Executive Secretary Excellence

Γεώργιος Βάβουλας
ΜΒΑ, σύμβουλος επιχειρήσεων με πολυετή συμβουλευτική εμπειρία σε συστήματα οργάνωσης και ανάπτυξης και πλούσια διδακτική εμπειρία σε θέματα οργάνωσης γραφείου.
Παναγιώτης Σταθόπουλος
Έχει την ευθύνη υποστήριξης της Μηχανογραφικής Υποδομής της AQS, καθώς και την συντήρηση και οργάνωση του συνολικού δικτύου της AQS σε θέματα IT καθώς επίσης και στην ανάπτυξη και εφαρμογή Βάσεων Δεδομένων στα έργα που αναλαμβάνει η Εταιρεία. Με 15ετή εμπειρία στους Η/Υ και ειδικότερα σε περιβάλλον Windows και Linux, ειδικεύεται σε βάσεις Δεδομένων, στον προγραμματισμό και στα δίκτυα.
Ιωάννης Κριτσωτάκις
Διδάκτωρ του Οικονομικού Πανεπιστημίου της Βιέννης με εξειδίκευση στο Marketing Εξαγωγών και την επικοινωνία. Πρώην ανώτατο στέλεχος του Ελληνικού Οργανισμού Εξαγωγών και Καθηγητής στην Εθνική Σχολή Δημόσιας Διοίκησης. Διαθέτει μακροχρόνια διδακτική εμπειρία στην εκπαίδευση στελεχών επιχειρήσεων και ένα πλούσιο συγγραφικό έργο (Εμπορικές Εκθέσεις - Ο Δρόμος για την Επιτυχία, Νικητές οι Πωλήσεις που Αγαπούν οι Πελάτες, Το Τηλέφωνο Φέρνει Κέρδη, Επειδή Ποτέ δεν θα Έχετε μια Δεύτερη Ευκαιρία, Διαπολιτισμική Επικοινωνία)

Ο ρόλος της Executive Secretary (ES) είναι να δημιουργήσει ένα περιβάλλον υψηλής ποιότητας που ξεκινά από την αισθητική του γραφείου και περιλαμβάνει το φιλικό κλίμα επικοινωνίας, τη διαχείριση μικρών καθημερινών κρίσεων - συγκρούσεων και «ανεπιθύμητων εισβολέων» στο γραφείο του Προϊσταμένου.

Στο σεμινάριο αυτό παρουσιάζεται για πρώτη φορά και ένα πρωτοποριακό Σύστημα Διαχείρισης της Καθημερινότητας, δηλαδή όλων των εισερχόμενων πληροφοριών, τηλεφωνημάτων, e–mails, fax, δημοσιευμάτων, εντολών και ιδεών, σε μια συνεχή ροή, όπου όλες οι πληροφορίες, αρχειοθετούνται και μεταβιβάζονται, δράσεις ανατίθενται, αξιολογούνται και διεκπεραιώνονται με ελεγχόμενο τρόπο που απογειώνει την παραγωγικότητα της ES άρα και του Γραφείου της Διοίκησης, καθώς και όλων των εμπλεκόμενων Στελεχών. Δημιουργείται δηλαδή ένα Lean Office με paperless λειτουργία. Επιπλέον, η ES αξιοποιώντας τις τελευταίες εξελίξεις της Τεχνολογίας θα μπορεί να έχει πρόσβαση στα Αρχεία και τις Επαφές της Εταιρείας από παντού και επί πλέον να χρησιμοποιεί με επαγγελματικό τρόπο το Excel καθώς και το Power Point για παρουσιάσεις υψηλής ποιότητας.

Έτσι τα επείγοντα μειώνονται με τον προγραμματισμό και οι συσκέψεις προετοιμάζονται έγκαιρα με αρτιότητα και ποιότητα. Στο περιβάλλον αυτό, η επικοινωνία (γραπτή, τηλεφωνική και δια ζώσης) είναι αναβαθμισμένη.

Εάν στα παραπάνω προσθέσουμε και τη συμβολή της Executive Secretary στις ποιοτικές Δημόσιες Σχέσεις, αντιλαμβανόμαστε γιατί αποτελεί σημαντικό στέλεχος της Επιχείρησης.

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Η σύγχρονη Executive Secretary ως σημαντικό στέλεχος
Αξιολόγηση της Executive Secretary

2. Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΟΤΗΤΑΣ

Διαχείριση Εισερχόμενων
Ανάθεση μέσα από ειδικές εφαρμογές, που μας ενημερώνουν τι οφείλουμε και τι μας οφείλουν
Καθορισμός Προτεραιοτήτων με την χρήση ειδικών Εργαλείων
Καθορισμός προθεσμιών διεκπεραίωσης
Προγραμματισμός με χρήση ειδικών Εφαρμογών για εύκολη και ποιοτική εσωτερική Επικοινωνία
Αναφορές και Δείκτες για την παρακολούθηση της αποδοτικότητας του Γραφείου

3. ΟΙ ΔΗΜΟΣΙΕΣ ΣΧΕΣΕΙΣ

Τι είναι και τι δεν είναι Δημόσιες Σχέσεις
Στοιχεία που αναβαθμίζουν την εικόνα της Εταιρείας
Οι σχέσεις με Πελάτες, Προμηθευτές, Media, Σωματεία κ.α.
Event Management

4. ΓΡΑΦΕΙΟ - ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ

Paperless Office και μέθοδοι βελτίωσης λειτουργίας γραφείου (Αποστολή fax μέσω υπολογιστή, Scanners - σαρώσεις εγγράφων και αναγνώριση κειμένου (OCR), Χρήση κωδικών (passwords) και Ηλεκτρονική υπογραφή, Χρήση προγραμμάτων ελέγχου ορθογραφίας και μετάφρασης, Χρήση Μηχανών Αναζήτησης, Διαθεσιμότητα γραφείου από οπουδήποτε, απομακρυσμένη πρόσβαση και Online Office, Τηλεδιασκέψεις)
Συμβουλές χρήσης λογισμικού Word
Συμβουλές χρήσης λογισμικού Excel
Συμβουλές χρήσης λογισμικού PowerPoint για υψηλού επιπέδου αναφορές
Πρακτικές Ασκήσεις

5. Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΩΝ

Η συμβολή στη βελτίωση του προγραμματισμού του Προϊσταμένου
Η εκχώρηση, προς τα πάνω!
Διαχείριση διαφωνιών με τον Προϊστάμενο
Ο τρόπος που η Executive Secretary δίνει επαίνους στον Προϊστάμενο
H διαχείριση συσκέψεων και συνεδριάσεων
Η παρακολούθηση (follow up) αποφάσεων Διοίκησης
Διαχείριση ψιθύρων και διαδόσεων που υπονομεύουν το εργασιακό κλίμα

6. ΠΡΟΣΩΠΙΚΗ ΑΝΑΠΤΥΞΗ

Το χτίσιμο της προσωπικής εικόνας
Η διαχείριση των εντυπώσεων
Αυτοαξιολόγηση & Προσωπική Ανάπτυξη
Αυξάνοντας την Επιρροή και κερδίζοντας την Εμπιστοσύνη των άλλων

7. ΤΑ ΜΥΣΤΙΚΑ ΤΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

Αρχές της Επικοινωνίας Λεκτική και μη λεκτική επικοινωνία
Η γλώσσα του σώματος Ομοιότητες και διαφορές μεταξύ τηλεφωνικής και της πρόσωπο με πρόσωπο επικοινωνίας
Η βελτίωση της ενδοεταιρικής επικοινωνίας
Απαιτούμενες δεξιότητες και προσόντα
Κρίσιμα σημεία τηλεφωνικής επικοινωνίας
Λάθη προς αποφυγή - Απαγορευμένες φράσεις
Ο χειρισμός των «δύσκολων» ατόμων
Ο χειρισμός των αδιεξόδων

Περιγραφή Υλικού
Εγχειρίδιο «Executive Secretary Excellence»
Όλη η παρουσίαση του σεμιναρίου σε ηλεκτρονική μορφή
Εφαρμογές σε Excel για Event Management, Λειτουργία Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλου, Προγραμματισμό Εργασιών και Διαχείριση Έργων
Δωρεάν συμβουλευτικές υπηρεσίες για έναν ολόκληρο χρόνο πάνω σε θέματα του σεμιναρίου, μέσω της ιστοσελίδας μας

Επιδότηση Σεμιναρίου
Το σεμινάριο μπορεί να επιδοτηθεί απο τον Ο.Α.Ε.Δ. Η εταιρεία μας αναλαμβάνει να βοηθήσει στη διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής των δικαιολογητικών για το πρόγραμμα ΛΑΕΚ 0,24% του Ο.Α.Ε.Δ.