Το τμήμα γραμματειακής υποστήριξης όλων των επιπέδων και κατηγοριών οργανισμών, επιχειρήσεων, μονάδων Δημόσιου και ευρύτερου Δημόσιου τομέα, ΟΤΑ, τραπεζών, μονάδων υγείας, αποτελεί ένα από τα σημαντικότερα τμήματα. Τα άτομα που το απαρτίζουν, πέρα από τα τυπικά προσόντα, θα πρέπει να έχουν και τις κατάλληλες γνώσεις έτσι ώστε να μπορούν να ανταπεξέλθουν σε αυτόν το δύσκολο ρόλο.
Συνοπτικό Πρόγραμμα Σεμιναρίου
Η Σύγχρονη Γραμματέας Διοίκησης 12 ΩΡΕΣ
- Γνωριμία. Ο ρόλος: καθήκοντα, Δεοντολογία & Ηθική.
- Ικανότητες και δεξιότητες γραμματειακής υποστήριξης
- Τύποι πελατών και χειρισμός παραπόνων
- Διαχείριση προϊσταμένων: διαφωνία, follow up αποφάσεων διοίκησης, η συμβολή της Γραμματέως στη βελτίωση του προγραμματισμού του προϊσταμένου της, συναντήσεις, συσκέψεις, ταξίδια
- H διαχείριση της εμπιστευτικότητας των πληροφοριών
- Συναλλακτική Ανάλυση Συμπεριφοράς, ΝLP, "The boss behind the boss".
- Τρόποι και μέσα επικοινωνίας: διαχείριση των κρίσεων, οι βασικές αρχές της διαχείρισης κρίσεων, πρακτικές μείωσης εντάσεων & συγκρούσεων
- Οι Δημόσιες Σχέσεις: στοιχεία που αναβαθμίζουν την εικόνα της Εταιρείας, τρόποι και μέσα επικοινωνίας, διαμόρφωση σχέσεων με πελάτες, προμηθευτές, media κ.α.
Οργάνωση γραφείου, 8 ώρες
- Βασικές αρχές της οργάνωσης γραφείου
- Προγραμματισμός ημερήσιας εργασίας P.A.
- Καθορισμός προτεραιοτήτων O.O.D.A.
- Σύγχρονα Εργαλεία Διαχείρισης Εκκρεμοτήτων - Προγραμματισμού
- Διαχείριση χρόνου, προτεραιότητες & τεχνικές αντιμετώπισης αναβλητικότητας: ο ρόλος
- του multitasking
- Η διαχείριση του σημαντικού & του επείγοντος: οριοθετώντας την σχέση μεταξύ
- επείγοντος & σημαντικού σε σχέση με το επείγον & ΜΗ σημαντικό.
- Η διαχείριση της πληροφορίας
- Έννοια Αρχείου, δημιουργία αρχείου συστήματα αρχειοθέτησης, κανόνες αρχειοθέτησης,
- ταξινόμηση – ταξιθέτηση
- Προτεινόμενα αρχεία επιχείρησης, εκκαθάριση αρχείου
- Αρχείο Εμπιστευτικών Πληροφοριών
Ηλεκτρονική οργάνωση γραφείου, 6 ώρες
- Χρήση G-MAIL & GOOGLE CALENDAR
- Χρήση προγραμμάτων ελέγχου ορθογραφίας και μετάφρασης
- Χρήση Eργαλείων Μετάφρασης: SYSTRAN - GOOGLE TRANSLATE - WORLD LINGO
- TRANLATE
- Online υπηρεσία μετατροπής αρχείων
- Κρυπτογράφηση Αρχείων & Φακέλων
- Μεταφορά μεγάλων αρχείων με WETRANSFER & DROPBOX
- Διαθεσιμότητα γραφείου από οπουδήποτε, απομακρυσμένη πρόσβαση και Online Office,
- Τηλεδιασκέψεις
- Skype - Team Viewer - Google Drive
- Χρήση κωδικών (passwords) και Ηλεκτρονική υπογραφή
- Χρήση Μηχανών Αναζήτησης
Αλληλογραφία, 4 ώρες
- Βασικά χαρακτηριστικά εγγράφου
- Μορφή και εμφάνιση εγγράφου
- Αρχές και μέθοδοι για αποτελεσματική συγγραφή κειμένων
- Συγγραφή κειμένων
- Πρακτικές υποδείξεις επανεξέταση - επιμέλεια - διόρθωση κειμένου
- Πηγές πληροφόρησης και βοηθήματα
- Είδη εγγράφων
- Σύνταξη επαγγελματικών επιστολών, το ύφος, τα μέρη & τα είδη της επιστολής, αρχές
- γραπτής επικοινωνίας
- Συγγραφή επαγγελματικών επιστολών, διαχείριση επαγγελματικών e-mail
- Εμπορική Αλληλογραφία
Προετοιμασία για τις εξετάσεις πιστοποίησης CSMA, 15 ώρες
- Θεσμοθέτηση Τομέα Γραμματείας & Επαγγέλματος Γραμματέων στην Ελλάδα
- Σχεδιασμός Γραμματείας Διοίκησης
- Οργάνωση Γραμματείας Διοίκησης
- Διεύθυνση Γραμματείας Διοίκησης
- Έλεγχος γραμματείας Διοίκησης και Λογοδοσία
Με την ολοκλήρωση των προγραμμάτων οι σπουδαστές μπορούν να συμμετέχουν στις εξετάσεις για την πιστοποίηση Certified Secretaries Management Assistants (CSMA). Η πιστοποίηση προσφέρεται από την ACTA. Το Future Business School είναι εξεταστικό κέντρο πιστοποίησης της ACTA.Η ACTA είναι φορέας πιστοποίησης ανθρώπινου δυναμικού, που αποτελεί τεχνοβλαστό του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης. Είναι πιστοποιημένος φορέας από τον Ο.Ε.Ε.Κ. (Οργανισμός Επαγγελματικής Εκπαίδευσης και Κατάρτισης) και διαπιστευμένος φορέας από το Ε.Σ.Υ.Δ.(Εθνικό Συμβούλιο Διαπίστευσης)