Στο σεμινάριο αυτό παρουσιάζονται Πρακτικές, Εργαλεία και Διαδικασίες για τη Διαχείριση της συνεχούς ροής των εισερχομένων πληροφοριών και των ποικίλων απαιτήσεων της καθημερινότητας, ώστε να επιτύχουμε βελτίωση του τρόπου καθορισμού προτεραιοτήτων, αναβάθμιση της Εσωτερικής Επικοινωνίας και Οργάνωση των Αναθέσεων με καθορισμό προθεσμιών και μηχανισμούς ελέγχου υλοποίησης.
Με τον τρόπο αυτόν οδηγούμαστε σε σημαντική βελτίωση στη διαχείριση του χρόνου και τελικά σε αύξηση της παραγωγικότητας.
Σύμφωνα, μάλιστα, με έρευνα της McKinsey, τα Στελέχη αφιερώνουν κατά μέσο όρο 1,8 ώρες την ημέρα για αναζήτηση και συλλογή πληροφοριών. Αυτό δείχνει πόσο σημαντικό είναι να έχουμε αποτελεσματικούς τρόπους διαχείρισης και σύγχρονα Εργαλεία, ώστε να μειωθεί δραστικά αυτός ο χρόνος.
Παρουσιάζονται επίσης εφαρμογές που συγχρονίζονται με Tablets/Smartphones, με τις οποίες διαχειριζόμαστε Επιχειρηματικές Λειτουργίες, Έγγραφα, Επαφές, Ημερολόγια, Εκκρεμότητες, Αναθέσεις, Ευκαιρίες, Επικοινωνία με πελάτες κλπ, που οδηγούν σε ένα «Paperless Office", βελτιώνοντας σε μεγάλο βαθμό την ποιότητα και την παραγωγικότητα της λειτουργίας του Στελέχους.
Για την μέτρηση της παραγωγικότητας χρησιμοποιούνται Εργαλεία, με τα οποία αποτυπώνεται η Αποδοτικότητα της Λειτουργίας του γραφείου, με χρήση Δεικτών για την Εξέλιξη των Εκκρεμοτήτων και των Projects, καθώς και την Αξιοποίηση του Χρόνου με βάση το Time matrix του Stephen Covey και το Σύστημα 5S για την ευταξία του γραφείου.
Το Σεμινάριο αυτό, θα αποτελέσει ακόμη σημαντικότερο βοήθημα στις περιπτώσεις που ο Οργανισμός έχει διάσπαρτα Γεωγραφικά Σημεία, όπου αναπτύσσονται Επιχειρησιακές Δράσεις ή έχει καθιερώσει για τους Συνεργάτες του διαφόρων Επιπέδων Σύστημα Τηλεργασίας.
Ταυτοχρόνως με την διαμόρφωση των κατάλληλων υποδομών δημιουργείται ένα virtual Δίκτυο, μέσω του οποίου όλοι οι Συνεργάτες επικοινωνούν μεταξύ τους μέσω Internet όπως ακριβώς συμβαίνει με τα εσωτερικά τηλέφωνα και το Δίκτυο ενός γραφείου.
Οι Σύμβουλοι της Εταιρείας μας θα καλύπτουν επι 12 μήνες την υποστήριξη των Συμμετεχόντων, παρέχοντας απαντήσεις – διευκρινίσεις σε πιθανές ερωτήσεις τους.
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΣΕΜΙΝΑΡΙΟΥ
Α. ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΑ
- Μετάβαση στο Paperless Office
- Ο χρόνος που χάνεται στην αναζήτηση Πληροφοριών
Β. ΥΠΟΔΟΜΕΣ ΚΑΙ CLOUD
- Scanners, Εκτυπωτές και Δίκτυα
- Υποδομές στο Cloud (Server, Backup κ.α.)
- Εφαρμογές στο Cloud (CRM / ERP κ.α.)
- Τηλεφωνία και Επικοινωνία μέσω VOIP
- Πρόσβαση από παντού (Remote Desktop, VPN)
- Τηλεδιάσκεψη και Παρουσιάσεις εξ αποστάσεως (Conference - Meetings)
- iPad, Tablets, Smartphones και εφαρμογές
Γ. ΕΡΓΑΛΕΙΑ
- Μετατροπή e-mails σε αναθέσεις και άλλοι αυτοματισμοί
- Μετατροπή γραπτών κειμένων σε ηλεκτρονικά (OCR)
- Σύστημα Συλλογής όλων των δεδομένων της Καθημερινότητας
- Εφαρμογές Διαχείρισης Εκκρεμοτήτων, Εργασιών και Έργων
- Η Διαχείριση των Ημερολογίων και των Επαφών
- Εφαρμογές Διαχείρισης Εγγράφων και Πληροφοριών
- Δουλέψτε με το Office
- Εργασία με το G-Suite
- Διαμοιρασμός Αρχείων
- Κοινόχρηστες Πληροφορίες
- Εργαλεία 5S
- Εργαλεία βελτίωσης Διαχείρισης Χρόνου με βάση το Time Matrix του Covey
- Εργαλεία Χρόνου/Προγραμματισμού
- Εργαλεία Επιχειρηματικών Λειτουργιών
- Αυτόματη Παραγωγή Αναφορών Διοίκησης στο Tablet ή Smartphone
Δ. ΚΑΝΟΝΕΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ
- Κανόνες και Διαδικασίες ενός Paperless Office
- Μεθοδολογίες και Πρακτικές Διαχείρισης Χρόνου
- Δομή Συστήματος Αρχειοθέτησης
- Σύστημα David Allen
- Σύστημα Stephen Covey
- Θέματα Ασφάλειας
- Διαχείριση Κινδύνων
- Θέματα Ασφάλειας Δικτύου
- Θέματα Ασφαλείας Λειτουργικών Συστημάτων
- Θέματα Ασφαλείας σύμφωνα με τις απαιτήσεις του ISO 27001