Γραμματέας Διοίκησης: Προετοιμασία για Πιστοποίηση CSMA

Ο Ηλίας Δ. Τζαννής είναι Εμπειρογνώμονας, Εισηγητής-Συντονιστης της Ειδικής Ομάδας Έργου ΕΛΟΤ 1437, που εκπόνησε το Ελληνικό Πρότυπο ‘’ Γραμματεία Διοίκησης - Καθήκοντα, Επαγγελματική Επάρκεια, Οργάνωση Γραφείου και Υποστηρικτικά Εργαλεία ‘’, Ακαδημαϊκός Υπεύθυνος του Προγράμματος «Certified Adults Trainer for Secretaries Management Assistants», του τεχνοβλαστού ACTA του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης, Δημιουργός του Προγράμματος Top Management Assistants στο Κ.Ε.Κ. του ΕΚΠΑ, Πιστοποιημένος Εκπαιδευτής από το International Board of Standards for Training, Performance and Instruction, Πιστοποιημένος Αξιολογητής από το ΕΟΠΠΕΠ και σήμερα Επιχειρησιακός Ερευνητής, σε ειδικά θέματα Management, Επιστήμης Γραμματείας & Εκπαίδευσης. Έχει σπουδές στις Διοικητικές, Οικονομικές, Πολιτικές Επιστήμες και εξειδίκευση στην Οργάνωση & Διοίκηση Επιχειρήσεων και στην Περιφερειακή Οικονομική Ανάπτυξη (MSc) καθώς και άδεια άσκησης οικονομολογικού επαγγέλματος του Ο.Ε.Ε. Διετέλεσε Διευθυντικό στέλεχος στη Διοίκηση της Εθνικής Τράπεζας, εισηγητής στην ΕΤΕ, το Ελληνικό Τραπεζικό Ινστιτούτο, της Ένωσης Ελληνικών Τραπεζών & αυτό της Κύπρου και έχει συνεργαστεί με Επιχειρήσεις, Πανεπιστήμια, Ακαδημίες (ΟΤΕacademy και ΕΥΔΑΠ), το Πανεπιστήμιο του Sunderland U.K. και Εκπαιδευτικές Εταιρίες, παρέχοντας συμβουλευτική & εκπαίδευση. Είναι μέλος επιστημονικών ενώσεων, συγγραφέας βιβλίων και αρθρογράφος στον ελληνικό και ξένο ημερήσιο και περιοδικό τύπο, στο Δελτίο Διοικήσεως Επιχειρήσεων και στο Δικτυακό Τόπο του Startup Greece.

• Σε στελέχη Γραμματείς
• Σε Γραμματείς όλων των επίπεδων και κατηγοριών
• Σε Διοικητικά στελέχη και υπάλληλους Οργανισμών, Επιχειρήσεων, Τραπεζών, Δημόσιου Τομέα, Μονάδων Παροχής Υπηρεσιών Υγείας

Το ταχύρυθμο αυτό πρόγραμμα στοχεύει στην ουσιαστική εκπαίδευση Γραμματέων, με βάση το syllabus πιστοποίησης της ACTA, προκειμένου οι συμμετέχουσες σε αυτό να διαθέτουν όλες τις απαιτούμενες επαγγελματικές γνώσεις, δεξιότητες και ικανότητες για να πιστοποιηθούν από την ως άνω εταιρία έντασης γνώσης – τεχνοβλαστό ACTA του Αριστοτέλειου Πανεπιστήμιου Θεσσαλονίκης. Το σχήμα πιστοποίησης φέρει την ένδειξη Certified Secretaries Management Assistants (CSMA) - Πιστοποιημένος Γραμματέας Βοηθός Διοίκησης, είναι μοναδικό και διαπιστευμένο σύμφωνα με το διεθνές πρότυπο ISO/IEC 17024 από το ΕΣΥΔ, τον κατά νόμο αρμόδιο οργανισμό με το πιστοποιητικό αρ. 594. Αυτό σημαίνει ότι η διαδικασία πιστοποίησης γίνεται με αμεροληψία και με τεκμηριωμένη επάρκεια, ενώ παράλληλα καθιστά αναγνωρισμένο και αποδεκτό το εν λόγω πιστοποιητικό ως ισότιμο από τους Εθνικούς Φορείς Διαπίστευσης των χωρών - μελών της European Cooperation for Accreditation.
Με γνώμονα τα ως άνω, η αγορά έχει αγκαλιάσει την εν λέγω μοναδική πιστοποίηση και μέχρι σήμερα έχουν πιστοποιηθεί 600 και πλέον Γραμματείς Οργανισμών και Επιχειρήσεων στην Ελλάδα και στην Κύπρο.

ΣΥΝΟΠΤΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ
1. Θεσμοθέτηση Τομέα Γραμματείας & Επαγγέλματος Γραμματέων στην Ελλάδα
• Το επαγγελματικό περίγραμμα αρ. 50 ‘’Υπάλληλος Γραμματειακής Διοικητικής Υποστήριξης, του ΕΟΠΠΕΠ (π. ΕΚεΠις).
• Το syllabus πιστοποίησης Γραμματέων Βοηθών Διοίκησης (CSMA) της ACTA, Εταιρίας Έντασης Γνώσης, του Α.Π.Θ.
• Το Ελληνικό Πρότυπο ΕΛΟΤ 1437 ‘’Γραμματεία Διοίκησης - Καθήκοντα, Επαγγελματική Επάρκεια, Οργάνωση Γραφείου, Υποστηρικτικά Εργαλεία’’.
2. Σχεδιασμός Γραμματείας Διοίκησης
• Ανάλυση αποστολής, αξιολόγηση θέσης, στόχοι, σχέδια και προγράμματα δράσης Γραμματείας Διοίκησης.
• Εργαλεία που επικουρούν το σχεδιασμό Γραμματείας Διοίκησης : SWOT, BENCHMARKING, OUTSOURCING, TELEWORKING ANALYSIS.
3. Οργάνωση Γραμματείας Διοίκησης
• Κανονιστικό Πλαίσιο.
- Διάκριση και ανάλυση εργασιών σε κύριες και βοηθητικές
Ι. Κύριες εργασίες
Ι.ι. Διαχείριση Επικοινωνίας: Ενδο-Εξωεπιχειρηματικής γραπτής (σε χαρτί και ηλεκτρονικό μέσο, με δημιουργική γραφή επιχειρηματικών κείμενων), προφορικής (λεκτικής και με γλώσσα προσώπου και σώματος), τηλεφωνικής, μέσω τηλεδιάσκεψης.
Ι.ι.ι. Διαχείριση αντικειμένων υποστήριξης συναρτώμενων με την επικοινωνία, ήτοι :
Δημόσιων Σχέσεων, Αντιμετώπισης Κριτικής, Διαφωνιών και Συγκρούσεων, Διοργάνωσης Συμβουλίων, Συσκέψεων, Συνελεύσεων, Συνεδρίων, Ταξιδιών και Εκδηλώσεων, Οργάνωσης Χρόνου, Δημιουργίας Εικόνας, Αντιμετώπισης Στρες.
Ι.ιι. Οργάνωση και Διαχείριση Τεκμηρίων Αρχείων : Σε χαρτί και σε ψηφιακό μέσο, με χρήση ηλεκτρονικής υπογραφής (Π.Δ. 150/Α. 125/25.06.2001 ‘’Κανονιστικό Πλαίσιο για Ηλεκτρονικές Υπογραφές’’), η οργάνωση με το Πρότυπο ISO 15489-1/2001 Records Management, το Π.Δ. 25/Α. 44/25.02.2014 ‘’Ηλεκτρονικό Αρχείο και Ψηφιοποίηση Εγγράφων’’.
Ι.ιιι. Διαχείριση Γνώσης : Στάδια και φάσεις κύκλου Διαχείριση Γνώσης, εννοιολογική προσέγγιση της ρητής και άρρητης γνώσης, διαδικασίες δημιουργίας / μετασχηματισμού γνώσης.
Ι.ιv. Προϋποθέσεις συμμετοχής Γραμματέως σε ειδικά θέματα και προγράμματα έργων.
ΙΙ. Βοηθητικές εργασίες,
Διαχείριση ημερολογίου, ραντεβού, εορτολόγιου, μικροταμείου και αναλώσιμων, τήρηση κώδικα τυπικού υποδοχής, συστάσεων, παροχής αφεψημάτων.
• Επαγγελματικό Περίγραμμα Γραμματέων Βοηθών Διοίκησης.
Ι. Περιγραφή Θέσης Γραμματέως Βοηθού Διοίκησης.
Βασικός στόχος, καθήκοντα, αποφάσεις, ομαλή λειτουργία, συχνότητα αναφοράς, έλεγχος έργου, ανάληψη κίνδυνων της θέσης.
ΙΙ. Προδιαγραφές Θέσης Γραμματέως Βοηθού Διοίκησης.
ΙΙ.ι. Γνώσεις σχεδιασμού, οργάνωσης, διεύθυνσης Γραμματείας Διοίκησης και πλαισίου γραμματειακής υποστήριξης στα πεδία συντονισμού επικοινωνίας, επίλυσης προβλημάτων, δημιουργικής γραφής επιχειρηματικών κείμενων, οργάνωσης και διαχείρισης γνώσης, αρχείων, αλληλογραφίας, έργων, διοργάνωσης πάσης φύσεως συμβουλίων, συνεδρίων, συνελεύσεων, εκδηλώσεων επικουρουμένων από τηλεματικές εφαρμογές.
ΙΙ.ιι. Δεξιότητες και ικανότητες διοικητικές, συναισθηματικού, νευρογλωσσικού και ηγετικού πρότυπου, λήψης αποφάσεων, σταθμισμένων πρωτοβουλιών, ευελιξίας, διπλωματικότητας, προσαρμογής σε καταστάσεις συνεχών αλλαγών, πίεσης και αντίξοων καταστάσεων.
4. Διεύθυνση Γραμματείας Διοίκησης
• Αρμοδιότητες και υποχρεώσεις στελέχους / επιχειρηματία προς τις Γραμματείς Βοηθούς Διοίκησης :
- Βελτιστοποίηση χωροταξικού, εργονομικού, τεχνολογικού, τηλεματικού περιβάλλοντος καθώς και αυτού υγείας και ασφάλειας εργασίας και εργαζομένων.
- Mentoring και παροχή προϋποθέσεων αυτο-παρακίνησης.
- Καλλιέργεια ηγετικού, συναισθηματικού και νευρογλωσσικού προφίλ.
- Παροχή δια βίου εκπαίδευσης στα εργαλεία ανοιχτού management Risk & Change.
- Μεθοδολογία αποδοχής των διαχρονικά σταθερών εταιρικών αξιών όραμα, κουλτούρα, καινοτομία, κοινωνική ευθύνη.
- Τήρηση του κώδικα ηθικής και δεοντολογίας επαγγέλματος Γραμματέων.
- Δημιουργία κλίματος εργασιακής ικανοποίησης.
• Προϋποθέσεις ανάθεσης αρμοδιοτήτων και ευθυνών σε Γραμματέα Βοηθό Διοίκησης.
1η Προϋπόθεση : Απαιτήσεις πριν την ανάθεση αρμοδιοτήτων και ευθυνών.
2η Προϋπόθεση : Απαιτήσεις κατά την ανάθεση αρμοδιοτήτων και ευθυνών.
5. Έλεγχος γραμματείας Διοίκησης και Λογοδοσία
Προϋποθέσεις διαδικασίας έλεγχου Γραμματείας και Γραμματέως
• Προϋποθέσεις λογοδοσίας Γραμματέως Βοηθού Διοίκησης.

ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ ΔΙΔΑΣΚΑΛΙΑΣ
Το πρόγραμμα εμπλουτίζεται με εργασίες και πρακτικές εφαρμογές.
Δυνατότητα φοίτησης εξ’ αποστάσεως (Distance Learning).

Το πρόγραμμα έχει διάρκεια 15 ώρες διδασκαλίας και υλοποιείται με σύγχρονα εποπτικά μέσα, ασκήσεις και το ‘’Εγχειρίδιο Αποτελεσματικής Επιμόρφωσης Γραμματέων Βοηθών Διοίκησης’’ της
ΓΚΙΟΥΡΔΑΣ ΕΚΔΟΤΙΚΗΣ και INTERACTIVE BOOKS, που είναι εγκεκριμένο από την ACTA, και στο όποιο εμπεριέχονται ένα CD ‘’Δημιουργική Γραφή Επιχειρηματικών Κείμενων’’ και ένα CD ‘’Απαντήσεις στα ερωτηματολόγια Εγχειριδίου’’.

ΠΑΡΟΧΕΣ
Ηλεκτρονικές σημειώσεις, Πιστοποιητικό παρακολούθησης