Είναι αρκετά συχνό το φαινόμενο, ειδικά στις νεοφυείς επιχειρήσεις, όπου ο επιχειρηματίας είτε δε διαθέτει τη τεχνογνωσία, είτε τη διάθεση, είτε (πιο συχνά) την οικονομική δυνατότητα ώστε να οργανώσει με τον ενδεδειγμένο τρόπο την επιχείρησή του. Αντίστοιχα όμως προβλήματα μπορεί κάποιος να συναντήσει και σε μεγάλους οργανισμούς, οι οποίοι κωλυσιεργούν στη λήψη αποφάσεων λόγω μεγάλης γραφειοκρατίας ή πολυεπίπεδων δομών.
Η Οργάνωση λοιπόν είναι η διαδικασία με την οποία το σύνολο των εργασιών για την επίτευξη των στόχων μιας επιχείρησης διαιρείται σε επιμέρους καθήκοντα, που κατανέμονται στους κατάλληλους ανθρώπους και τους δίνονται οι σχετικές ευθύνες και πόροι. Η λειτουργία αυτή καθιστά αναγκαία την ύπαρξη ενός οργανισμού με συγκεκριμένη μορφή και λειτουργική διάρθρωση. Τα απαραίτητα στοιχεία κάθε οργάνωσης είναι τα εξής:
- Εργασία: Οι απαιτούμενες από τους στόχους ενέργειες.
- Άνθρωποι: Αυτοί που θα εκτελέσουν την εργασία.
- Τόπος: Εκεί που θα γίνει η εργασία και οι φυσικοί παράγοντες (μηχανές, υλικά, εργαλεία κτλ)
Οι μορφές της οργάνωσης που μία επιχείρηση έχει τη δυνατότητα να επιλέξει, θα πρέπει να καλύπτει απόλυτα τις ανάγκες της λειτουργίας της με απώτερο σκοπό την εξυπηρέτηση των σκοπών & τελικά την επίτευξη των στόχων της. Οι εναλλακτικές επιλογές οργάνωσης είναι οι εξής:
- Κατά Λειτουργία: Δομή με διάφορα διακριτά τμήματα, όπως Παραγωγής, Οικονομικό, Πωλήσεων, Μάρκετινγκ κτλ. Εδώ, οι θέσεις εργασίας που το έργο τους αφορά την ίδια λειτουργία τοποθετούνται στο ίδιο τμήμα. Όλες οι θέσεις αναφέρονται στο διευθυντή ή προϊστάμενο του τμήματος και αυτοί με τη σειρά τους στο γενικό διευθυντή.
- Κατά Διεργασία: Αφορά περισσότερο τους οργανισμούς που έχουν δομή με βάση τα projects που αναλαμβάνουν, π.χ. μία κατασκευαστική εταιρεία έχει τμήματα Σχεδιασμού, Συντήρησης και Κατασκευής.
- Κατά Προϊόν: Οι εργαζόμενοι σε κάθε τμήμα αναλαμβάνουν τη διεκπεραίωση όλων των απαραίτητων εργασιών προκειμένου να παράξουν το έργο τους. Στις περιπτώσεις που απαιτείται εξειδικευμένη γνώση, η οργάνωση σε διευθύνσεις κατά προϊόν είναι καλύτερη.
- Κατά Αγορά: Όταν υπάρχει ανάγκη προσφοράς διαφορετικού τύπου υπηρεσιών σε διαφορετικές αγορές, συνίσταται η οργάνωση σε διευθύνσεις κατά τομέα αγοράς. Π.χ. Τα τουριστικά πρακτορεία προσφέρουν συνεδριακό τουρισμό, διαμονή σε ξενοδοχεία, εναλλακτικό τουρισμό.
- Κατά Πελατεία: Η ύπαρξη βασικών ή πολύ μεγάλων πελατών απαιτεί την οργάνωση σε διευθύνσεις κατά πελάτη (Key Accounts).
- Κατά γεωγραφική περιοχή: Οι μεγάλες επιχειρήσεις και οργανισμοί, οι οποίοι έχουν εξαπλωθεί παγκοσμίως ή έχουν πολλά υποκαταστήματα σε εθνικό επίπεδο προτιμούν αυτή τη δομή για την παροχή καλύτερων υπηρεσιών με χαμηλότερο κόστος.
Συνεπώς, οι δύσκολες εποχές που διανύουμε οδηγούν στο συμπέρασμα ότι οι επιχειρηματίες ή οι μάνατζερς που αναλαμβάνουν τη διαχείριση των επιχειρήσεων θα πρέπει να επιλέξουν έναν ιδανικό συνδυασμό αποτελεσματικής, οικονομικής & ευέλικτης δομής, ώστε να τις καταστήσουν καταρχήν βιώσιμες και στη συνέχεια κερδοφόρες. Η κρίση σίγουρα ενέχει πολλούς κινδύνους, όμως η σωστή οργάνωση μεγιστοποιεί τις δυνατότητες εκμετάλλευσης των ευκαιριών που υπάρχουν στην αγορά!