζεται στους ρυθμούς που απαιτεί το εργασιακό περιβάλλον.
• Να διαθέτει Φαντασία και Δημιουργικότητα
• Να κάνει προτάσεις για νέα συστήματα ή διαδικασίες
• Να παίρνει Πρωτοβουλία στην επίλυση προβλημάτων και στην παρακολούθηση των εργασιών
• Να λειτουργεί με ψυχραιμία σε κρίσιμες καταστάσεις
• Να είναι έμπιστη και εχέμυθη
Το Future Business School αντιλαμβανόμενο την μεγάλη αξία αυτής της θέσης , σας προσφέρει το ολοκληρωμένο πρόγραμμα “Diploma Γραμματέας Διοίκησης” που αποτελεί το σημαντικότερο εργαλείο και μοχλό ανάπτυξης στην εξειδίκευση των στελεχών αυτής της κατηγορίας.
Μέσα από αυτό το πρόγραμμα παρέχονται πρακτικές συμβουλές για την ορθή διαχείριση του χρόνου, για την ανάπτυξη δεξιοτήτων στην επικοινωνία, στην αλληλογραφία, στην αρχειοθέτηση και στα λοιπά πρακτικά καθήκοντα για την αποτελεσματικότερη υλοποίηση της εργασίας.
Παράλληλα το πρόγραμμα προετοιμάζει τους απόφοιτους για την πιστοποίηση Certified Secretaries Management Assistants. Η πιστοποίηση της ACTA που αποτελεί τεχνοβλαστό του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης, αναγνωρίζεται σε Ελλάδα και εξωτερικό.
Το σχήμα πιστοποίησης CSMA είναι διαπιστευμένο σύμφωνα με το διεθνές πρότυπο ISO/IEC 17024 από το ΕΣΥΔ, τον κατά νόμο αρμόδιο οργανισμό, γεγονός το οποίο σημαίνει ότι η διαδικασία πιστοποίησης γίνεται με αμεροληψία και με τεκμηριωμένη επάρκεια ενώ παράλληλα καθιστά αναγνωρισμένο και αποδεκτό το πιστοποιητικό ως ισότιμο από τους Εθνικούς Φορείς Διαπίστευσης των χωρών – μελών της EA (European cooperation for Accreditation) και σε παγκόσμιο επίπεδο από τους Εθνικούς Φορείς Διαπίστευσης των χωρών – μελών της IAF (International Accreditation Forum).