Νέα
17/10/2016

Πρακτικές …Πρακτικών

της Μ. Δανάσκου

«…να συμπεριληφθεί στα Πρακτικά» ή «…το καταθέτω στα Πρακτικά». Εκφράσεις τις οποίες ακούμε σχεδόν πάντα όταν παρακολουθούμε κάποια συζήτηση στη Βουλή.

Αλήθεια, τι είναι τα Πρακτικά; Για ποιο λόγο υπάρχουν; Γιατί είναι απαραίτητα; Τι περιλαμβάνουν;

Τα Πρακτικά* είναι η επίσημη έγγραφη έκθεση των λεχθέντων κατά την διάρκεια συνεδριάσεως. Είναι το επίσημο κείμενο στο οποίο καταγράφονται όσα λέγονται ή γίνονται κυρίως σε συνεδριάσεις οργανωμένων σωμάτων, σε επίσημες συναντήσεις, κ.λπ. (π.χ. τα Πρακτικά της Βουλής, κρατώ/τηρώ/καθαρογράφω τα Πρακτικά, δακτυλογραφημένα/στενογραφημένα Πρακτικά, κ.ο.κ.).

Πρακτικά δεν τηρούνται μόνον στις συνεδριάσεις της Βουλής. Τηρούνται (ή δύναται να τηρούνται, και οπωσδήποτε είναι χρήσιμο να τηρούνται) σε κάθε συνάντηση που γίνεται στο περιβάλλον μιας οργανωμένης επιχείρησης ή ενός οργανισμού, και που βεβαίως η συνάντηση αυτή γίνεται για κάποιον συγκεκριμένο σκοπό. Υπάρχουν, δηλαδή, συγκεκριμένα θέματα τα οποία πρόκειται να συζητηθούν.

Τα Πρακτικά είναι ιδιαιτέρως σημαντικά, καθώς μέσω αυτών παρουσιάζεται η δομή και ο τρόπος λήψης αποφάσεων της επιχείρησης/του οργανισμού, δίνουν κατευθύνσεις για τον τρόπο δράσης, λειτουργούν ως μέτρο προόδου, κ.ά. Ενίοτε και κάτω από ορισμένες προϋποθέσεις τα Πρακτικά μπορούν να έχουν και νομική υπόσταση ή ισχύ.

Ποιες είναι, όμως, οι δεξιότητες και οι γνώσεις που χρειάζεται να έχει ένας Πρακτικογράφος, ή γενικά, το άτομο το οποίο θα κληθεί να καταγράψει τα λεγόμενα και συμφωνηθέντα στα πλαίσια μιας συνάντησης;

Σε αρκετές περιπτώσεις, τον ρόλο αυτό καλούνται να καλύψουν οι Γραμματείς/Βοηθοί. Αφού προετοιμάσουν την συνάντηση (έτερη δεξιότητα κι αυτή, με πολλές παραμέτρους) λαμβάνουν την θέση τους στην συνάντηση μαζί με την υπόλοιπη ομάδα και οφείλουν να γνωρίζουν πώς θα την υποστηρίξουν. Εκτός από κάποιες εξειδικευμένες γνώσεις που διαθέτουν οι Πρακτικογράφοι, το άτομο το οποίο θα καταγράφει το ποιος/τι/πότε/πώς θα πρέπει να είναι καλός γνώστης των θεμάτων τα οποία πρόκειται να συζητηθούν.

Φανταστείτε μια συνάντηση 10 ατόμων, όπου οι 9 συζητούν κάποιο θέμα και ο 10ος δεν έχει ιδέα περί τίνος πρόκειται!Επίσης, θα πρέπει να έχει εξαιρετική αντιληπτική ικανότητα και να μπορεί να ξεχωρίζει το σημαντικό από το ασήμαντο. Θα πρέπει να μπορεί να καταγράφει γρήγορα και κυρίως σωστά. Θα πρέπει να είναι ουδέτερος, ακριβής, σαφής, να μπορεί να ζητά και να λαμβάνει οδηγίες, να είναι ενεργητικός ακροατής, να παραμένει ήρεμος σε στιγμές έντασης.

Όλα τα ανωτέρω είναι ενδεικτικές δεξιότητες ενός Πρακτικογράφου. Ο ρόλος είναι ιδιαίτερα σημαντικός. Απαιτεί γνώσεις, ικανότητα αποτελεσματικής επικοινωνίας καθώς επίσης και μια πληθώρα δεξιοτήτων οι οποίες προσδίδουν ιδιαίτερη βαρύτητα αλλά και το κάτι παραπάνω τόσο στο άτομο που ασκεί αυτόν τον ρόλο όσο και παραγόμενο αποτέλεσμα.

* Γ. Μπαμπινιώτης
Λεξικό για το σχολείο και το γραφείο, 4ος τόμος, σελ. 848

* Πύλη για την ελληνική γλώσσα
http://www.greek-language.gr/greekLang/modern_greek/tools/lexica/search.html?lq=%CF%80%CF%81%CE%B1%CE%BA%CF%84%CE%B9%CE%BA%CF%8C&dq=

Πιστοποιημένη Βοηθός Διοίκησης/Εκπαιδεύτρια Ενηλίκων
Εισηγήτρια σεμιναρίων Γραμματειακής/Διοικητικής Υποστήριξης Ανώτ. Στελεχών
email
Η Μαρία Δανάσκου είναι πιστοποιημένη Βοηθός Διοίκησης από την ACTA (Τεχνοβλαστό του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης) και εργάζεται στον τομέα της διοικητικής/γραμματειακής υποστήριξης ανώτ. στελεχών για σχεδόν τριάντα χρόνια.


περισσότερα νέα της κατηγορίας

21/06/2017
Καλύτερο online marketing με τη χρήση buyer personas
του Λ.Ψιλούτσικου