Τα τελευταία χρόνια, η λέξη διαχείριση έχει μπει για τα καλά στην ζωή όλων μας, και διεκδικεί συνεχώς μεγαλύτερο μερίδιο σε όλες τις πτυχές της επικοινωνίας μας αλλά και γενικότερα της καθημερινής μας ζωής. Από την διαχείριση ηλεκτρικών συσκευών και απορριμάτων μέχρι την διαχείριση άγχους, χρόνου, έργου, θυμού, συναισθημάτων, σχέσεων, αναγκών, κρίσεων, συγκρούσεων, κ.ά. Στον κόσμο των επιχειρήσεων και ειδικότερα στον μικρόκοσμο του γραφείου μας, υπάρχει και ένα ακόμη είδος διαχείρισης το οποίο καλούμαστε να φέρουμε εις πέρας. Και αυτό, ακούει στο όνομα «διαχείριση προϊσταμένου».
Ας ξεκινήσουμε με τα βασικά. Η λέξη διαχείριση σημαίνει «σειρά από ενέργειες ή χειρισμούς που αποσκοπούν στην διευθέτηση ενός ζητήματος».* Μιλώντας, λοιπόν, για διαχείριση προϊσταμένου, εννοούμε τις ενέργειες εκείνες τις οποίες θα πρέπει εμείς ως βοηθοί και συνεργάτες του να κάνουμε ώστε να επιτευχθούν τα καλύτερα δυνατά αποτελέσματα και για εκείνον, και για εμάς, και για τον οργανισμό στον οποίο βρισκόμαστε. Και, φυσικά, οι ενέργειες αυτές αποτελούν μια συνειδητή συνεργασία μεταξύ των δύο μερών και καμία σχέση δεν έχουν με τεχνικές παραπλάνησης ή ελιγμούς.
Το να διαχειριστούμε την σχέση μας με τον προϊστάμενό μας ή/και το στέλεχος που υποστηρίζουμε, σημαίνει πάνω από όλα αποτελεσματική επικοινωνία. Τι σημαίνει αυτό; Σημαίνει ότι θα πρέπει να γνωρίσουμε σε βάθος τον άνθρωπο με τον οποίο καλούμαστε να συνεργαστούμε. Να μάθουμε τι περιμένει από εμάς. Ποιοι είναι οι στόχοι του. Τι τον εμπνέει. Τι τον δυσκολεύει. Πώς θέλει να τον ενημερώνουμε και κάθε πότε. Πώς συνεργάζεται με τους ανωτέρους του. Ποια σημαντικά προσωπικά του ζητήματα εκείνος θέλει να γνωρίζουμε, και τα οποία ενδεχομένως να έχουν αντίκτυπο στην καθημερινότητά του. Πώς λαμβάνει αποφάσεις. Πώς διαχειρίζεται τις κρίσεις και τα προβλήματα. Ποια είναι τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία του. Πώς θέλει να οργανώνουμε την καθημερινότητά του.
Τα ανωτέρω είναι μόνο μερικές από τις πολλές πτυχές που περιλαμβάνονται στον όρο διαχείριση προϊσταμένου. Μία επαγγελματίας γραμματέας/βοηθός οφείλει να μεγιστοποιεί την αποτελεσματική επικοινωνία με το στέλεχος που υποστηρίζει. Και αυτό επιτυγχάνεται μέσω διαφόρων τρόπων και τεχνικών. Θα πρέπει, για παράδειγμα, να εκπαιδευτούμε στις τεχνικές διεκδίκησης και διαπραγμάτευσης. Θα πρέπει να είμαστε ενεργητικοί ακροατές και να εξασκηθούμε στις τεχνικές επικοινωνίας (people skills). Θα πρέπει να αναγνωρίσουμε και τα δικά μας δυνατά και αδύνατα σημεία καθώς επίσης και τις προσδοκίες μας. Θα πρέπει να ρωτήσουμε και να μάθουμε τι περιμένουν από μας. Θα πρέπει να έχουμε την ικανότητα και την προθυμία να αναζητούμε λύσεις και να μην παρουσιάζουμε μόνο το πρόβλημα. Θα πρέπει να μπορούμε να διαφωνούμε με επιχειρήματα. Θα πρέπει να επενδύουμε στον σεβασμό και στην εμπιστοσύνη. Θα πρέπει να είμαστε σαφείς και να ζητάμε πάντα διευκρινίσεις. Θα πρέπει να σεβόμαστε τον χρόνο του προϊσταμένου μας και να μην τον σπαταλούμε σε ανούσια θέματα. Θα πρέπει να δίνουμε στον προϊστάμενό μας ή/και στο στέλεχος που υποστηρίζουμε τις σωστές πληροφορίες στην σωστή στιγμή και με τέτοιο τρόπο ώστε να διευκολύνεται η διαδικασία και να μην δημιουργούνται ασάφειες και περαιτέρω προβλήματα.
Τα στελέχη περιμένουν πολλά από τις γραμματείς/βοηθούς τους. Περιμένουν να τους οργανώνουν, να διαβάζουν τη σκέψη τους και να λειτουργούν «πριν από αυτούς, γι αυτούς». Περιμένουν να μπορούν να αναλαμβάνουν πρωτοβουλίες και υπολογισμένα ρίσκα. Περιμένουν να είναι άτομα εχέμυθα και έμπιστα, τυφλές και κουφές (όταν απαιτείται), γεμάτες μάτια και αυτιά (πάλι όταν απαιτείται). Τα στελέχη περιμένουν επίσης, οι γραμματείς/βοηθοί τους να είναι συνεργάτες, μέλη της ομάδας και να διαχειρίζονται αποτελεσματικά την εικόνα τους. Να τους υποστηρίζουν στην επίτευξη των στόχων τους και να μπορούν να εργάζονται με ελάχιστη επίβλεψη. Περιμένουν να μπορούμε να βλέπουμε και το δάσος και το δέντρο.
Τι θα συμβεί, όμως, εάν δεν διαχειριστώ αποτελεσματικά την σχέση μου με το στέλεχος που υποστηρίζω; Τι θα συμβεί, δηλαδή, εάν δεν επικοινωνώ σωστά και αποτελεσματικά με τον προϊστάμενό μου, αλλά αφήνω τα πάντα στην τύχη τους;
Ενδεικτικά αναφέρω, ότι ενδέχεται να έρθουν σε ρήξη οι στόχοι του με τους δικούς μου ή/και με του οργανισμού γενικότερα. Ενδέχεται να επηρεαστεί η αξιολόγησή του προς εμένα. Σίγουρα δεν θα λαμβάνω όσες πληροφορίες χρειάζομαι προκειμένου να εκτελώ τα καθήκοντά μου αποτελεσματικά και υπάρχει πάντα η πιθανότητα να μην έχω την υποστήριξή του όταν θα την χρειαστώ. Ελλοχεύει πάντα ο κίνδυνος παρεξηγήσεων, ρήξεων, συγκρούσεων και απώλειας εμπιστοσύνης. Δεν δημιουργείται κλίμα ομάδας, δεν διατηρείται ψηλά το ηθικό και δεν έχουμε παρακίνηση ούτε και καθοδήγηση.
Εσείς ξέρετε τι περιμένει από εσάς ο προϊστάμενός σας ή/και το στέλεχος που υποστηρίζετε; Ξέρετε τι περιμένετε εσείς από εκείνον; Εάν ναι, είστε σε καλό δρόμο. Επενδύστε στην επικοινωνία και στην εμπιστοσύνη ώστε να γίνετε και να παραμείνετε συνεργάτης. Εάν όχι, ξεκινήστε σήμερα και δείξτε την προθυμία σας και την θέλησή σας να γίνετε υποστηρικτής των στόχων του και των προσδοκιών του. Ρωτήστε, μάθετε, ακούστε, εκφράστε, διαπραγματευτείτε. Παρουσιάστε ιδέες και προτάσεις. Οι πιθανότητες να έχετε θετική ανταπόκριση είναι πολλές. Και είναι κρίμα να τις αφήσετε ανεκμετάλλευτες.
*Πύλη για την ελληνική γλώσσα
http://www.greek-language.gr