Paperless Office

Οι συμμετέχοντες θα μπορούν:

• Να εξοικειωθούν με Εφαρμογές που διευκολύνουν την εσωτερική Επικοινωνία
• Να γνωρίσουν σύγχρονους τρόπους για τη Διαχείριση της Πληροφορίας και των Εκκρεμοτήτων
• Να βελτιώσουν Δομές και τρόπους Αρχειοθέτησης ώστε να μην χάνεται Χρόνος
• Να κάνουν χρήση Εργαλείων που έχει σχεδιάσει η Εταιρεία μας και θα τους δοθούν δωρεάν
• Να είναι σε θέση να αξιοποιούν Tablets / Smartphones για όλες τις Λειτουργίες της Επιχείρησης
• Να ενημερωθούν για τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους συγχρονισμού και τους πιο Ασφαλείς τρόπους Διακίνησης Αρχείων, ώστε να έχουν πρόσβαση σε αυτά από οποιοδήποτε σημείο και από οποιοδήποτε Μέσο
• Να ξεναγηθούν στις σημαντικότερες εφαρμογές (αρκετές διατίθενται δωρεάν) που αυξάνουν με εντυπωσιακό τρόπο την Παραγωγικότητα
• Να εφαρμόσουν με σχετικό Case Study την μεθοδολογία David Allen για θεαματική Βελτίωση στη Διαχείριση του Χρόνου και στη Βελτίωση της Παραγωγικότητας

Στο σεμινάριο αυτό παρουσιάζονται Πρακτικές, Εργαλεία και Διαδικασίες για τη Διαχείριση της συνεχούς ροής των εισερχομένων Πληροφοριών και των ποικίλων απαιτήσεων της καθημερινότητας, ώστε να επιτύχουμε βελτίωση του τρόπου καθορισμού προτεραιοτήτων, αναβάθμιση της Εσωτερικής Επικοινωνίας και Οργάνωση των Αναθέσεων με καθορισμό προθεσμιών και μηχανισμούς Ελέγχου υλοποίησης. Με τον τρόπο αυτόν οδηγούμαστε σε σημαντική Βελτίωση στη Διαχείριση του Χρόνου και τελικά σε αύξηση της Παραγωγικότητας.

Σύμφωνα, μάλιστα, με έρευνα της McKinsey, τα Στελέχη αφιερώνουν κατά μέσο όρο 1,8 ώρες την ημέρα για αναζήτηση και συλλογή Πληροφοριών. Αυτό δείχνει πόσο σημαντικό είναι να έχουμε αποτελεσματικούς τρόπους Διαχείρισης και σύγχρονα Εργαλεία, ώστε να μειωθεί δραστικά αυτός ο Χρόνος.

Παρουσιάζονται επίσης Εφαρμογές που συγχρονίζονται με Tablets/Smartphones, με τις οποίες διαχειριζόμαστε Επιχειρηματικές Λειτουργίες, Έγγραφα, Επαφές, Ημερολόγια, Εκκρεμότητες, Αναθέσεις, Ευκαιρίες, Επικοινωνία με Πελάτες κλπ, που οδηγούν σε ένα «Paperless Office", βελτιώνοντας σε μεγάλο βαθμό την Ποιότητα και την Παραγωγικότητα της Λειτουργίας του Στελέχους.

Για τη μέτρηση της παραγωγικότητας χρησιμοποιούνται Εργαλεία, με τα οποία αποτυπώνεται η Αποδοτικότητα της Λειτουργίας του γραφείου, με χρήση Δεικτών για την Εξέλιξη των Εκκρεμοτήτων και των Projects, καθώς και την Αξιοποίηση του Χρόνου με βάση το Time Matrix του Stephen Covey και το Σύστημα 5S για την ευταξία του γραφείου.

Α. ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΑ

• Μετάβαση στο Paperless Office
• Ο χρόνος που χάνεται στην αναζήτηση Πληροφοριών
•  

Β. ΥΠΟΔΟΜΕΣ

• Scanners Πρόσβαση από παντού
• Private/public και hybrid cloud
• Τηλεδιάσκεψη και Παρουσιάσεις εξ αποστάσεως
• iPad, Tablets, Smartphones: Εφαρμογές

Γ. ΕΡΓΑΛΕΙΑ

• Μετατροπή e-mails σε αναθέσεις και άλλοι αυτοματισμοί
• Μετατροπή γραπτών κειμένων σε ηλεκτρονικά (OCR)
• Εφαρμογές Διαχείρισης Εκκρεμοτήτων, Εργασιών και Έργων
• Η Διαχείριση των Ημερολογίων
• Εφαρμογές Διαχείρισης Εγγράφων και Πληροφοριών
• Εργαλεία 5S
• Εργαλεία βελτίωσης Διαχείρισης Χρόνου με βάση το Time Matrix του Covey
• Εργαλεία Χρόνου/Προγραμματισμού
• Εργαλεία Επιχειρηματικών Λειτουργιών

Δ. ΚΑΝΟΝΕΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ

• Κανόνες και Διαδικασίες ενός Paperless Office
• Μεθοδολογίες και Πρακτικές Διαχείρισης Χρόνου
• Δομή Συστήματος Αρχειοθέτησης
• Σύστημα David Allen
• Σύστημα Stephen Covey

• Εγχειρίδιο «Paperless Office» σε ηλεκτρονική μορφή
• Παρουσίαση του σεμιναρίου
• Για καθημερινή Εφαρμογή στο γραφείο δίνονται:
• Εργαλείο Προγραμματισμού και Παρακολούθησης Έργων
• Εργαλείο Βελτίωσης της Διαχείρισης Χρόνου
• Εργαλείο ABC Analysis
• Εργαλείο Time Matrix του Stephen Covey
• Εργαλείο Επίλυσης Προβλημάτων
• Εργαλείο Λήψης Αποφάσεων
• Εργαλείο Αποτελεσματικής Επικοινωνίας
• Βεβαίωση Παρακολούθησης
• On line υποστήριξη επί ένα έτος